Может быть, до пандемии коронавируса вы иногда задумывались об удаленной работе, но подошли к ней только отчасти или еще только собирались – и тут вынужденная удаленка сама пришла к вам и во многом не оставила выбора.
Точно так же возможно вы что-то слышали про гибкое управление, про такие современные подходы как Scrum и Agile. И про то, что будущее в нашем изменчивом и динамичном мире как раз за Agile-организациями. Может, даже пробовали внедрить какие-то элементы этого подхода в свою работу. Но тут опять же пришел коронавирус, поставил все на ускоренную перемотку и теперь волей-неволей мы все хотя бы отчасти должны перейти на Agile-подход, так как это чуть ли не единственное, что хорошо работает в текущей ситуации. Давайте разбираться.
Аgility – это в переводе с английского одновременно быстрота, проворство и живость. Мы будем использовать как синоним понятие «проворной» организации (участники онлайн-курса «Кризисный менеджмент НКО: Обживаем новый мир» предложили еще понятие «шустрой» организации – тоже прекрасно).
Какую организацию можно назвать проворной? Ту, которая способна на большую оперативность и решительность действий, быстро адаптируется к постоянно меняющимся условиям.
ИННОВАЦИИ. Проворная организация (или программа) уверена в необходимости инноваций, постоянно ищет новые оригинальные пути решения вопросов и улучшения процессов.
ДЕЛЕГИРОВАНИЕ. Лидер в проворной организации частично передает полномочия членам команды, работа команды основана на ответственности каждого и личной мотивации.
ОБРАТНАЯ СВЯЗЬ С ВНЕДРЕНИЕМ. А еще проворная организация постоянно и быстро собирает обратную связь у сотрудников, благополучателей, партнеров и доноров. И что важно – не только собирает, но сразу делает выводы из этой информации и берет их в работу.
Ну что? Похоже на то, как работает ваша команда?
Что важно еще сказать об Agile-организации. И это особенно важно в нынешних условиях.
ДРУЖИМ С ОШИБКАМИ. Проворная организация действует быстро и не боится совершать ошибки.
Для многих из нас именно этот подход оказывается самым трудным. Мы долго думаем над красивым идеальным решением, делаем солидный план, а потом он все равно сильно меняется или реальность меняется и перечеркивает наши любовно придуманные планы. Сейчас такое время, когда работают наброски и черновики.
Коллеги говорят: «да, мне нравится и подходит такой стиль работы». Или: «ну, мне такое не близко, но похоже придется осваивать, раз сейчас без этого никак». Но как от желания перейти к делу?
Вот несколько ПРИНЦИПОВ, которые помогут вам на практике подступиться к Agile-управлению.
1 – ПРАВИЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ ВМЕСТО ПРОГНОЗОВ. Первое: не пытайтесь строить прогнозы – особенно сейчас. Лучшие умы планеты признают, что сейчас даже вместе с мощными компьютерами и искусственным интеллектом почти ничего не получится предсказать. И научитесь задавать себе хорошие вопросы.
Не очень удачно задавать себе вопросы типа «что произойдет с Фондом президентских грантов и частными пожертвованиями?» или «что случится с нашими благополучателями?» Гораздо более рабочий вопрос, на который вы можете ответить, такой «что мы будем делать, если то-то и то-то случится с частными донорами, или клиентами, или кем-то и чем-то еще?»
2 — Еще один принцип – СОВЕРШАЙТЕ ЧЕСТНЫЕ ПОПЫТКИ. Что значит честная попытка?
Это когда вы действуете в тумане и частично наугад. Идете на сознательный риск, полностью осознавая, что у вас недостаточно информации для идеального решения. Это не слепой риск – у вас есть какие-то сведения, прошлый опыт и интуиция. Но это риск.
Фокус состоит в том, что вам очень выгодно ошибиться. Ошибочное решение как раз уменьшает неизвестность. Оно позволит вам получить обратную связь и скорректировать дальнейшие действия.
И наоборот — если вы впали в паралич, теряете время и ждете, что наступит полная ясность, вашу организацию несет по течению бурный поток и вы все больше теряете контроль над ситуацией.
3 — Третий и очень рабочий прицнип проворной организации – ДВИЖЕНИЕ МЕЛКИМИ ПЕРЕБЕЖКАМИ.
