Введение
За время работы некоммерческой организации накапливается большое количество разнообразных документов – кадровые документы, договоры, протоколы и решения органов управления, отчетность и многое другое. Документы нужно собирать, систематизировать, хранить, и ни один нельзя уничтожить раньше срока, установленного законодательством.
Одно из решений систематизации документов, организации их учета и хранения – специальный документ, который называется «номенклатура дел». Номенклатура дел является частью внутренних правил, регламентирующих делопроизводство (документооборот) в организации. Другие правила организации работы с документами могут содержаться в регламентах и инструкциях по делопроизводству, положении о взаимодействии отделов или в должностных инструкциях работников. Для отдельных документопотоков могут разрабатываться и утверждаться специальные локальные акты, например, положение о договорной работе.
Номенклатура дел используется, чтобы систематизировать, «разложить по полочкам» документы внутри организации, иными словами — это основа для формирования документального фонда организации. Все документы в НКО раскладываются в отдельные папки (электронные или физические), в зависимости от темы (содержания) или структурного подразделения, к которому они относятся.
На языке учета и хранения документов каждая такая папка называется «дело». Как правило, оно имеет свой номер (индекс) и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Как правило, номенклатура дел отражает сроки хранения тех или иных документов, а также место их хранения. Для удобства в номенклатуре дел можно указать лиц (должности), которые отвечают за формирование тех или иных «дел». Например, за протоколы общих собраний отвечает руководитель организации, а на документы бухгалтерского (налогового) учета – главный бухгалтер.
Для чего вводится практика работы с номенклатурой дел в НКО? Выделяют следующие цели:
- систематизация (группировка) и учет всех документов;
- обеспечение сохранности и быстрого поиска документов;
- удобство использования правил формирования и хранения документов в НКО в зависимости от их сути и времени создания.
Из чего состоит номенклатура дел?
В каждой НКО номенклатура дел формируется индивидуально с учетом организационно-правовых особенностей и фактической деятельности. Утвержденной формы номенклатуры дел нет. Как правило, номенклатура дел содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации в НКО и иной административной документации, а также другие разделы, включающие список дел, относящихся к:
- различным структурным подразделениям;
- различными органами управления;
- различным видам учета (кадровый, бухгалтерский);
- различным видам услуг или направлениям работы в НКО;
- специальные блоки в связи с соблюдением требований законодательства (персональные данные, охрана труда и противопожарная безопасность и т.д.).
Структура номенклатуры дел в НКО также может в себя включать разделы, связанные с реализацией отдельных программ и проектов.
Разработка номенклатуры дел
Разработка номенклатуры дел в некоммерческой организации состоит из нескольких этапов:
1) Разработка классификационной схемы (структуры) номенклатуры дел, которая будет отражать организационную специфику вашей НКО. За основу схемы можно взять список обязательных документов, которые проверяет Минюст. Подробнее об этом в нашем предыдущем материале.
2) Проведение аудита состава документов в НКО для составления номенклатуры дел. Здесь два важных момента. Первое – необходимо изучить и сделать опись того, что уже есть в организации. Второе – проведите внутренний аудит на предмет необходимых документов в силу законодательства или устава, которые отсутствуют в организации.
3) Составление заголовков (наименований) дел – наименование папок для хранения документов.
4) Индексация дел. Индекс дела состоит из кода (цифрового или буквенно-цифрового). Это удобный инструмент, чтобы быстро ориентироваться в большом объеме документов, в том числе по хронологии.
5) Определение ответственных лиц (должности, отделы, иные структурные подразделения). Ответственное лицо контролирует сбор документов, размещение их в папках и хранение документов. Такой подход дисциплинирует, появляется зона ответственности.
6) Определение сроков хранения дел. У каждого вида документов есть свои сроки хранения, установленные законодательством. Об этом далее.
При составлении номенклатуры дел в первую очередь следует руководствоваться уставом. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности коллегиальных и иных органов управления в НКО. Например, одно из самых массовых нарушений у НКО, которое выявляет Минюст – это неисполнение требование собственного устава (нет обязательных протоколов и решений органов управления). Именно поэтому правовой аудит обязательных документов в НКО всегда начинается с устава.
