14 ноября прошёл ТГ-эфир: как мы проводим эффективные и приятные команде рабочие встречи. Дарья Буянова — руководитель программы НКО-Кухня и Александра Румянцева — HR-директор БФ «Добрый город Петербург» делились практиками из «внутренней кухни» команды Кухни НКО.
Обсуждали, как наш коллектив организует рабочие встречи онлайн и офлайн, делились стандартом хороших встреч, рассказывали, как внедряли его вместе с коллегами.
Делимся конспектом по итогу встречи.
Почему хорошие рабочие встречи — это важно
Хорошие рабочие встречи:
- повышают эффективность работы (у них понятная и очевидная польза, а по итогу вырабатываются более чёткие решения, которые затем лучше выполняются);
- способствуют профилактике выгорания (меньше воды, от этого нет чувства раздражения от потраченного времени);
- влияют на репутацию организации: стандарт виден не только внутри сотрудникам, но и вовне — например, партнёрам и коллегам, корпоративным донорам.
Как повысить пользу встреч
Очень важно, чтобы на встрече были следующие четыре роли:
- Первая роль – это созывающий, он же организатор встречи.
- Вторая роль – это ведущий встречи или онлайн-фасилитатор.
- Третья роль – протоколист.
Это может быть один и тот же человек, два человека или три. Но каждая из этих ролей должна выполняться.
Также важно помнить, что участник онлайн-встречи – это тоже важная (и четвертая) роль, для которой есть своя ответственность и подготовка.
Роль созывающего (организатор)
Среди важных задач созывающего:
- Определить, точно ли нужна эта встреча? Может быть, вопрос можно решить в переписке, или в чате, или сделав несколько звонков разным людям?
- Договориться, кто нужен и НЕ НУЖЕН, как участники. Необходимо сделать список приглашенных и не звать всех. Если человек должен быть просто в курсе – лучше прислать ему протокол по итогу.
- Составить письменно повестку встречи, то есть список пунктов, которых нужно коснуться, обсудить, решить. Повестку можно сделать самостоятельно или опросить коллег.
- Определить нужное на встречу время. Для этого надо посмотреть на повестку и количество людей. При стольких людях и такой повестке сколько примерно займет встреча? Рабочая длительность онлайн-встречи от 40 минут до полутора часов.
- Предложить дату и время встречи. Лучше сразу несколько вариантов, чтобы коллеги могли выбрать. Когда на встрече нужны много людей (и у всех забитые графики), помогает сервис для выбора удобного времени xoyondo.com/ru.
- Выбрать техническую платформу для встречи. Важно, чтобы все участники встречи хотя бы минимально владели этой платформой.
Завершающие штрихи:
- Организовать процесс, в результате которого все нужные люди узнают о встрече, повестке и выберут время.
- Прислать всем участникам приглашение, желательно в календарь.
- Необходимо найти ведущего встречи.
- Стоит быть на платформе, где проходит встреча, немного заранее – лучше оказаться там за 5-10 минут до начала.
И последнее: после начала встречи нужно определить, все ли вышли в онлайн, всем ли видно и слышно, кто ведёт встречу и пишет протокол.
Больше деталей и советов про роль созывающего – можно узнать в курсе НКО-удалёнка без боли. Он доступен бесплатно до конца 2024 года.
Роль ведущего
Для начала ведущий помогает созывающему определиться с технической частью. И после переходит к содержательной части. Стоит:
- Представиться и поприветствовать всех участников встречи. Важно всех назвать: это приятно, мобилизует внимание и создает эффект очного присутствия. Кроме того, не всем может быть технически удобно посмотреть, кто из остальных коллег на связи.
- Напомнить коллегам тему встречи, обозначить время ее окончания, описать образ результата.
- Напомнить коллегам повестку – какие вопросы обсуждаем сегодня и в каком порядке. Лучше сделать так, чтобы ее все видели во время разговора. Например, скопировать ее в протокол в чате или другим способом вывести на экран.
