Как выбрать программу для бухгалтерского учета в НКО

О выборе программы ведения бухгалтерского учета задумываются многие некоммерческие организации, как в начале своего пути, так и в процессе функционирования. В этом небольшом обзоре попробуем сориентироваться в разнообразии программ: какие задачи они решают, какие бывают и по каким критериям их стоит выбирать.

Сперва нужно определиться, какие задачи должна решать программа именно в вашей организации, как именно она будет облегчать вашу работу. Если стоит цель отслеживать только исполнение бюджета проекта, а бухгалтерский учет на аутсорсинге, то удобнее пользоваться таблицами: наиболее распространенные варианты – Excel и Google Tables. В них можно детально отразить статьи бюджета, делать записи в разрезе «план-факт», вести реестр первичных документов.

В чем таблицы могут помочь:

• отвечают на базовые вопросы управленческого учета: сколько средств осталось и по какой статье, выполняется ли финансовый план и т.д.
• помогают контролировать целевое использование средств: если сверяться с таблицей до осуществления расхода, можно своевременно замечать кассовые разрывы или необходимость согласования с жертвователем переноса средств между статьями бюджета.

Если бухгалтерский учет не передан на аутсорсинг, то он должен вестись силами организации. Абсолютно все организации должны вести бухгалтерский учет (ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ), но таблицы в описанном варианте не содержат исчерпывающей информации для ведения бухгалтерских регистров и составления отчетности. При должной сноровке можно их дополнить и завести на отдельных страницах бухгалтерские счета, записывать на них проводки и сводить в оборотно-сальдовую ведомость. Этот вариант подходит при небольшом количестве хозяйственных операций пользователям, уверенно владеющим навыками бухгалтерского учета.

В остальных случаях стоит рассмотреть использование специальных программ для ведения учета. Условно все решения можно разделить на следующие категории:

Базовые – подходят для всех типов организаций на обычном плане счетов (не бюджетный, не кредитные организации):

• Собственные программные решения поставщиков комплексных услуг для организаций: Контур бухгалтерия, Сбис бухгалтерия, Бухсофт, Эльба и др.

• На базе 1С: 1С Бухгалтерия на разных платформах.

Специализированные – содержит специальные разделы для НКО (1С Бухгалтерия некоммерческих организаций (1С Фреш), 1С ВДГБ, 1С Рарус – НКО и др.).

Дополнительные программы, решающие узкие задачи, например 1С Зарплата и управление персоналом – для организаций, имеющих большой штат сотрудников.

И все-таки, какой вариант лучше? И в базовых решениях, и в специализированных, вы сможете отражать типовые операции по блокам: банковские операции, начисление заработной платы, учет налоговых обязательств, взаиморасчеты с контрагентами, операции с основными средствами, нематериальными активами и материалами. Основные специфические задачи для программы учета в НКО:

• раздельный учет коммерческой и некоммерческой деятельности;
• раздельный учет в разрезе источников пожертвования;
• учет расходов в разрезе утвержденной сметы (проекта, программы, бюджета организации).

Все задачи закреплены законодательно 7-ФЗ «О некоммерческих организациях». Это значит, что в любой момент вы должны иметь возможность получить, к примеру, такую информацию:

• от кого поступили денежные средства и на какой проект были потрачены;
• как распределяются расходы между некоммерческой и коммерческой деятельностью;
• сколько денежных средств осталось по отдельным статьям сметы.

Механизм реализации раздельного учета зависит от типа НКО и характера деятельности. Для членских организаций важен учет членских взносов пофамильно и своевременность их оплаты. Для организаций, получающих гранты и субсидии – учет расходов в разрезе утвержденных смет проектов. Нужно понимать степень детализации каждого элемента учета, набор управленческих отчетов, которые использует организация и откуда берется для них информация. Далее – оценивать программные решения с точки зрения достаточности параметров учета, удобства интерфейса, техподдержки и ценовой категории. Давайте рассмотрим нюансы, характерные для разных категорий программ.

Собственные программные решения поставщиков комплексных услуг для организаций

Чаще всего у компании, предлагающей такой продукт, уже есть ряд сопутствующих услуг: системы электронного документооборота, программы сдачи отчетности, программы для онлайн-касс, маркировки и др. Соответственно, они стремятся интегрировать в программу ведения бухгалтерского учета все свои продукты. Программы находятся на облачном сервере, доступ по логину и паролю из любой точки мира. Интерфейс программы доступен, пока вносится абонентская плата. В каждом из продуктов есть свои «фишечки»: в Сбис Бухгалтерии можно настроить 4 уровня аналитики к счетам, в Контур Бухгалтерии – обширная нормативная база.