Принципы работы с учётом и хранением документов в НКО
Для того, чтобы номенклатура дел была эффективным инструментом систематизации, учета и хранения документов в НКО, необходимо следовать следующим принципам работы:
- Определение ответственных лиц за конкретные разделы («дела») номенклатуры.
- Требования к ведению номенклатуры дел должны быть закреплены в инструкции по делопроизводству.
- Номенклатура дел (ее структура) подлежит ежегодной корректировке. Оптимальный срок корректировки – раз в год или в иных случаях в зависимости от новых статусов, проектов и направлений деятельности.
- Осуществление контроля ведения номенклатуры дел. Речь про внутренний аудит, который можно проводить своими силами. Такой аудит проводится ежегодно ответственным лицом в декабре или январе. Проверку может инициировать, например, руководитель организации, главный бухгалтер или ревизор (при его наличии в структуре органов управления). Задача аудита – проверить, а выполняют ли ответственные лица свои обязанности (комплектность документов, наличие оригиналов, учет документов в реестрах и пр.).
- Учет различных вариантов хранения в организации документов: на физических (материальных) носителях и в электронной форме. В идеале электронные документы также должны систематизироваться в информационной системе (в облаке или на общем сервере) в соответствии с номенклатурой дел организации и индексироваться в порядке, установленном в отношении дел, сформированных из документов на бумажном носителе.
Сроки хранения документов
Некоммерческие организации, как и любые другие, в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» обязаны обеспечивать сохранность документов, в том числе документов по личному составу (кадровые документы), в течение сроков их хранения, установленных законодательством. За нарушения срока хранения документов предусмотрены серьезные штрафы. Кроме того, часть документов после ликвидации НКО передается в государственный или муниципальный архив.
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, утвержден Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236.
Срок хранения документов разный. Например, такие кадровые документы как приказы, распоряжения по личному составу должны храниться 50 или 75 лет в зависимости от даты составления документа.
Сроки хранения документов могут устанавливаться и иными нормативными актами. Так, в соответствии с частью 1 статьи 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению НКО в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
Примерная форма номенклатуры дел
Далее приведем примерную форму номенклатуры дел автономной некоммерческой организации, где
— структура органов управления: общее собрание учредителей, директор,
— в штате два сотрудника (директор и главный бухгалтер).
Данную номенклатуру дел в качестве базового образца можно использовать и в других видах НКО.
Так, если по форме ваша НКО корпоративная и имеет членство (общественные организации, ассоциации и союзы), то в структуре номенклатуры дел должны быть отражены документы, связанные с ведением членства (положение о членстве, заявления о приеме и выходе из членства, реестр членов и т.д.), а если НКО имеет статус благотворительной организации – в вашей организации должны быть, предусмотренные Федеральным законом от 11.08.1995 N 135-ФЗ «О благотворительной деятельности и добровольчестве (волонтерстве)» (благотворительная программа и иные документы, сопровождающие ведение благотворительной деятельности).
