Пандемия повлияла на широкое распространение практик удаленной работы во всех организациях, и НКО здесь не исключение. Кроме соблюдения мер по профилактике COVID-19, удаленная работа важна для сокращения административных расходов, например, можно не проводить аттестацию рабочего места дистанционного работника и не платить за аренду офиса. Также оформление удаленной работы сотрудников помогает в ситуации, когда НКО зарегистрировано по месту жительства учредителя. В этой статье вы познакомитесь с основными требованиями к трудовым договорам с дистанционными работниками.
С 1 января 2021 года вступили в силу изменения трудового законодательства в части совершенствования правового регулирования дистанционной работы – Федеральный закон от 08.12.2020 №407-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части регулирования дистанционной (удаленной) работы». Особенностям регулирования труда дистанционных работников посвящена Глава 49.1 ТК РФ.
Определения «дистанционная работа», «удаленная работа», «выполнение трудовой функции дистанционно» стали синонимами и для них дается следующее определение:
Дистанционная работа — выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети «Интернет», и сетей связи общего пользования.
Дистанционным являются работник, заключивший трудовой договор или дополнительное соглашение к трудовому договору о выполнении работы дистанционно, а также работник, выполняющий трудовую функцию дистанционно в соответствии с локальным нормативным актом работодателя (ч. 1 — 3 ст. 312.1 ТК РФ).
Заключение такого договора дает право работнику на отплату временной нетрудоспособности, получение декретного отпуска, а также ежегодного отпуска, то есть предоставляет все социальные гарантии, которые положены всем трудящимся.
Дистанционные работники включаются в штат организации наравне с обычными работниками. Работник может работать дистанционно на постоянной основе либо временно.
Изменения, внесенные в Трудовой кодекс, устранили и пробел в нормативном регулировании возможности применения работодателями смешанных режимов работы, предусматривающих чередование удаленного труда и работы на стационарном рабочем месте.
В ст. 312.4 ТК РФ указано, что соглашением сторон могут быть определены условия и порядок вызова работодателем дистанционного работника для выполнения им трудовой функции на стационарном рабочем месте или его выхода на работу по своей инициативе. Тем самым, фактически допускается возможность законного чередования работы сотрудника в офисе и на дому.
При приеме на дистанционную работу (до подписания трудового договора) работника необходимо ознакомить с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами (ЛНА) работодателя, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью. Ознакомить работника с ЛНА можно обменявшись электронными документами (ч. 3 ст. 68, ч. 5 ст. 312.2 ТК РФ).
Существует три варианта оформления трудовых отношений с дистанционным работником:
• Оформление трудового договора на постоянной основе или временно на срок до шести месяцев;
• Оформление дополнительного соглашения к трудовому договору на постоянной основе или временно на срок до шести месяцев. При этом можно чередовать периоды работы удаленно и на стационарном рабочем месте;
• Временно по инициативе работодателя на основании приказа или локального нормативного акта. Это условие возможно на период действия любых исключительных обстоятельств, когда существует угроза жизни или нормальным жизненным условиям (ст. 312.9 ТК РФ). Согласие работника на такой перевод не требуется.
Выполнение работником трудовой функции дистанционно не может быть основанием для снижения ему заработной платы (ст. 312.5 ТК РФ).
Трудовой договор (дополнительное соглашение к трудовому договору) о дистанционной работе можно заключить в том числе путем обмена электронными документами (ч. 1 ст. 312.2 ТК РФ). При электронном заключении договора необходимо использовать электронные подписи. Работодателю необходимо использовать усиленную квалифицированную подпись, а работнику усиленную квалифицированную или усиленную неквалифицированную.
Необходимо учесть, что при оформлении трудового договора путем обмена электронными документами работодатель по письменному запросу работника обязан в 3-дневный срок направить ему экземпляр трудового договора или дополнительного соглашения к нему, оформленный на бумажном носителе.
