Взаимодействие с донорами — это системная работа, которая складывается из определенной последовательности действий, где успех каждого следующего шага во многом зависит от качества исполнения предыдущего. Обычно в цикле фандрайзинга выделают как минимум четыре этапа – шага, которые вы видите на схеме.
Мы попросили участников курса «Поиск средств для НКО» рассказать какие сложности возникают у них на разных этапах фандрайзинг-цикла и поделиться советами по их преодолению. Всего было проанализировано 87 ответов участников. Оказалось, что чуть меньше половины (45%) считает самым сложным третий этап – «обращение к донору». 25% и 20% ответивших считают самыми сложными этапами «выбор доноров» и «благодарность», и только 10% испытывает сложности на этапе оценки потребностей.
На первом этапе – «Оценка потребностей» – вызывает сложности описание потребности, расстановка приоритетов, так как актуальных потребностей много, оптимизация баланса ресурсов и качества проекта.
«Потому что у нас: «драмкружок, кружок по фото, а еще и петь охота»!
На втором этапе – «Выбор донора» – многие затрудняются определить какой тип донора наиболее подходит для проекта: грантовый конкурс, бизнес или частный донор. Как раз на этом этапе нужно не только определиться с донором, но и с тем, как к нему обращаться. Многие отметили, что ранее даже и не задумывались о важности этого этапа и пропускали его.
«Кажется, что вот, я только покажу проект и сразу всем очевидно, что он необходим, зачем еще что-то доказывать!»
Возможно, по причине невнимания ко второму этапу и возникают сложности с третьим этапом – «обращение к донору». Большинство коллег отметило его, как наиболее сложный: не хватает навыков, опыта, специалистов для качественного ведения переговоров; сложно выделить ценность предложения для доноров; есть страх получить отказ. Некоторым сложно сформулировать запрос на языке именно того донора, к которому обращаются: государство, бизнес, частные лица.
«Где найти сотрудника, который практически бесплатно, сможет профессионально вести переговоры (в НКО на это денег изначально нет, все сотрудники заняты на 150-200%?»
Участникам, которые отметили сложности с последним этапом – «благодарность донорам и работа над ошибками» оказалось: сложно выявить причины отказов и мотивацию положительных решений; написать отчет донору вовремя, понятно и быстро. Многие отметили, что торопятся «бежать дальше» и забывают благодарить доноров.
«Фонды и государственные структуры не всегда принимают получившийся отчёт, что содержательный, что финансовый. Часто приходится дописывать, доделывать, доносить документацию и т.д. это отнимает время и мешает работать»
Вот какие советы по преодолению сложностей на разных этапах фандрайзинг-цикла дали сами себе и своим коллегам участники курса.
Этап 1 — оценка потребностей:
- Сосредоточьтесь на одном, наиболее важном проекте. Подберите аргументы и факты, почему именно это сейчас самое важное для ваших благополучателей и вашей НКО;
- Не увлекайтесь максимизацией бюджета ради идеальной реализации проекта, составляйте три бюджета: минимальный, максимальный и оптимальный;
- Не забывайте, что большинство ресурсов проще получить не в виде денег, а в виде вещей или бесплатных услуг, взять в аренду, а не купить, обменяться и т.д.
- Не минимизируйте затраты любой ценой – это может сказаться на качестве работы. Лучше четко обосновать каждую статью расходов.
Этап 2 — Выбор донора:
- При выборе донора ориентируйтесь более чем на один источник получения требуемых средств;
- Заведите и пополняйте базу контактов действующих и потенциальных доноров;
- Обращайтесь сильно заранее планируемых трат, чтобы в случае неудачи (например, неполучения гранта) было время обратиться к другим источникам до начала проекта;
- Не забывайте про внутренние источники;
- Узнавайте сроки формирования бюджета корпоративного донора и обращайтесь заранее;
- С крупным донором настраивайтесь на общение вдолгую, первично – установить доверие, а не получить средства;
- Анализируйте уже поддержанные донорами социальные инициативы, чтобы понять их мотивацию и логику;
- Не жалейте времени на подготовку к переговорам: сбор информации, разработку презентационных материалов, репетицию выступления и т.д.
Этап 3 — Обращение
- Не бегите сразу везде. Сделайте матрицу решений и выберите наиболее логичный путь;
- Не ходите к корпоративным донорам на «холодные встречи», найдите и посещайте места, где завязываются знакомства с потенциальными донорами: форумы, встречи тематических сообществ и т.д., просите знакомых дать вам рекомендацию;
- Ходите на переговоры вдвоем – не так страшно, если один растерялся – другой может подхватить;
- Не забывайте на встречи презентационные материалы;
- Будьте настойчивым, но не назойливым;
- При переговорах не забывайте, что не попрошайничаете, а предлагаете вложить средства в реально важное социально-значимое дело;
- Чтобы понять, что хочет донор, нужно его внимательно слушать, а не только говорить самому;
- Не давайте невыполнимых обещаний, в стремлении услышать «да» от донора;
- Будьте гибкими, готовыми предложить разные варианты сотрудничества.
Этап 4 — Выводы и благодарности
- Не выгорайте от отказов: сказанное тебе «нет» не значит: «ты — плохой», или «твой проект – плохой». Постарайтесь выяснить причину отказа, сделайте выводы и приступайте к новой попытке;
- Спрашивайте у самого донора о приемлемых для него видах благодарности;
- Установите для себя правило: включать по возможности в проект публичное мероприятие, куда приглашать донора – «лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать»;
- Начинайте формировать отчетность и придумывать форму благодарности донору заранее до завершения проекта;
- Назначьте ответственного за этап «Благодарность», чтобы никого не забыть, поблагодарить вовремя и уместным способом.
Все этапы фандрайзинг-цикла связаны друг с другом, поэтому улучшая свои действия на каждом шаге, вы в целом будете добиваться лучших результатов.
Материал подготовлен по результатам дискуссий на онлайн-курсе «Поиск средств для НКО», организованного Центром развития некоммерческих организаций (Санкт-Петербург), проектом Кухня НКО. Курс открыт для прохождения в свободном режиме.
Материал опубликован в рамках проекта, который реализуется с использованием гранта Президента Российской Федерации на развитие гражданского общества, предоставленного Фондом президентских грантов.