Для ведения бухгалтерского и управленческого учета организация использует стандартную программу 1С Предприятие 8.2. К ней с помощью программиста 1С были разработаны дополнительные документы (формы) – бюджеты проектов и внутренние отчеты по расходованию средств в рамках проектов.
Внутренний отчет в программе 1С в дополнение к отчету в Excel позволяет НКО контролировать исполнение бюджета и анализировать изменения значительно быстрее.
Автор кейса
Марина Александровна Назарова,
финансовый менеджер,
АНО «Центр развития инновационных социальных услуг «Партнерство каждому ребенку»
Кейс «Система ведения финансового учета по нескольким грантовым проектам»
Автономная некоммерческая организация «Центр развития инновационных социальных услуг «Партнерство каждому ребенку» зарегистрирована в 2009 году как преемник благотворительной компании «Эвричайлд» (Великобритания) в РФ, которая с 1994 по 2011 год работала в России в области защиты прав детей на безопасное и надежное семейное окружение в соответствии с поло- жениями Конвенции ООН.
Основные целевые группы организации — дети, оставшиеся без попечения родителей или находящиеся под угрозой утраты попечения родителей, родители. Организация осуществляет деятельность по нескольким проектам: проект «Служба профилактики и реинтеграции», «Краткосрочное размещение детей с особыми потребностями в принимающую семью — ПЕРЕДЫШКА», «Служба кризисного вмешательства», проект «Действуем вместе в интересах детей», проект «Право быть услышанным». «Партнерство каждому ребенку» также работает над созданием эффективной системы планирования и внедрения программ по защите прав детей, как на федеральном, так и на региональном уровнях.
В 2011 году в Партнерстве 20 штатных сотрудников, 2000 – клиентов. Бюджет организации в 2011 году — 18 000 000 рублей (45% — зарубежные гранты, 23% — пожертвования, 31% — доходы от собственной коммерческой деятельности — госзаказ).
Когда организация реализует несколько проектов, сложность финансового управления увеличивается, но еще больше возрастает его роль и требования к его эффективности. В некоммерческом секторе наиболее эффективная и распространенная система — бюджетное управление. Организация работы финансовой службы должна быть устроена таким образом, чтобы была возможность получать информацию по всем направлениям: объектам финансового управления; управленческим процессам (планирование, анализ, прогноз); финансовым потокам. Должны быть разработаны стандарты управленческого учета: формы отчетности, сроки, система информационных потоков, документооборот и т. д.
Очень важно достичь взаимосвязи управленческого финансового учета и бухгалтерского, поскольку основным источником фактической финансовой информации являются данные бухгалтерского учета.
Система ведения нескольких параллельных грантовых проектов в организации разработана и успешно применяется. Она состоит в составлении календарного плана проекта и бюджетов на срок проекта с разбивкой по месяцам. При этом форма бюджета содержит детальную информацию по статьям расходов (см. файл: «9.5.1. ris. Forma byudzheta»).
Финансовым отделом разработана форма отчетности по грантовым проектам. Изначально она была предложена одним из грантодателей организации, но впоследствии была адаптирована для организации в целом для всех грантовых проектов. По этой же форме мы просим отчитываться партнеров по проектам.
Разработка бюджета, анализ исполнения бюджета, подготовка отчетности по грантовым проектам в финансовом отделе организации осуществляется финансовым менеджером.
Для ведения бухгалтерского и управленческого учета организацией используется стандартная программа 1С Предприятие 8.2, релиз 8.2.15.310. В пользу работы с ней, а не с 1С 7.7. говорит многое. Во-первых, программа 1С 8.2 постоянно развивается и улучшается. В ней появляется все больше автоматизированных участков, которые требуют все меньше усилий от бухгалтера. Программа быстрее и надежнее работает, особенно при росте объемов данных в базе. Во-вторых, в 1С Предприятие 8.2 есть все системы налогообложения (устанавливаются в учетной политике). Есть возможность вести несколько организаций в одной базе (с использованием общих списков товаров, статей затрат, контрагентов и т. д.) и получать хорошо настраиваемые гибкие отчеты. Также при смене налогового режима предприятия (переход с УСН на общую систему налогообложения) достаточно изменить специальную настройку — и можно будет вести полноценный учет для организаций, применяющих общий режим налогообложения; расширение плана счетов с добавлением своих субсчетов (при этом внесенные изменения сохранятся и после обновления программы).
В Программе 1С 8.2 с помощью программиста 1С были разработаны дополнительные документы (формы) — бюджеты проектов и внутренние отчеты по расходованию средств в рамках проектов (см. файл «9.5.2. ris. Byudzhet po kodam zatrat» – это пример внутреннего отчета по проекту по кодам затрат). В отчете есть возможность задать период проекта, валюту, бюджет, курс валюты. В конце каждого квартала (можно это сделать и за любой другой период) в отчете указываются отклонения от бюджета в валюте отчета и процентах, что позволяет увидеть и сбалансировать дефицит/экономию в следующем периоде. Данный отчет также используется для быстрого получения информации по расходованию бюджета, а также может служить для проверки отчетов донорам. Также существует внутренний отчет на базе той же 1С 8.2, который формируется по первичным документам. Он позволяет сократить время на подготовку реестра первичных документов к финансовому отчету для доноров (см. файл «9.5.3. ris. Otchet-reyestr»).
Важно, что, единожды разработав формы отчетов и других внутренних документов, организация использует их на протяжении уже трех лет.
Бюджет организации является основным документом финансового управления. После того как бюджет разработан и принят, реальные показатели деятельности некоммерческой организации должны сравниваться с запланированными. Актуальной становится проблема контроля исполнения бюджета и анализа 151 изменений. Наш внутренний отчет в программе 1С в дополнение к отчету в Excel позволяет нам контролировать исполнение бюджета и анализировать изменения в более короткие сроки.
«Партнерство каждому ребенку» имеет достаточно большой опыт работы с грантовыми проектами. Для успешного выполнения любого проекта, а особенно грантового (т. к. грантовые проекты, имеют свои особенности, и по формату отчетности и по правилам расходования денежных средств), необходимо контролировать соблюдение процента отклонения план/факт по расходам, определенного проектом.
Для того чтобы:
• снизить риски ошибок при принятии решений,
• обладать актуальной информацией,
• сократить трудозатраты на планирование и отчетность,
рекомендуется автоматизировать систему финансового учета и финансовой отчетности для грантовых проектов в программе 1С 8.2.