При заключении трудового договора о дистанционной работе путем обмена электронными документами документы (паспорт, страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования, документ воинского учета, документ об образовании) могут быть предъявлены работодателю в форме электронного документа.
По требованию работодателя работник обязан направить ему по почте заказным письмом с уведомлением нотариально заверенные копии указанных документов.
Дистанционный работник вправе с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать для выполнения трудовой функции принадлежащие работнику или арендованные им оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства. При этом работодатель выплачивает дистанционному работнику компенсацию за использование принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также возмещает расходы, связанные с их использованием, в порядке, сроки и размерах, которые определяются коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.(Ст. 312.6)
Место работы дистанционного работника в трудовом договоре указывается в общем порядке. Специальные требования не предусмотрены (ч. 2 ст. 57, ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ).
Режим рабочего времени дистанционного работника устанавливается таким работником по своему усмотрению, если иное не предусмотрено коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.
Если работодатель хочет контролировать рабочее время удалённого работника, работодателю необходимо определять его локальным нормативным актом работодателя, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.
В трудовом договоре с дистанционным работником также рекомендуется указать:
1) порядок взаимодействия работодателя и работника (в частности, в связи с выполнением трудовой функции дистанционно, передачей результатов работы и отчетов о ней по запросам работодателя), в том числе (ч. 9 ст. 312.3 ТК РФ):
• при взаимодействии путем обмена электронными документами срок отправки подтверждения получения электронного документа (ч. 3 ст. 312.3 ТК РФ);
• при взаимодействии в форме, отличной от обмена электронными документами предусмотреть порядок подтверждения действий дистанционного работника и работодателя, связанных с предоставлением друг другу информации (ч. 4 ст. 312.3 ТК РФ);
• если применяется форма взаимодействия отличная от обмена электронными документами, указать форму такого взаимодействия дистанционного работника и работодателя (ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ)
2) порядок предоставления работнику, ежегодного оплачиваемого отпуска и иных видов отпусков (ч. 4 ст. 312.4 ТК РФ);
3) порядок, сроки и размеры компенсации за использование принадлежащих дистанционному работнику или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также возмещения расходов, связанных с их использованием. Важное условие — работник использует их с согласия или ведома работодателя и в его интересах (ч. 2 ст. 312.6 ТК РФ). 4) режим рабочего времени, если он предусмотрен работодателем (ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ);
5) продолжительность и (или) периодичность выполнения трудовой функции дистанционно — при временной дистанционной работе (ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ);
6) условия и порядок вызова работника для выполнения им трудовой функции на стационарном рабочем месте — при временной дистанционной работе (ч. 3 ст. 312.4 ТК РФ);
7) условия и порядок выхода на работу дистанционного работника по своей инициативе (за исключением случаев, предусмотренных ст. 312.9 ТК РФ) для выполнения им трудовой функции на стационарном рабочем месте — при временной дистанционной работе (ч. 3 ст. 312.4 ТК РФ);
8) дополнительные обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий труда и охраны труда согласно ст. 312.7 ТК РФ.
Что касается расторжения договора с дистанционным работником, то помимо классических оснований, указанных в Трудовом кодексе РФ для расторжения трудового договора, для дистанционных работников законодатели предусмотрели дополнительные условия.
Трудовой договор с дистанционным работником может быть расторгнут:
• по инициативе работодателя, если работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем по рабочим вопросам более двух рабочих дней подряд со дня поступления соответствующего запроса работодателя. Исключение — если вы предусмотрели более длительный срок в договоре (ч. 9 ст. 312.3 ТК РФ).
• работник, который работает на «удаленке» постоянно, сменил местность выполнения трудовой функции, из-за чего исполнение обязанностей по трудовому договору на прежних условиях стало невозможным.
Пример формы трудового договора с дистанционным работником вы найдете по ссылке.
Материал подготовлен в рамках проекта, реализуемого с использованием гранта Президента Российской Федерации на развитие гражданского общества, предоставленного Фондом президентских грантов.