Закладываем обучение в грант: шаги для руководителя

Часто мы – НКО – закладываем в свои проекты обучающие мероприятия. Действительно, обучение помогает:

• осваивать новые технологии и методы,
• перенимать лучший опыт и не повторять чужих ошибок,
• находить и решать скрытые проблемы,
• растить кадры.

Обучение позволяет нашим организациям быть современными, устойчивыми и востребованными. Например, некоторые участники конференции «Белые ночи фандрайзинга» решились на краудфандинговый проект после ее посещения. А другие прониклись идеями концепции устойчивого развития и стали делать свои мероприятия экологичными.

Сильные НКО-команды и профессионалы сектора, как правило, учатся не реже раза в год.

Однако на практике не всегда запланированное обучение оказывается эффективным. Вот вроде и деньги были заложены в грант, но на практике часто почему-то то их мало оказалось. Или само обучение оказалось каким-то невыразительным. Или поучились вроде хорошо, а изменения для отдельного сотрудника и организации не наступили, внедрить ничего не получилось – «воз и ныне там». Почему?

Как правильно заложить обучение в грант? Вот шаги для руководителя.

Шаг 1. Определяем, что нам нужно от обучения и кого учим. Планируем обучение как инвестицию

Продумайте тщательно: кого, чему и главное зачем вы хотите обучить. Какого практического результата достичь по итогам обучения. Чтобы ваш сотрудник начал собирать частные пожертвования – впервые для вашей организации? Чтобы активисты-общественники обратили свои идеи в реальные проекты и были готовы к их воплощению? Чтобы группа педагогов овладела методикой обучения через опыт и смогла модернизировать существующие программы, по которым они работают? Вы собираетесь обучить людей, чтобы что изменилось в этой жизни?

Также поймите, кто будет от вашей организации проходить обучение: молодой сотрудник, которую/которого надо «прокачать» и погрузить в сектор? Опытный руководитель, которому нужна продвинутая программа, индивидуальный подход, возможность выбрать актуальное для себя? Вся команда, чтобы одновременно понять что-то, обновить свои знания, выработать единый язык и тут же разработать решение для своей организации? Или вам надо обучить группу партнеров, благополучателей?

Если речь о сотрудниках — сразу планируйте, что даже для короткого обучения человека или команду надо будет разгрузить на время учебы от текущей работы (возможно, не полностью – но хотя бы отчасти) и потом выделить время и силы на внедрение того, чему сотрудники научились. И внедрение – это уже и время руководителя, и может быть нескольких других коллег.

Кажется, что это слишком сложно? Но такой подход «инвестиций» работает: вы вкладываете Х часов рабочего времени в само обучение, потом Y часов в то, чтобы по итогам обучения спланировать и внедрить хотя бы маленькие изменения к лучшему – и потом в идеале Z лет (а это может быть несколько лет даже после небольшого тренинга!) пользуетесь этими позитивными изменениями, которые тоже можно оценить в часах и перевести в деньги, довольных благополучателей, лояльных партнеров и доноров.

Пример: инвестиции в обучение – как это работает?

Например, руководитель проекта Елена из фонда «Счастье» попросила директора подтвердить ее обучение на нашем онлайн-курсе «НКО-удаленка без боли». 2 дня она тратила по 2 часа на прохождение курса и получила сертификат с отличием, а главное – оценила по чек-листам удаленную работу своего проекта и всей организации. И разослала часть материалов всем коллегам. Итого Х – время на обучение – 4 часа. На очередной планерке Елене выделили час, чтобы рассказать команде из 5 человек основные выводы с курса и обсудить их со всеми. По итогам команда фонда «Счастье» вместе сделала список того, что хочется исправить:

• разделить рабочий и неформальный чаты команды
• писать более четкие протоколы после каждой встречи и сохранять их онлайн в общедоступном месте
• не делать рабочих встреч длиннее полутора часов
• сократить количество рабочих встреч вдвое, приглашать только тех, кто имеет прямое отношение к проблеме
• двум сотрудникам помочь в освоении zoom и настройке качественного интернета
• предложить партнерам из Твери, с которыми проводятся регулярные zoom-ы по проекту, делать встречи реже, короче, повестку составлять заранее, встречи фасилитировать силами Елены более четко, обязательно готовить и рассылать протокол, где четко указывать, кто/что/когда должен сделать.

По каждой задаче договорились о сроке и ответственном. Директор взялась контролировать выполнение плана, сверку назначили на планерке через месяц. План внедрения сделали за час 6 человек, общее время на то, чтобы внедрить эти шаги – около 4 часов чистого времени разных людей – итого Y – время на внедрение – около 10 человеко-часов.

Через месяц как договаривались на планерке команда «Счастья» пробежалась по списку. Все пункты удалось выполнить, практически все отметили, что в результате выросла и эффективность удаленной работы, и общий настрой улучшился, удалось избавиться от того, что вызывало раздражение и усталость. Партнеры сначала сопротивлялись, но потом тоже приняли новый формат работы и даже благодарили за него.

В общей сложности – как подсчитала Елена – уже за первые 2-3 недели внедрения благодаря этому плану удалось сэкономить около 20 человеко-часов рабочего времени. И с каждым месяцем, пока эти меры действуют, сэкономленные часы будут расти, а также сохранятся хорошие отношения с партнерами, меньшее выгорание, четкость в работе, более качественные решения и работа организации в целом. Получается, инвестиция в обучение-внедрение 14 человеко-часов (4+10) окупилась для фонда «Счастье» меньше, чем за месяц.

