Кухня некоммерческого сектора сегодня пестрит изобилием блюд: офлайн или онлайн – выбирай на вкус! Но нам важен не формат, а то, что ни одно событие невозможно без привлечения людей. Тех, кто готов делиться своими наработками и опытом. Вот и вас самих наверняка вчера приглашали где-то выступить, а завтра вы сами уже самостоятельно подбираете людей, приглашаете их и ведете предметные переговоры. Чтобы вы, выступая в роли заказчика или, наоборот, эксперта, ничего не забыли при обсуждении с другой стороной, мы подготовили для вас чек-лист. Он подойдёт как для того, кто привлекает специалистов, так и для того, кто выступает в качестве гостя на чужом событии.
ДО ПЕРЕГОВОРОВ
- Что вы хотите от эксперта (модератора, фасилитатора и т.п.)?
Чётко сформулируйте цель вашего события. Чем точнее будет запрос, тем быстрее вы поймёте, какие критерии вам нужны для того, чтобы оценить качества предполагаемых спикеров и оперативно определиться с кандидатурой.
Следующий параметр — ожидаемый результат. Что вы хотите, чтобы произошло с аудиторией после того, как вы с ней поработали? Что для вас важнее — мотивация кандидата и его готовность действовать, или ориентация на практику и наличие множества методик на выходе?
- Что за событие вы проектируете?
Определитесь с временными границами привлечения эксперта к событию. Планирование при плотных графиках – наше всё, поэтому важно сразу ответить на вопрос, когда именно вам нужен спикер.
Формат мероприятия. Онлайн, офлайн или оба формата? Использование интерактивных инструментов ведения или просто лекция с простой презентацией? А может вы вовсе хотите предложить диалог в сопровождении ненавязчивой модерации? Если вы хотите обсудить этот момент со спикером, и вы гибки в выборе формата, то имейте в запасе хотя бы пару предложений на старте.
- Кто вам нужен?
Насколько опытным должен быть спикер и в какой степени он должен ориентироваться в выбранной теме?
Какие форматы работы с аудиторией и ведения публичных событий должны быть в распоряжении эксперта?
Как он должен подавать материал? Это может происходить по-разному, но никто не знает аудиторию лучше вас. Подумайте, какой стиль может быть на ваш взгляд удачным, и старайтесь выбирать таких экспертов, которые соответствуют вашим представлениям в этом вопросе.
Какие ценности должен продвигать в своих выступлениях эксперт? Должен ли он транслировать то, что делаете вы и ваша команда? Поддерживает ли он этот курс или будет говорить что-то противоречащее вашим представлениям?
- Определите условия, которые вы предложите эксперту, и диапазон для маневра. Важно заранее спланировать бюджет, и особенно детально подойти к офлайн событиям — определить возможные способы оплаты, а также размеры компенсаций. От этого, порой, зависит и выбор региона, из которого вы можете пригласить спикера, а также категория размещения/класс гостиницы, которую вы ему можете предложить.
- Подготовьте список данных о спикере, которые вам надо получить для подготовки анонсов события т.п. Размер и качество фотографии, краткое резюме, цитаты, имеющие отношение к вашему событию, раздаточные материалы, презентационные и дополнительные материалы.
ВО ВРЕМЯ ПЕРЕГОВОРОВ
- Расскажите о мероприятии. Вот теперь самое время поделиться с выбранным экспертом своими целями, ожидаемыми результатами, таймингом, предполагаемыми форматами работы.
- Договоритесь о базовых условиях. Обсудите бюджет участия данного спикера в событии, а также все гарантии, которые он от вас получит. Это касается составных частей гонорара: входят ли туда компенсации проезда, проживания, питания – всё, что обязательно для подписания договора. Важно уточнить с экспертом: приемлемы ли для него наличные или безналичные расчёты, а также озвучьте удобную для вас схему. Важно договориться, кто занимается вопросами логистики и на каком этапе: кто бронирует и приобретает билеты, бронирует гостиницу и т.д. Если это онлайн событие, то кто занимается технической стороной вопроса и какие условия для подключения есть у обеих сторон. Также немаловажно уточнить готовность общения эксперта со СМИ и степень его публичности, в т.ч. для распространения снимков с события в медиа-пространстве.
- Опишите целевую группу. Важно максимально подробно описать эксперту аудиторию: пол, возраст, социальное положение, менталитет, табуированные темы, если такие есть, опыт аудитории в теме, ожидания аудитории и возможные опасения. Также приветствуются любые неформальные характеристики и описание особенностей целевой группы. Для онлайн событий важно уточнить навыки онлайн-работы аудитории, качество связи.
- Договоритесь о требованиях к материалам и условиях их передачи. Озвучьте все технические требования к материалам эксперта, вплоть до их формата: Word, pdf, ссылки на видео и т.п. Кто и в каком объеме верстает, печатает раздаточный материал? Необходимо ли для выступления подготовить что-то уникальное, например методическое пособие, чек-лист или видео? Проговорите с экспертом, полностью ли он собирается использовать свои материалы, а если нет – соблюдены ли авторские права первоисточника. Важный момент – обсудите со спикером «на берегу» приемлемость ведения онлайн-трансляции со всеобщим доступом или как вариант организацию записи с последующей публикацией. Много копьев было сломано именно об этот пункт.