Удобное решение для небольших организаций: понятный интерфейс, подробные инструкции, есть весь функционал, необходимый бухгалтеру. Интеграция с сервисами позволяет не тратить время на настройку сдачи отчетности или подключение ОФД. Из минусов – как и в любой арендованной базе невозможно применять свои доработки, все настроено на использование только заданного функционала. Интеграция возможна с сервисами того же поставщика, если выбираете, например, «Мое дело», а отчетность сдаете в Сбис и не хотите это менять, выгружать отчеты придется вручную.

О чем важно спросить специалиста при оформлении доступа в демо-версию:

• какой функционал будет доступен в выбранном тарифе; придется ли доплачивать за их сервисы (ЭДО, отчетность, ОФД, маркировка, выпуск ЭЦП);
• можно ли выгружать данные из базы? В какие программные продукты можно загрузить эти данные без потерь?
• Доступен ли в демоверсии полный функционал?
• Сколько пользователей может работать в программе?

В демоверсии можно попробовать провести несколько типовых для вашей организации операций и посмотреть, насколько это будет удобно. Если что-то не устраивает, стоит посмотреть другие варианты.

Программы на базе 1С

1С – универсальная платформа, на которой можно построить учет и коммерческой и некоммерческой организации. Сперва нужно настроить базу: коробочное решение для НКО подходит мало. Выбираются параметры учетной политики, открываются субсчета для обеспечения раздельного учета, и все, что невозможно автоматизировать, корректируется ручными проводками.

Основной плюс 1С – с ней сталкивался практически каждый, кто работает с финансами. Найти бухгалтера, который наладит учет в этой базе гораздо проще. Еще одна хорошая новость – базу можно доработать: нанять программиста, который по вашему техзаданию «заточит» базу для нужд вашей НКО. Все программы на базе 1С распространяются в 2х вариантах:

• коробочная версия (устанавливается на персональный компьютер / сервер – в зависимости от категории приобретаемой лицензии). Программу покупаете 1 раз, можно подписаться на ИТС (информационно-техническое сопровождение) – тогда будут приходить обновления.
• облачная версия – аренда 1С на облачном сервере, вход по логину/паролю, абонентская плата. У каждого сервиса свои правила использования, создания резервных копий, выгрузки баз, нужно изучать перед подпиской. Обновления уже входят в стоимость.

Также есть ряд специализированных программ на базе 1С с дополнительным функционалом, призванным облегчить работу в НКО. Их интерфейс и функциональность включают в себя все возможности 1С Бухгалтерии, о которых мы уже говорили. Из представленных на рынке программ наиболее популярные: 1С Рарус, 1С Бухгалтерия некоммерческой организации и 1С ВДГБ. Несмотря на то, что программы выполнены на базе 1С, они отличаются друг от друга: это особенно важно, если будет необходимость перенести данные в другое программное решение: даже в обычную 1С Бухгалтерию без потерь и дополнительных обработок это будет сложно сделать.

В этих программных решениях заложены особенности учета в некоммерческих организациях, например:

• начисление износа для основных средств;
• ведение раздельного учета коммерческой и некоммерческой деятельности на счете 20 «Основное производство» (в разрезе двух субсчетов);
• раздельный учет хозяйственных операций по источникам финансирования;
• аналитический учет на счете 86 «Целевое финансирование» в разрезе «статьи расходов и поступлений» и «источники финансирования»;
• автоматизируется учет родительской платы в образовательных организациях;
• в перечне регламентированной отчетности находятся актуальные формы для НКО.

1С Рарус и 1С ВДГБ дополнительно имеют встроенный модуль СМС рассылки. 1С Бухгалтерия некоммерческих организаций имеет отдельный интерфейс для работы со сметами и бюджетами, в котором их можно создать и сформировать отчет об исполнении.

Стоимость программных решений на базе 1С может складываться из следующих элементов:

Придерживаюсь мнения, что нет плохих и хороших программных решений, есть неподходящие. Если рядом с вами есть специалист, который будет вести учет вашей НКО или коллеги из вашей сферы деятельности – прислушайтесь к их мнению, поскольку на практике возникают нюансы, которые делают привлекательной ту или иную программу. Если вам предстоит вести учет самостоятельно, возьмите демонстрационные периоды. Попробуйте провести несколько типовых для вашей НКО операций, закрыть месяц, и сформировать необходимую отчетность: по итогам можно составить мнение, подходит программное решение, или нужно выбрать другое.

Материал подготовлен в рамках проекта, реализуемого с использованием гранта Президента Российской Федерации на развитие гражданского общества, предоставленного Фондом президентских грантов.

Источник иллюстрации: https://clck.ru/acA7F