- До того, как начнется содержательное обсуждение – напомнить коллегам правила встречи или обратиться с просьбой – как у вас принято.
Принципы, конкретные советы для ведущего, действия во время и после встречи детальнее рассмотрены в курсе НКО-удалёнка без боли. Бесплатный до конца 2024 года.
Роль протоколиста
Почему-то именно эта роль часто пропадает, а ведь от нее может существенно зависеть полезность и результативность встречи. Протокол – это не формальный документ с дословным конспектом всего сказанного, а выжимка из разговора. В нем обычно фиксируются ключевые мнения, решения, договоренности и ответственные за их реализацию.
Действия протоколиста на разных этапах онлайн-встречи.
В начале важно четко взять на себя роль протоколиста. Все должны понять, где именно ведётся протокол. Помогите ведущему найти и открыть прошлый протокол.
По ходу встречи протоколист фиксирует основное из происходящего и параллельно страхует ведущего.
Вот ситуации-маячки, когда протоколист может вмешаться и попросить ведущего уточнить, что именно сейчас делаем и что записать.
• Все начали обсуждать вопрос, которого не было в повестке. И обсуждают уже какое-то время.
• Или все перескочили на другую тему, но при этом не приняли решение по прошлой.
• Или вот частая ошибка: все по какому-то пункту приняли решение, но не договорились, кто и когда будет его реализовывать.
В конце встречи – желательно минут за 5-10 до начала – протоколист просит всех просмотреть и проверить протокол. Если что-то нечетко или потерялось, сразу можно дополнить.
И наконец сразу после встречи протоколист всем рассылает протокол или ссылку на него, плюс дает понятное имя файлу с протоколом и сохраняет там, где все участники его легко найдут через 2 дня, через месяц или через год.
Больше о том, что должно быть в протоколе, где его вести, и что такое хороший протокол – в материалах курса НКО-удалёнка без боли. Проходите сами и зовите коллег – доступ до конца 2024 года – свободный!
Роль участника
Как эффективно подготовиться к участию? Проверьте что:
- Вы умеете обращаться с онлайн-платформой, на которой будет встреча. Если вас позвали на онлайн-встречу, а она проходит на незнакомой для вас платформе – потренируйтесь немного заранее.
- Дети и коты в курсе, что вам нужна тишина и закрытая дверь на время встречи.
- Вас ничто не отвлечет: срочные проблемы ваши и близких решены за полчаса до встречи или перенесены на время после.
- Если будет видео – на вас приличная одежда (хотя бы на верхней части тела), вам удалось умыться и причесаться.
- Если нужно – сделан чай или кофе, налит стакан воды – и принесены на рабочий стол.
- Техника работает – есть подключение, звук, видео. Если что-то сбоит – лучше попробовать по возможности перейти на другое устройство.
- Выключен звук мобильного телефона.
- Сможете войти по ссылке заранее, за 3-5 минут до начала встречи.
Ещё советы по активному участию во время и после встречи, чек-лист золотого участника – доступны в курсе НКО-удалёнка без боли. Успейте пройти, в 2025 году режим работы курсов изменится.
Эмоциональный аспект встречи
Мы считаем особенно важным включать эмоциональный аспект в рабочие встречи. В режиме онлайн:
- Проводим эмоциональные сверки (по 30 секунд каждый участник отвечает на забавный вопрос дня: про любимый десерт, песню в караоке, лучший подарок на Новый год и так далее). Это помогает поднять настроение и лучше узнать коллег. Например, однажды выяснили, что многие любят десерт «Наполеон», и на один из праздников заказали этот торт.
Если проводим офлайн-встречи отдельно продумываем этот момент и включаем все детали, которые недоступны онлайн:
- Делаем много возможностей для нетворкинга и задач на взаимодействие в небольших группах.
