Об этом кейсе нам рассказали сервис управленческого учёта для НКО LemonPie и Вера Чистякова, директор АНО Ресурсный центр поддержки НКО «Вместе», делимся с вами!
Вера Чистякова пришла в некоммерческий сектор из бизнеса, и сразу понимала, зачем нужен управленческий учёт в ресурсном центре. В прошлом году она выиграла грант «Ваш кусок пирога» и познакомилась с LemonPie.
Увеличение числа подшефных организаций и рост штата сотрудников за последний год потребовали от Веры, как руководителя, новых решений в управлении. LemonPie вовремя попал ей в руки.
Во-первых, в LemonPie Вера начала вести учёт расходов деятельности, приносящей доход, отдельно от грантовых расходов. Во-вторых, поделила расходную часть коммерческой деятельности на два проекта: один — консалт, это услуги специалистов центра, а второй — административные расходы, канцелярка, курьеры.
Раньше это воспринималось просто как расходы. А в сервисе удалось увидеть, сколько «едят» специалисты, а сколько — административные расходы.
В LemonPie Вера получила аналитику, важную для оптимизации ресурсного центра: стало возможным отследить момент, когда надо повышать цены на услуги, а когда нужно передоговориться со специалистами об условиях их работы.
«После того как введены основные данные за прошлые периоды, работа сильно упрощается и автоматизируется. Удобно смотреть отчёты в разрезе разных программ и проектов. Все на одной платформе, а не раскидано, как у меня было ранее по разным гугл-таблицам», — говорит Вера о работе в LemonPie.
Она подчёркивает, что управленческий учёт — один из главных козырей руководителя в момент принятия стратегического решения. Для людей, которые сразу пришли в некоммерческий сектор из найма и не управляли организацией, это не всегда очевидно. Поэтому важно рассказывать о таких инструментах как LemonPie, делиться опытом и привлекать коллег из других ресурсных центров.
О самом центре
Ресурсный центр «Вместе» — «старший брат» молодых НКО Ленинградской области и Санкт-Петербурга. «Вместе» помогает стать им устойчивее и повысить за счёт этого качество работы, а инициативным гражданам перейти в статус НКО и грамотно управлять своей организацией.
Про деятельность
В основном, это консультационные услуги — помощь в написании грантовых заявок и в регистрации новых НКО, помощь в бухгалтерских и юридических вопросах, проведение антикризисных сессий. Есть и услуги под ключ, например, оформление полного пакета документов для подачи в Минюст.
Отдельно стоит выделить медиа услуги центра: разработка сайтов, дизайн презентаций, видео, оформление публичного отчёта. Вера активно продвигает идею, что НКО важно научиться качественно презентовать свои проекты. Это помогает набрать нужное количество поддержки и повысить шансы на получение финансирования.
Про наставничество
Это уникальная история: когда НКО получает грант Губернатора Ленинградской области, она приходит РЦ «Вместе» как подшефная, и сотрудники центра помогают грант реализовывать, правильно собрав все документы, составляя отчёты — в общем, сопровождают на всем жизненном цикле гранта. В прошлом году центр сопровождал 40 организаций, к концу этого года их будет около 80-ти. То есть подшефных НКО стало за год в 2 раза больше и центр нанимает новых сотрудников.
Откуда деньги?
Средства достаточно типовые для ресурсных центров — это гранты и платные услуги.
У РЦ «Вместе» нет региональных субсидий, вместо них есть региональный грант Губернатора. Это особенность региона. Процентное соотношение финансирования: 70% — это грант Губернатора, 15% — ФПГ, 15% — платные услуги самого центра.
Одна и та же услуга для разных НКО может быть оказана как на средства гранта, так и платно. Это специфика работы не только «Вместе», но и всех ресурсных центров.
Про сотрудников
Всего в ресурсном центре 7 сотрудников. Центр существует 3 года и в последний год быстро масштабируется. У Веры есть помощница, которая занимается документооборотом и координирует и грантовые проекты, и платные услуги. Есть 2 человека на методическом наставничестве, и в планах нанять ещё пару человек для этой задачи. Также есть разработчик сайтов, смм-специалист, дизайнер, видеограф. Есть бухгалтер на аутсорсе, тоже, кстати, из другого ресурсного центра, который специализируется на бухучёте.
Если вы руководитель ресурсного центра, и вам захотелось автоматизировать свой управленческий учёт после прочтения этого кейса, напишите коллегам из сервиса LemonPie.