Данная статья написана с использованием материалов дискуссионной площадки дистанционного курса «Социальное проектирование в НКО». Участники курса рассказали об ошибках, которые они допускали при составлении бюджета проекта, а также делились своими выводами и рекомендациями.
Ошибки и их последствия:
- Не всегда получается четко определить и учесть все необходимые статьи расходов. Последствия очевидны – приходилось вкладывать собственные средства или искать софинансирование для покрытия непредвиденных расходов. Поэтому надо больше времени уделять подробному описанию мероприятий в проекте и, соответственно, того, что необходимо для их реализации.
- Недооценка личного вклада и «экономия» на себе. Вывод: этого делать нельзя, поскольку это создает недостаточно привлекательный имидж НКО-шника, формируется мнение, что он может работать и без денег.
- Волонтерский труд не обсчитан и не показан как личный вклад в заявке на грант. Такие заявки (без личного вклада) не выигрывали в конкурсах.
- Ошибки в расчете налогов с ФОТ. К слову, коллеги поделились рассказом о том, что налоги на иностранных экспертов рассчитываются по-другому. Не надо об этом забывать.
- Ошибки с расчетом стоимости оборудования: в смете была указана не средняя по рынку цена, а ниже. В итоге – денег не хватило.
- Не были обновлены договорённости с партнером о величине его вознаграждения по проекту. Последствия: партнер отказался работать за ту сумму, за которую работал в прошлом проекте. Вывод: обновлять всегда все договорённости, даже если проект реализуется уже не первый раз.
- При формировании транспортной статьи расходов не был учтен маршрут передвижения участников, что повлекло за собой нехватку денежных средств. Вывод: на стадии планирования максимально четко составлять все маршруты и считать все до мелочей.
Ниже приведены рекомендации, которые сформировали на основе своего опыта участники курса «Социальное проектирование в НКО»
Начнем с советов в целом по работе с бюджетом:
- Найти баланс между слишком общими и слишком конкретными формулировками. Поскольку слишком общие могут быть «нечитаемы» для эксперта, а слишком частные ограничат исполнение.
- Важно работать в спайке с бухгалтером, чтобы не было никаких промахов, а также чтобы ничего не забыть.
- Использовать для составления бюджета различные программные решения (например, Excel).
- Не переходите к бюджету, пока не выстроен весь проект.
- Софинансирование — важная часть бюджета. Не забывайте не только о своем, но и о вкладе партнеров.
- Все прописывать достаточно подробно: «Что? Зачем? Почему?» — чтобы не возникало дополнительных вопросов.
- К формированию бюджета подходить следующим образом:
Шаг 1. Для каждого мероприятия проекта перечисляем все необходимые ресурсы. Здесь важно не упустить каждую мелочь (вне зависимости от того есть у вас это или нет).
Шаг 2. Ресурсы для каждого мероприятия делим на две части «Есть» и «Надо».
Шаг 3. Тут можно и нужно обращаться к партнерам, чтобы минимизировать блок «Надо».
Шаг 4. Оцениваем всё в денежном эквиваленте причём и «Есть» и «Надо». Получаем бюджет. Столбец «Есть» превращаем во «Вклад из других источников», столбец «Надо» в «Запрашиваемая сумма».
Советы по формированию отдельных статей бюджета:
- Важно понимать ёмкость каждой статьи расходов для того, чтобы иметь возможность переносить суммы.
- Если в проекте заложена серия однотипных мероприятий, расходы просчитывать за одно и умножать на количество.
- При расчете бюджете закладывать время не только на проведение мероприятия, но и на его подготовку.
Советы про указываемые цены:
- Цены закладывать чуть выше средних на случай роста цен.
- Проверять цены на товары и средние зарплаты специалистов даже тогда, когда проект повторяется из года в год и вроде никаких перемен не происходит.
- При планировании приобретения оборудования обязательно учитывать его доставку. Если оборудование приобретается не в России, не забывать о курсах валют.
Что вызывает больше всего трудностей при работе с бюджетом:
- Учесть все возможные расходы и ничего не упустить, поскольку «мелочи» могут «вылиться» в хорошие суммы.
- Рассчитать фонд оплаты труда. И здесь сложным является определить процент занятости в проекте штатных специалистов и рассчитать оплату труда волонтеров.
- Составить бюджет на субсидию, поскольку в данном случае переносы сумм даже внутри статьи очень сложны. Проще внести софинансирование, чем возвращать «остатки» в бюджет.
- Составить долгосрочный бюджет, который будет актуален и через 2 года.
- Правильно оценить софинансирование.
- Включать в бюджет зарплату административного персонала.