| Индекс дела | Наименование дела | Место (форма) хранения | Срок хранения | Ответственное лицо (отдел) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Административная работа | ||||
| 01-01 | Учредительные документы (действующий устав, редакции ранее действующих уставов, свидетельство о регистрации, протокол и создании, сведения о регистрации в ФНС и пр). | Кабинет (директор) | Постоянно | Директор |
| 01-02 | Приказы директора по основной деятельности | Кабинет (директор) | Постоянно | Директор |
| 01-03 | Журнал регистрации приказов директора по основной деятельности | Электронная форма (яндекс.диск – ссылка …) | До минования надобности | Директор |
| 01-04 | Протоколы Общего собрания учредителей, | Кабинет (директор | Постоянно | Директор |
| 01-05 | Отчеты о целевом использовании средств | Кабинет (директор) | Постоянно | Директор |
| 01-06 | Письма (исходящая корреспонденция) | Кабинет (директор) | Не менее 3х лет или в течении сопутствующих договорных обязательств с контрагентом. | Директор |
| 01-07 | Письма (Входящая корреспонденция) | Кабинет (директор) | Директор | |
| Кадровое делопроизводство | ||||
| 02-01 | Личные дела работников по трудовым договорам | Кабинет (директор) | 50 лет | Директор |
| 02-02 | Трудовые договоры (+ дополнительные соглашения) | Кабинет (директор) | 50 лет | Директор |
| 02-03 | Штатные расписания | Кабинет (директор) | 50 лет | Главный бухгалтер |
| 02-04 | Приказы по личному составу | Кабинет (директор) | 50 лет | Директор |
| 02-05 | Журнал регистрации приказов по личному составу | Электронная форма (яндекс.диск – ссылка …) | До минования надобности | Директор |
| 02-06 | Табели учета рабочего времени | Кабинет (директор) | 5 лет | Главный бухгалтер |
| 02-07 | Расчётно-платёжные ведомости | Кабинет (директор) и 1С | 6 лет | Главный бухгалтер |
| 02-08 | Графики отпусков | Кабинет (директор) | 3 года | Директор |
| 02-09 | Документы воинского учета | Кабинет (директор) | 50 лет | Директор |
| 02-10 | Документы по охране труда и пожарной безопасности | Кабинет (директор | 50 лет | Директор |
| 02-11 | Локальные нормативные акты по трудовым отношениям (Правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и т.д.) | Кабинет (директор | 5 лет | Директор |
| Договорная работа | ||||
| 03-01 | Договоры с поставщиками – юридическими лицами и ИП | Кабинет (директор) | 5 лет | Директор |
| 03-02 | Договоры гражданско-правового характера (ГПХ), в том числе с самозанятыми | Кабинет (директор) | 5 лет | Директор |
| 03-03 | Договоры с волонтерами | Кабинет (директор) | 5 лет | Директор |
| 03-04 | Договоры с благотворителями | Кабинет (директор) | 5 лет | Директор |
| 03-05 | Соглашения о сотрудничестве | Кабинет (директор) | 5 лет | Директор |
| 03-06 | Единый реестр договоров | Электронная форма (яндекс.диск – ссылка …) | До минования надобности | Директор |
| Бухгалтерия (бухгалтерский, налоговый учет) | ||||
| 04-01 | Первичные документы (акты, счета, накладные, выписки банка) | Кабинет (директор) | 5 лет | Главный бухгалтер |
| 04-02 | Налоговые декларации | Кабинет (директор) | 5 лет | Главный бухгалтер |
| 04-03 | Расчеты по страховым взносам | Кабинет (директор) | 50 лет | Главный бухгалтер |
| 04-04 | Регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы операций, учетные карточки, ордера, ведомости, инвентарные списки) | Кабинет (директор) | 5лет (при условии проведения проверки) | Главный бухгалтер |
| 04-05 | Документы учетной политики | Кабинет (директор) | 5 лет (после замены на новые) | Главный бухгалтер |
| 04-06 | Годовая бухгалтерская отчетность | Кабинет (Директор) | Постоянно | Главный бухгалтер |
| 04-07 | Книги учета доходов и расходов | Кабинет (Директор) | 5 лет | Главный бухгалтер |
| Программы, сметы | ||||
| 05-02 | Смета доходов и расходов по проектам | Кабинет (Директор) | 5 лет | Главный бухгалтер |
| 05-03 | Положения о программах организации | Кабинет (Директор) | 5 лет | Директор |
| Персональные данные | ||||
| 06-01 | Локальные нормативные акты по персональных данным (положение об обработке персональные данных, политика и пр.) | Кабинет (Директор) | Постоянно | Директор |
| 06-02 | Документы, подтверждающие надлежащую обработку персональных данных (уведомление в Роскомнадзор, согласия на обработку персональных данных) | Кабинет (Директор) | 3 года, после прекращения договорных отношений | Директор |
Материал подготовлен в рамках проекта БФ «Добрый город Петербург», реализуемого с использованием гранта Президента Российской Федерации на развитие гражданского общества, предоставленного Фондом президентских грантов.