2020 год подтолкнул нас к активному освоению навыков гибкого управления. Социальное проектирование теперь включает элементы кризисного менеджмента, а от команды проекта часто нужна готовность вносить изменения в свой проект на ходу. На курсе «Социальное проектирование в НКО» от Кухни НКО вы можете вспомнить или освоить с нуля основные инструменты и методы проектного менеджмента. В этом материале мы предлагаем вам несколько идей по управлению социальным проектом именно в кризисные времена, когда все вокруг стремительно меняется.
Руководитель (и команда) управляют тремя основными составляющими проекта: временем, ресурсами (в том числе деньгами, материальными ресурсами вроде оборудования или помещений, информацией и людьми) и качеством. О них и пойдет речь.
Управление временем во время кризиса
Обычно мы говорим, что наша задача – реализовать проект в срок. Меняется ли это в кризис? Иногда – да. Из-за ограничений в связи с пандемией для сотен проектов по всей стране реализовать свои проекты в срок бывает просто невозможно. То есть современный проектный менеджер должен быть готов к разным сценариям:
— что проект придется перенести,
— отложить на неопределенный срок,
— отменить.
Как понять, что пора пересмотреть первоначальный расклад по времени? Здесь стоит вспомнить, что в социальном проекте вы управляете не только своим временем, но и:
— временем команды (успевает ли она реализовать мероприятия в срок? Может ли работать с той же интенсивностью или нуждается в медленном темпе или паузе, чтобы совмещать сложную работу и баланс личных задач?);
— временем целевой группы. Элементарно, чтобы принять участие в вашем проекте, вашим клиентам нужно приехать или приложить усилия и время. А может, освоить навыки онлайн-работы;
— временем партнеров и доноров, которые тоже могут испытывать турбулентность и, в связи с этим, переключать приоритеты в своей работе.
Если вы чувствуете, что что-то из этого влияет на ваш изначальный график – то нужно вносить изменения.
Что же делать проектному менеджеру в этих условиях? Ловите несколько лайфхаков:
- Прочитайте договор с донором или обсудите до момента начала сотрудничества, каковы условия продления сроков проекта, переноса событий и пр. В 2020 году многие доноры приняли гибкую политику по отношению к подобным переменам и готовы легче согласовать их. А еще вы можете сами инициативно предложить донору прописать в договоре возможности изменения сроков в проекте (например, продление на 3 месяца без согласования и пр.)
- Определите в проекте несколько ключевых точек, которые нежелательно сдвигать. Например, что финальное событие вы точно хотите сделать в декабре. А остальное – планируйте гибко, но так, чтобы успеть к ключевым моментам.
- Используйте активнее инструменты для гибкого управления временем. Возможно, лучше будут работать не график Гантта (в котором вы на старте проекта комфортно описали весь его ход), а канбан-доска или ее аналог, например, в программе Trello.
- Запланируйте короткие сверки с благополучателями, партнерами и донорами (если уместно), чтобы вовремя понимать их загрузку. Кстати, для ваших клиентов и партнеров возможность гибко управлять сроками может стать дополнительным поводом любить вас – ведь вы готовы откликаться на ситуацию, беречь их от перегрузок.
- Сразу на этапе проектирования в кризис закладывайте больше времени на работу, чем в стабильные времена. Лишним точно не будет.
Управление ресурсами во время кризиса
Здесь тоже могут быть свои особенности при кризисном менеджменте.
Давайте разбираться – по каждому виду ресурсов отдельно.
Деньги. Наверное, идеальная ситуация для донора, это когда вы распорядились финансами вашего проекта ровно так, как описывали в бюджете: все статьи идеально совпали, все суммы сошлись. Особенностью управления проектом в кризис может стать то, что идеальной картины не получится, а получится, например, так:
— нужно перераспределить суммы между статьями бюджета;
— нужно согласовать появление новых статей в бюджете – допустим, если вдруг возникла потребность проводить онлайн-события, которых раньше не было;
— нужно вернуть часть средств (как бывает, например, если вы вместо офлайн конференции проведете ее онлайн и не потребуется тратить значительные суммы на оплату проезда участников);
— нужны дополнительные ресурсы (допустим, увеличилось число обращений от вашей целевой группы).
Что делать в такой ситуации? Лайфхаки по управлению финансами таковы:
- Согласуйте с донором изменения в бюджете. Прочитайте условия договора и найдите, прописаны ли суммы, которые вы можете перераспределять внутри бюджета без согласования. Например, некоторые доноры разрешают во время кризиса переносить между статьями до 30% бюджета. И даже если в договоре этого нет — можно провести переговоры и предложить донору внести изменения в первоначальный бюджет, предоставив качественное обоснование этой потребности. Иногда нам кажется стыдным или непрофессиональным признаться донору, что что-то идет не по плану (как будто мы плохо продумали проект). Однако во время кризиса изменения – это нормально. И порой будет странным, если на ваш живой проект никак не повлияет окружающая реальность.