Как мы говорили ранее, сейчас время не марафонов, а спринтов – коротких забегов.
Каждая перебежка – это небольшой цикл. Вы сделали кусок работы — проанализировали, исправили – спланировали и сделали еще кусок, посмотрели, как выглядит теперь все вместе – снова проанализировали и исправили – и так далее. Как это сделать технически? Вы можете почитать книги по проектному управлению в стиле Scrum и Agile. Или использовать более простую схему, которая называется «Петля Бойда».
Джон Бойд — военный летчик ВВС США и военный стратег конца 20 века. Считался асом. Участвовал в нескольких воздушных боях во время войны в Корее, во всех воздушных поединках вышел победителем.
ТАК ВЫГЛЯДИТ «ПЕТЛЯ БОЙДА» — ИНСТРУМЕНТ ПРОВОРНОГО УПРАВЛЕНИЯ.
Ее составные части: наблюдение, ориентация, решение и действие.
Давайте рассмотрим чуть подробнее каждый элемент.
На этапе наблюдения организация быстро собирает нужную информацию, напитывается данными и насколько можно погружается в контекст.
Где найти эту информацию:
• спросить разных членов команды, волонтеров, правление и попечительский совет, если они у вас есть;
• поговорить с благополучателями, донорами и партнерами;
• читать, смотреть и слушать информацию как про ситуацию в НКО-секторе и по вашей теме, так и более широко про то, что происходит.
При этом важно критически подходить к полученной информации.
Следующий этап — ориентация.
Здесь ваша задача — на основе полученной информации придумать несколько вариантов микро-плана действий организации.
Бойд считал этот этап одним из самых важных, так как именно здесь, по его мнению, происходят творческие и инновационные процессы. С другой стороны, это и самый сложный этап, потому что все придуманные идеи нужно заземлить, принимая во внимание условия внешней среды, а также учитывая те критерии, которые важны именно для вашей организации — что больше всего влияет на вашу НКО.
На этапе принятия решений, соответственно, нужно определить, какой из планов действий будет в итоге взят за основу. Может быть вы решите, что это будут несколько планов.
И четвертый этап – действие. Здесь вы делаете то, что спланировали.
Этот этап позволяет «в жизни» подтвердить или опровергнуть те гипотезы-планы, которые вы породили на основе собранной информации и анализа внешней среды.
Если сработало – отлично, продолжаем движение в заданном направлении.
Если что-то пошло не так – возвращаемся на предыдущие этапы петли и еще раз перепроверяем себя.
Плюс «Петли Бойда» в том, что не нужно долго теоретически планировать. Все планы вы можете сразу же проверять действиями, и, проанализировав получившиеся результаты, эти действия корректировать.
Мы с вами обсудили, что значит быть проворной организацией и как сделать свою НКО более проворной, чем она есть сейчас. Может быть, вы уже работаете в стиле Agile, а может быть вам предстоит довольно серьезный путь в эту сторону.
Важно помнить, что проворство – это не обязательно быстрота. Проворная команда – это не обязательно молодые сотрудники. Быстро и много попыток без обратной связи – это не эджайл. Собрать обратную связь и ничего с ней не сделать – это не эджайл. Если у вас длинный цикл финансирования, а ваши партнеры и доноры проворством не отличаются – вам будет сложнее работать в стиле эджайл, но все равно реально. Ну и как заметили участники онлайн-курса «Кризисный менеджмент НКО: Обживаем новый мир», где был впервые представлен этот материал (пользуясь случаем – коллеги, спасибо вам большое!) – многое в проворстве организации зависит от руководителя. Если директор «влюблен в план», перфекционирует, боится ошибки, слабо делегирует – команде гораздо сложнее проявлять проворство и организации бывает сложнее справиться с кризисом.
Насколько проворными нам всем надо стать? Стоит ли вообще вкладывать в это силы?
Как говорил Бойд еще в 80-х годах: «Выживет тот, кто способен справиться с самой высокой скоростью изменений». Время показало, насколько он был прав. Похоже, это устойчивая тенденция и мир будущего – это действительно мир проворных организаций.
Так что ваши шаги в сторону проворства не только сильно облегчат вам жизнь сейчас, но и в будущем не пропадут даром независимо от того, как будет развиваться коронавирусная история. Выглядит как хорошая инвестиция!
Желаем вам гибкости и честных попыток!