Организация командировок и поездок в некоммерческой организации: как автоматизировать этот процесс, сэкономить время сотрудникам и упростить отчётность? Кухня НКО предлагает познакомиться с собственным кейсом тестирования онлайн-сервиса «Авиасейлс для бизнеса».
Предлагаем небольшой чек-лист — чтобы вы могли понять, будет ли полезна эта статья
1) Подходит ли вам хотя бы одна из ситуаций:
- вы регулярно (раз в месяц и чаще) отправляете сотрудников в командировки — или сами часто выезжаете;
- ваша организация проводит мероприятия, оплачивая проезд и проживание участникам, экспертам из других городов.
2) Если на один или оба пункта вы ответили «да», то следующий вопрос: как в вашей организации сейчас устроены командировки и рабочие поездки? Удобно ли с точки зрения:
- сотрудников, приглашённых специалистов, участников мероприятий и других людей, для которых оформляете поездки;
- менеджеров, которые всё организуют и оформляют документы;
- бухгалтерии и юристов, которые проверяют документы и готовят отчётность для налоговой службы и доноров?
Если ответ — «не всё удобно», «можно бы попроще (быстрее, дешевле)», «опять не получили оригиналы», то статья может быть вам полезной.
Дело в том, что совсем недавно команда Кухни НКО решила проверить, можно ли организовать всё проще, — и протестировала онлайн-сервис «Авиасейлс для бизнеса». Рассказываем, что получилось, где уже стало легче, а где пока надо подождать, чтобы оценить эффект.
Почему мы вообще за это взялись
На Кухне НКО давно и хорошо выстроены процессы организации поездок для сотрудников и участников. Но всё равно:
- уходит много времени на согласования;
- не всегда просто отслеживать траты по отдельным юрлицам и программам: у Кухни НКО 3 организации-резидента, в том числе фонды «Добрый город Петербург», «ДЛЯ ГОРОДА», ООО «Центр РНО», а если смотреть на систему в целом — в ней свыше 40 штатных сотрудников и более 100 привлекаемых под разные задачи внешних специалистов;
- менеджеры тратят иногда часы на переписки по билетам и сбор чеков;
- бухгалтерия устаёт добывать закрывающие документы.
И мы решили попробовать что-то новое.
Как мы тестировали систему: реальный кейс Кухни НКО
Мы не просто прошлись по сайту сервиса, а включили его в реальную работу:
1. Ольга, директор фонда «Добрый город Петербург» (резидента Кухни НКО), оформила личный кабинет в «Авиасейлс для бизнеса».
2. Бухгалтерия фонда перечислила средства на депозит сервиса.
3. Ольга добавила в систему секретаря фонда Марию и назначила её администратором.
4. Мария оформила карточку сотрудника для менеджера Анастасии, которой предстояла командировка в Воркуту.
5. Анастасия забронировала билеты и отель.
Ольга:
«Всё чётко сработало. Мне, как владельцу, падают на почту оповещения обо всех действиях, которые происходят в личном кабинете. В любой момент я могу зайти и посмотреть, чтобы там ничего лишнего не заказывали. Также я утверждаю платежи. У меня пока нет нареканий. Скорее всего, мы перейдём на этот сервис».
Анастасия:
«Удобно, что всё в одном месте, проблем не возникало. Однажды на сложном маршруте подвисло бронирование, после того как я нажала кнопку “Создать заказ” (несколько минут висело), но в итоге всё хорошо прошло. Только гостиницы без питания предлагались ☺ Но может быть, у гостиниц в Воркуте нет питания — после проверим, как в других городах».
Что понравилось сразу
- Один кабинет — на все юрлица. Мы работаем с несколькими, и не нужно плодить аккаунты.
- Добавлять можно не только штатных сотрудников. Это важно, если вы, как и мы, приглашаете внешних экспертов, участников и волонтёров.
- Разные роли: владелец, админ, бухгалтер, сотрудник — и у каждого свои права. Это позволяет защититься от ошибок.
- Центры затрат. Когда покупаешь билет, то указываешь, для какого отдела или проекта. Упрощает аналитику расходов.
- Счёт можно выставить на любую сумму — или ровно под билет. Удобно для пополнения счёта и отчётности.
- Бухгалтерские документы приходят автоматически после 15 числа месяца, следующего за расчетным. Подробнее здесь. Пока ждём: первая оформленная в сервисе поездка только предстоит. Но звучит обнадёживающе.
Собрали краткий гид по сервису «Авиасейлс для бизнеса» для тех, кто тоже хочет попробовать
Этот сервис, по сути, метапоисковик — то есть он ищет билеты и варианты проживания у большого количества партнёров и показывает в одной поисковой выдаче. Благодаря этому можно найти практически все билеты, доступные в продаже в России, и приобрести нужные.
Как вообще устроен сервис?
- Бесплатно: никакой абонплаты, минимальных платежей или скрытых комиссий.
- Билеты на самолёт (внутренние и международные рейсы), поезд, междугородний автобус, а также: отели и апартаменты, трансферы, страховки и визы — всё в одном месте.