- Сразу делайте статьи бюджета крупнее. Например, иногда можно сделать статью «Организация события», а подробно расписать ее (что туда входит и сколько стоит) уже в комментарии к статье.
- Заложите время на согласование изменений в бюджете с донором. А при планировании загрузки команды помните, что переговоры и согласования с донором – это работа, требующая занятости сотрудника и на нее нужно выделить время.
Нашему фонду увереннее менять бюджет проектов помогает осознание, что мы управляем деньгами, которые нам доверили. И наша ответственность – показать донору, как сделать это эффективнее.
Материальные ресурсы (оборудование, транспорт, помещение и т.п.) – это тоже актив, с которым в кризис можно гибко обходиться.
Какие тут есть секреты при работе в кризисной ситуации:
- Многие организации попробовали «удаленку» и уже не готовы возвращаться в офис на 5-дневную неделю. А значит, помещения уже не нужны в таком объеме. И вполне можно сдать их, например, разделив с другой дружественной НКО.
- Проверяйте, что эффективнее – приобрести оборудование или арендовать его.
- Если приобрели – то проверьте, используется ли оборудование или ресурс на 100%. Возможно, вы могли бы поделиться им с кем-то? Например, с НКО вашего региона.
Люди (сотрудники и волонтеры) – это тоже ресурс. И если вокруг кризис, он мог коснуться и их. Поэтому при гибком управлении проектом стоит подготовиться к разным сценариям:
- Могут потребоваться разные люди в команду в зависимости от того, как будет развиваться проект. Например, если мы планируем, что событие может быть или в онлайн, или в офлайн формате, то и команда нужна с компетенциями под соответствующий сценарий. Логист и волонтеры на площадке – в случае офлайн. Или зум-мастер и хорошие модераторы – если все же переносим в онлайн.
- Возможно, команда у вас всегда одна. Но вам могут понадобиться новые навыки – например, важно, чтобы сотрудники освоили онлайн-фасилитацию или навыки удаленной работы (кстати, рекомендуем курс «НКО-удаленка без боли»). Для этого закладывайте дополнительное время и, возможно, ресурсы на освоение новых навыков.
- Также проверьте: в связи с изменениями, потребуется ли вам привлекать новых поставщиков или партнеров? Если да, то запланируйте чуть больше времени и сил на «притирку».
- И наконец, помните о бережном отношении к себе и людям в вашей команде. Спрашивайте, как коллеги себя чувствуют. Например, мы в фонде завели еженедельную анкету и по понедельникам каждая коллега привычно помогает директорам видеть ситуацию: отмечает, нужна ли ее помощь кому-то в семье, как она сама себя чувствует и пр. Так руководство видит, нужно ли подхватить что-то, выделить дополнительное время или внимание.
Еще один ресурс, требующий управления – это информация. Если вокруг повышается неопределенность (например, снова вводят ограничения в связи с эпидемиологической ситуаций), то вести активные коммуникации критически важно. Как внутри организации (для сотрудников), так и вовне. Ведь так вы хоть немного уменьшаете стресс от непредсказуемости.
Управление качеством во время кризиса
Вы наверняка догадались, что все усилия по кризисному менеджменту важны, чтобы как раз это самое качество проекта и сохранить. Возможно, вам удастся полностью проект реализовать. Или результаты будут по объективным причинам отличаться от запланированных (например, будет меньше участников или ниже эффект от усилий).
Вот еще несколько советов из опыта управления проектами в кризис:
- Прежде, чем писать отчет (а лучше сразу, как вы увидели вероятность изменений), попробуйте обсудить с донором ожидаемые результаты: что будет, если вы сможете реализовать не в полном объеме? Договоритесь, как лучше это обосновать в отчете.
- Может оказаться, что проект нужно изменить и в нем появятся новые результаты. Например, когда случилась первая волна пандемии коронавируса, многие организации открыли новые онлайн-направления работы (и развивают их до сих пор). Сделайте акцент на ваших достижениях в коммуникациях с донором, клиентами и партнерами.
- Иногда проект меняется настолько, что лучше признать: проект стоит отменить, а вместо него – начать другой. Например, был проект по развитию детей из многодетных семей. Но в кризис пришлось сосредоточиться на продуктовой помощи этим семьям. Это совсем другой проект – тоже нужный. Не бойтесь предлагать донорам и такой сценарий.
Это далеко не исчерпывающий список лайфхаков для управления проектом во время кризиса. Вашу команду и ваш проект окружает реальность со многими факторами. И периодически что-то может сильно влиять на вашу работу. Главное, что важно помнить: признавать необходимость изменений, делать честные попытки найти лучшее решение на ходу и внедрять их – это нормально. Желаем вам понимающих коллег, доноров и партнеров!
Подробнее об управлении проектами вы можете узнать на онлайн-курсе «Социальное проектирование для НКО», организованного Центром развития некоммерческих организаций (Санкт-Петербург), проектом Кухня НКО. Он открыт для прохождения в свободном режиме.
Материал опубликован в рамках проекта, реализуемого с использованием гранта Президента Российской Федерации на развитие гражданского общества, предоставленного Фондом президентских грантов.