- Выбираем сложные темы для обсуждения (стратегические фокусы, планы на год), где особенно важно смотреть друг другу в глаза, говорить лично.
- Создаём атмосферу, добавляем неформальных деталей. Например, делаем меню из сезонных фруктов, организуем обмен овощами осенью, организуем проектное кафе с приготовленными шарлотками от сотрудников.
Когда и про что встречи (кухня Кухни НКО)
В команде Кухни НКО есть ряд обязательных и регулярных онлайн и офлайн встреч:
- Ежемесячное информационное онлайн-собрание. На полтора часа каждый первый понедельник месяца. На нём обсуждаем новости, важные для всей команды, организационные моменты, кратко новости разных программ.
- Зимняя и летняя встречи (начало года и закрытие рабочего сезона). На встречах делаем короткие обзоры на работу программ и включаем важную ценностную часть. Говорим о том, чем мы полезны миру. Держим фокус команды не только на внутреннюю жизнь, а на миссию, и как мы к ней идём.
- А также 2 проектных кафе (обычно весной и осенью). Сверяемся с командой, что удалось сделать, чем гордимся. Намечаем план на предстоящий год или сезон. Делимся, как коллеги из разных программ могут включиться в предстоящие события, возможности. Ищем точки пересечения и контакта разных проектов.
Чтобы не было испорченных встреч
По описанию Анны Орловой – руководителя специальных проектов программы Кухня НКО – испорченная встреча выглядит так:
Для начала половина людей вообще не знает, что сегодня мы встречаемся. Мы начинаем их обзванивать, выясняется, что кто-то ведет ребенка в поликлинику, кто-то бросил дела и прибежал к нам на собрание (но ужасно раздражен), кто-то подключился в дороге и связь прерывается. Ладно, кое-как все пришли. Тут начинаются технические сложности и кто-то не может подключиться. Пока настраиваем, все начинают беситься. Собрание началось, но выясняется, что нет четкой повестки. То есть непонятно, к какому результату надо прийти. Все собрались, готовы с пользой поработать. Но из-за отсутствия четкого образа продукта в конце встречи – все обсуждают кто в лес, кто по дрова. А часть людей просто всю встречу промолчали, так как не поняли, зачем их позвали. Встреча прошла, какие-то решения приняли – но забыли записать. И через пару дней никто не помнит договоренности.
Может быть, это описание даже напомнило вам какую-то из встреч, где вы бывали? 🙂 Чтобы таких ситуаций не было, в команде Кухни НКО сделали 3 шага:
- Всей командой прошли свой же курс «НКО-удаленка без боли». За месяц все – от руководителей и менеджеров до финансово-юридического и административного отделов – вникли в стандарт и сдали «зачет» (каждый организовал и провел учебную или реальную встречу, сделал протокол). Задания проверяли наши коллеги-тренеры.
- Договорились на уровне всей организации, что на внутренних и внешних встречах будем соблюдать такой стандарт. И регулярно напоминаем друг другу, если вдруг началась встреча, а участники, например, забыли выбрать того, кто ведет протокол.
- Всех новых сотрудников просим за время испытательного срока тоже пройти курс, чтобы знать внутренний стандарт команды.
Желаем вам, коллеги, полезных и эмоционально приятных встреч!
Полезные материалы, которые помогут сделать встречи эффективными и полезными
- Онлайн-курс «НКО-удаленка без боли» от команды Кухни НКО. Доступен для прохождения бесплатно до конца 2024 года.
- Статья-материал «Планерки и совещания в НКО: как их правильно проводить» на ресурсах наших партнёров – Милосердия.ру.
Телеграм-эфир: как мы проводим эффективные и приятные команде рабочие встречи — часть 30 событий к 30-летию Кухни НКО. Если вам интересно узнавать больше про внутреннюю работу НКО-Кухни и участвовать в других полезных событиях от команды, заглядывайте в календарь на сезон 2024-2025 и планируйте своё участие.