Руководителю НКО приходится иметь в своей работе дело с большим количеством документов – уставом и программой деятельности, финансовыми, кадровыми отчетными документами и т.д. В этом материале хотим уделить внимание одному из видов обязательной документации, которая должна регулярно вестись в организации, — протоколам органов управления НКО. К сожалению, это та сфера, в которой очень часто у НКО случаются пробелы. И если проверка надзорных органов их выявит, то пробелы могут превратиться в проблемы.
Работа этих органов должна быть организована в любой зарегистрированной НКО, и соответствовать ее Уставу. А их решения — оформляться документально протоколами.
Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях коллегиальных органов. Правила оформления протокола – это тоже закон, их нарушение делает документ недействительным. Как он должен быть оформлен и какие сведения в нем должны содержаться указано в ст. 181.2 ГК РФ.
Обсудим моменты, в которых на практике часто встречаются ошибки.
У протокола должен быть номер. Нумерация протоколов может вестись сплошная, от момента создания НКО, а может начинаться заново каждый год.
В заголовке протокола указывается орган, принявший решение, и полное название организации.
Частая ошибка – указывается сокращенное название НКО, так делать нельзя.
В вводной части протокола обязательно указывается адрес места проведения заседания – полностью, а не только город. Например, адрес вашего офиса, адрес помещения, которое вы арендовали для проведения собрания членов организации или домашний адрес учредителя.
Обязательно указывается дата в время начала и окончания собрания, в часах и минутах.
Частая ошибка — указывается только время начала собрания, а время окончания – нет.
Далее дается список участников, с указанием фамилии, имени и отчества. Для физических лиц, которые в заседании действуют не от себя лично, а являются представителями юридического лица, указывается документ, подтверждающий их полномочия. Например:
Иванова Мария Ивановна, действующая на основании решения Собрания Учредителей АНО «Ромашка», протокол №1 от 01 февраля 2021 года
Паспортные данные членов собрания обычно указываются только в учредительных протоколах о создании НКО. В других случая достаточно указать фамилию, имя, отчество полностью.
Далее идет важная фраза, которую часто забывают:
Присутствуют столько-то из стольки-то членов органа. Кворум 100%. Собрание правомочно принимать решения по всем вопросам повестки дня.
Почему это важно? Чтобы решение собрания считалось правомочным, на собрании должно присутствовать более половины членов собрания. Во-вторых, количество присутствующих важно при последующем голосовании, чтобы определить, все ли присутствующие проголосовали, и долю проголосовавших «за».
Далее, если есть приглашенные лица – указываются они. Это лица, которые не участвуют в голосовании и принятии решений, но присутствуют на собрании. Например, будущий директор, которого собрание собирается назначить, ревизор, который будет зачитывать собранию свое заключение и т.п.
В первом пункте повестки избирается председатель собрания и секретарь, ведущий подсчет голосов. На очень больших по количеству участников собраниях ведущим подсчет голосов можно избрать третьего человека, чтобы секретарь мог сосредоточиться на ведении протокола. Но обычно секретарь и ведет протокол, и считает голоса.
Далее указываются другие вопросы повестки дня. Пишите конкретные вопросы, записывать в повестку «разное», «иные вопросы» – некорректно.
Следующий блок — рассмотрение вопросов повестки дня.
По каждому вопросу слушают выступающего (чаще всего – председателя, избранного в первом пункте повестки), потом голосуют и принимают решение.
Голосовать и принимать решение нужно отдельно по каждому вопросу повестки!
Для принятия решения необходимо, чтобы «за» проголосовали более половины участников (это называется «большинством голосов»), по вопросам исключительной компетенции – не менее 2/3 участников (это называется «квалифицированным большинством голосов»).
Указывать количество голосов нужно для каждого варианта ответа, даже если это — ноль.
Голосовали: «за» — 5 чел., «против» — 0 чел., «воздержались» — 0 чел.
Далее, если к протоколу прилагаются какие-либо документы, (например, отчет ревизора или текст благотворительной программы) – указывается их название.
Готовый протокол подписывается председателем и секретарем, избранными в первом пункте повестки.
Если протокол занимает более одного листа, все листы прошиваются, на месте прошивки делается бумажная наклейка, на ней указывается количество листов, ставится подпись секретаря.
Материал подготовлен в рамках проекта, реализуемого с использованием гранта Президента Российской Федерации на развитие гражданского общества, предоставленного Фондом президентских грантов.
Источник фото для иллюстрации