А если бы они поступили «как всегда» — послали на курс Елену, раз уж просилась, про результаты не спросили, план не сделали и изменения не внедрили – то по итогу баланс был бы минус 4 часа (или минус 3 часа, если предположить, что Елена сама по итогам курса без поддержки директора и коллег что-то внедрила, что сэкономила час работы).

Исходя из своих целей и своей группы, выберите наилучший формат обучения.

Это может быть обучение онлайн или офлайн. Онлайн позволяет учиться в любой точке мира в любой момент времени (что особенно актуально сейчас в связи с пандемией коронавируса) – но требует большей самоорганизации. А офлайн помогает полностью переключиться с рабочей текучки и сфокусироваться именно на задачах обучения на некоторое время.

Это может быть индивидуальное обучение или занятия в группе (открытой для всех желающих или закрытой, только для «своих»). Индивидуальное обучение, как правило, обходится дороже, однако помогает сразу найти конкретные решения для точечных проблем.

Это может быть как отдельное обучающее событие (консультация, тренинг, курс и пр. – на базе своей НКО или в обучающем центре), так и встроенное обучение внутри какого-то другого события (стажировка на чужом мероприятии, участие в конференции и пр.)

Шаг 2. Выбираем лучших учителей

Когда у вас появится представление о том, чего именно вы хотите, выберите наилучших кандидатов на проведение этого обучения.

Посмотрите, кто есть на рынке обучения для НКО и сравните их по нескольким значимым для вас параметрам, например:

• кто преподаватели: учились ли они где-то делать курсы, вести тренинги – или «самородки»? успешны ли они сами в фандрайзинге, управлении, бухгалтерии или только учат других тому, как это делать? Какие ценности заявляют эти люди и согласны ли вы с ними, чувствуете ли «близость по духу»?
• кто выпускники и что они говорят о своем опыте обучения в том или ином месте, у того или иного тренера, организации? Как чувствовали себя коллеги во время обучения (Приятно? Понятно и четко? Дружеская и уважительная атмосфера? Хорошая организация с уважением ко времени и удобству участников?) И главное – какой они получили практический «выхлоп» по итогам обучения? Смогли ли желательно сразу в процессе обучения спланировать дальнейшие шаги, а потом получить поддержку в их внедрении? Можно почитать отзывы у самих организаторов (хотя сами про себя поставят скорее всего хорошее), а можно спросить отклик у коллег в разных сообществах, на открытых площадках. Если есть, например, платформа онлайн-курсов или соцсеть организаторов, где легко написать разные отзывы – внимательно прочтите, что пишут люди.
• насколько предлагаемые форматы соответствуют тому, что хотите вы, готовы ли исполнители делать программу «под вас»?
• могут ли (если нужно) организаторы обучения взять на себя организацию обучающего мероприятия «под ключ», включая предоставление онлайн-платформы для вебинаров, оформление документов, закупку канцелярии, бронирование гостиницы и проч.

Выберите 2-3 потенциальных исполнителей для вашего проекта.

Шаг 3. Беседуем с исполнителями

До того, как заложить обучение в грантовую заявку, обязательно свяжитесь с потенциальными исполнителями.

Если вы заложили средства и время «как вам казалось», а потом за 2 недели до тренинга написали исполнителям – не удивляйтесь, что они могут быть оказаться заняты, вы «не угадали» с гонораром или коллеги скажут, что не готовы раскрыть тему в таком формате за такое время.

Есть еще вариант, когда коллеги все же пишут исполнителю и коротко спрашивают «сколько у вас стоит вебинар»? или «сколько будет стоить в день, чтобы вы приехали и провели нам тренинг»? Лучше поговорить подробнее.

Кратко расскажите потенциальным тренерам о своем намечаемом проекте и уточните:

• действительно ли компетенция и возможности исполнителей соответствуют тому, что нужно вам,
• смогут ли они подключиться к вашему проекту в желаемые вами сроки в случае, если вы получите финансирование,
• уточните, сколько дней (часов) необходимо для проведения нужного вам обучения (вам может показаться, что для снижения выгорания достаточно 3-часового семинара для команды, а тренер предложит 2 дня плюс консультации по итогам),
• сколько денег они хотят получить в качестве гонорара за свою работу (вам надо понять, сколько вам нужно заложить в грант).

Все сведения у вас на руках? Теперь сделайте выбор. Сообщите исполнителю, что закладываете именно его. Попросите краткое описание обучения и подробный бюджет – пусть поработает над заявкой вместе с вами.

Шаг 4. Добавляем обучение в заявку

Теперь вам надо содержательно и финансово заложить в грантовую заявку то, что получилось.

Посчитайте также расходы на организацию обучения и заложите в грант и их, или продумайте, из каких источников вы будете их покрывать. Что может быть среди этих расходов?

Для очных обучающих мероприятий обычно это:

• Проезд обучающихся (если нужно) и тренеров к месту обучения,
• Гостиница для участников (если нужно) и тренеров,
• Командировочные, если обучающиеся – ваши собственные сотрудники,
• Аренда зала и оборудование (проектор, ноутбук, микрофон, экран и проч.),
• Расходы на организацию питания участников (если оно предполагается),
• Раздаточный пакет для участников,
• Оплата труда менеджера, который будет работать с участниками и заниматься организацией мероприятия и т.д.

Если вы пока не сталкивались с расчетом подобного бюджета или с планированием обучающего мероприятия, эксперты Кухни НКО готовы помочь вам:

ЗАПОЛНИТЬ ЗАЯВКУ

Свяжитесь с Анной Смирновой a.smirnova@crno.ru , она поможет спланировать ближайшее обучение и подскажет, как это делать в будущем.

Удачи!