- Интуитивно понятный интерфейс.
- Поддержка 24/7. И это реальные люди (тревел-помощники), которые отвечают в чате в течение нескольких минут.
- Настраиваются роли и тревел-политики пользователей: кто может покупать, на какую сумму, что исключить из поиска. Так, сотрудники могут искать и бронировать сами, но в рамках тревел-политики (лимитов и правил).
- Видно сразу много вариантов по цене и условиям.
- Легко подобрать стыковочные маршруты, даже если понадобятся рейсы разных авиакомпаний («интерлайны»).
- Можно оплачивать от НКО (по счёту или картой) или физлица.
- Предоставляются закрывающие и другие нужные документы для бухгалтерии.
«Авиасейлс для бизнеса» работает с организациями:
- по публичной оферте (если вам она подходит, то можно сразу пользоваться сервисом);
- или по двустороннему договору (если вашей организации он необходим).
Документооборот ведётся как в ЭДО (основной способ), так и на бумаге.
Кто есть кто: какие роли бывают у пользователей?
Давайте разберёмся точнее, какие полномочия есть у каждой из ролей внутри сервиса и как их распределить в зависимости от того, чем занимаются сотрудники:
- Владелец — управляет всей системой, назначает роли другим (это может быть директор НКО).
- Администратор — создаёт тревел-политики, собирает группы, оформляет поездки. На него ограничения тревел-политик не действуют (например, исполнительный/операционный директор или секретарь, который в курсе подобных задач в различных проектах).
- Бухгалтер — отвечает за пополнение счета, закрывающие документы и всё, что связано с финансами и отчётностью (в эту категорию попадают сотрудники нашей финансово-юридической службы).
- Сотрудник — может бронировать билеты, изменять заказы, но он не видит чужие поездки, ему недоступны пополнение счёта или изменение настроек (может быть как штатный сотрудник, так и привлечённый специалист, эксперт и др.).
- Руководитель группы — это администратор, который управляет определённой группой «Сотрудников»: например, «Команда конференции Х», «Эксперты проекта Y», «Новый набор Школы региональных экспертов» и т.д. (роль руководителя группы может быть назначена координатору проекта или события, который отвечает за работу с участниками, экспертами).
Что такое тревел-политика и зачем она нужна?
Это своего рода набор правил для пользователей в роли «Сотрудник», который:
- задаёт максимальную стоимость билета (более дорогие просто не отразятся в поиске);
- разрешает самостоятельное бронирование — с подтверждением от администратора личного кабинета или без;
- исключает неподходящие варианты, например, с множеством пересадок.
Тревел-политики помогают НКО следить за бюджетом, не допуская перерасхода средств, что важно для отчётности донору или по полученному гранту. Их можно настраивать как для групп, так и только для одного человека.
Лайфхаки от сервиса — что можно применить уже сейчас
Когда речь идёт о поездках, то хочется, чтобы было удобно, быстро и подешевле. В гайде «Как экономить на командировках» от «Авиасейлс для бизнеса» есть несколько советов, которые нас заинтересовали.
Вот несколько из них:
- Билет, купленный по ошибке, иногда можно вернуть. Многие авиакомпании предлагают аннулировать билет и вернуть деньги, если вы оформили его до 20–22 часов текущего дня. Операция называется Void, обращаться с ней нужно именно туда, где вы совершили покупку: в авиакомпанию или онлайн-сервис. Процедура должна быть выполнена строго в день покупки билета.
- Чаще всего билеты двух прямых рейсов между городами могут быть дешевле одно рейса с пересадкой. Например, вам нужно отправить сотрудника из Санкт-Петербурга в Горно-Алтайск, прямых рейсов очень мало — большинство из вариантов — с пересадкой в Москве. Можно проверить 2 прямых отдельных рейса Санкт-Петербург-Москва и Москва-Горно-Алтайск (на этом можно сэкономить до 18%, но важно закладывать минимум 2 часа на пересадку).
Что дальше?
Мы продолжим тестирование. Очень хочется, чтобы всё работало как часы. Пока сервис нас порадовал.
Если ваша организация часто отправляет людей в поездки, попробуйте настроить личный кабинет в «Авиасейлс для бизнеса» в ближайший месяц — и проверьте, упростит ли это жизнь команде. Если да, расскажите коллегам из других НКО: возможно, они тоже начнут организовывать поездки чуть проще и быстрее.
Согласно политике титров благодарим всех причастных к материалу. Спасибо за текст Марии Соловьевой, а за помощь в подготовке материала Марии Астаховой, Ольге Байбородиной, Екатерине Беккер, Дарье Буяновой, Ольге Быковой, Анастасии Перевозчиковой, Александре Румянцевой. Благодарим коллег из «Авиасейлс для бизнеса» за консультации по работе сервиса.
Статья подготовлена в рамках спецпроекта Кухни НКО и «Авиасейлс для бизнеса», направленного на знакомство некоммерческих организаций с современными сервисами.
Реклама. www.b2b.aviasales.ru ERID 2W5zFJPz9ur.