- Обсудите все вопросы логистики. Проговорите ещё раз продолжительность и время работы эксперта. Обсудите возможные перерывы, организацию питания, трансфер, проживание, отчётность, документы. Важный момент – канцелярские товары для проведения офлайн событий: убедитесь, планирует ли эксперт обеспечить себя сам или вы должны приобрести для него нужные марки, цвета и формы стикеров, маркеров, скотч и другое. Обговорите наличие и количество флипчартов на событии, а также возможности досок: будет ли это для работы на бумаге или писать можно на самом покрытии флипчарта. Если у вас онлайн-событие, заранее договоритесь о выбранной онлайн-платформе. Для отдельных случаев может быть уместным обсудить форму одежды /внешний вид спикера, а также его доступность во время перерывов для консультаций и варианты иного взаимодействия с аудиторией. Хорошим тоном может быть и предложение по организации досуга спикера в свободное время. Даже если он откажется, то само наличие вашего интереса к этому вопросу скажет о вас, как о заказчике, многое.
- Место работы и технические возможности пространства. Покажите спикеру фото или видео, если есть такая возможность, а также опишите пространство, сориентируйте по размеру площади помещения, если это важно. Опишите мебель в помещении и особенности всех деталей: столы и стулья (вплоть до того, можно ли их двигать, или нет), наличие проектора и экрана, кликера, варианты рассадки, освещение, возможность клеить на стены рабочие материалы, барьерная среда для маломобильных групп, как осуществляется проветривание, на одном ли уровне пол в помещении, какая слышимость и гулкость пространства, надо ли соблюдать тишину. Немаловажно уточнить расстояние до туалета/ванной комнаты и место организации кофе-пауз. Обсудите, если предполагается запись, будет ли во время работы на спикера надет микрофон или предполагается наличие стационарного микрофона (что существенно ограничит радиус перемещений эксперта)?
- Убедитесь в удобстве использования интерактивных форматов. Особенно, если у вас молодая или наоборот – возрастная аудитория. Есть ли в планах у спикера запускать доски Miro или Jamboard, Kahoot, Padlet, Mentimeter и другие? В каком формате презентация: Power Point или Prezi? Необходимо ли устойчивое интернет-соединение на протяжении всего офлайн-выступления или нет? Если вы организуете онлайн-событие, то кто будет запускать демонстрацию экрана, в какое время? Для онлайн-событий также важен доступ слушателей к включению экранов и микрофонов – если это необходимо, то важно подумать о цифровой безопасности события и тщательно проверять регистрацию.
- Спросите про «НЕТ» и подготовьте НЗ. Спросите про табуированные темы и какие-либо особенности спикера: возможно, у него есть аллергия на определённый вид продуктов питания, ароматы и т.п. Овладейте техникой «необходимого запаса Анатолия Вассермана»: приготовьте аптечку с базовым набором лекарственных препаратов (от головной боли, диареи, аллергии, ОРВИ, а также бинты и йод), пару колготок разного размера (для женщин это может стать настоящим подарком в экстренной ситуации), средства личной гигиены (тампоны, прокладки и т.п.), средства индивидуальной защиты, возможность принять душ с дороги, лёгкий перекус для спикера (если нет времени покормить полноценно), запас чистой питьевой воды и бодрящих напитков (джетлаги никто не отменял), а также минимальный набор инструментов для устранения мелких неисправностей и ремонта (нитки, иголка и пуговицы, клей и т.п.).
ЗА ПАРУ ДНЕЙ И ЗА НЕСКОЛЬКО ЧАСОВ ДО СОБЫТИЯ
- Организуйте тестирование или прогон необходимых технических моментов мероприятия. Если это офлайн – проверьте презентацию, наличие всей канцелярии, исправность записывающей аппаратуры и пр. Если онлайн – работает ли микрофон и камера, запускается ли видео, презентации и прочие материалы на экране.
- Уточните день прилёта и вылета эксперта, а также трансфер и проживание
- Спланировано ли питание эксперта, при самостоятельной его организации – наличие списка заведений, где можно поесть поблизости.
- Обеспечен ли его досуг и доступность во время и после проведения мероприятия для участников события
- Убедитесь, соответствует ли форма одежды и внешний вид проводимомусобытию
- Для онлайн событий проверьте фон позади эксперта, а также наличие посторонних шумов и громкость микрофона
- Если вы видите, что аудитория отличается от той, что была заявлена ранее, спокойно сообщите об этом эксперту.
- Поддержите и подбодрите спикера, если это уместно. Неважно, сколько за плечами выступлений – волнению подвластны все.
ВО ВРЕМЯ СОБЫТИЯ
- Расслабьтесь и получайте удовольствие от проделанной работы, держа всё под контролем и пожиная плоды тщательно спланированного мероприятия
ПОСЛЕ МЕРОПРИЯТИЯ
- Похвалите себя и команду за качественную организацию мероприятия
- Напишите отчёт о проведённом событии, а также опубликуйте все материалы на сайте и в социальных сетях
- Направьте всем зарегистрированным участникам события обещанные материалы и файлы
- Поблагодарите эксперта за участие любым доступным и уместным способом
- Обеспечьте отъезд эксперта
- Поинтересуйтесь, благополучно ли спикер добрался до дома
- Проведите с экспертом рефлексию: получить от него обратную связь и дайте ему свою оценку проделанной работы, аудитории и результатов события
- Закройте все документальные вопросы: обменяйтесь договорами, произведите оплату и т.п.
Данный перечень задач, сопровождающих подготовку к любому онлайн или офлайн событию, основан на опыте проведения реальных событий в сообществе Школы региональных экспертов. Закрывая большинство вопросов из данного чек-листа при подготовке мероприятий, вам гарантировано получение негласного звания лучшего заказчика. Если же вы планируете принять участие как эксперт/спикер/модератор и т.п. в чужом событии, этот список также пригодится вам для того, чтобы ничего не забыть и быть во всеоружии на всех этапах подготовки и проведения события.