IT сервисы для проектной работы НКО

Работа над проектом НКО – это, как правило, деятельность нескольких членов команды, в процессе которой они могут совместно: 

• разрабатывать проектную документацию, 

• проводить планирование, в ходе которого расставлять задачи в календари или таск-менеджеры, назначать ответственных, делать обзор статусов поставленных ранее задач; 

• решать рабочие вопросы, 

• подготавливать внутренние и внешние документы, отчеты, 

• подводить итоги и т.д. 

В 2020 году пандемия COVID-19 перевела большую часть команд на удаленную работу. Конечно, до 2020 года уже существовали команды, активно работавшие в онлайн-пространстве, но именно события 2020-2021 года вынудили некоммерческие организации активнее переходить в онлайн, чтобы выжить и продолжить работу над текущими проектами. 

Как же решать все перечисленные задачи, когда члены команды разделены километрами расстояния? Мы подготовили обзор IT-инструментов, которые могут пригодиться некоммерческим организациям для эффективной проектной работы в современных условиях, в том числе поговорим о:

1. системах управления проектами, задачами и календарях,
2. мессенджерах и их применении в управлении проектами,
3. облачных хранилищах и организации совместной работы с документами,
4. базах знаний организаций.

Важно отметить, что сервисов и инструментов — огромное количество, и в рамках данного обзора мы делаем акцент именно на тех из них, которые использовали сами и можем оценить их достоинства и недостатки. 

1. Системы управления проектами, задачами и календари

Google Календарь + Google Таблицы

Один из самых простых способов начать управлять проектами и задачами онлайн — это использовать сервисы Google Календарь и Google Таблицы. В Таблицах можно зафиксировать или проработать как линейный список задач, например, по методу 5W+1H, так и диаграмму Гантта. А в Календаре можно распределить задачи по времени. Система будет уведомлять о наступлении событий, а с помощью цветовых меток можно отмечать различные статусы задач.

Trello

Trello помогает командам эффективно решать рабочие задачи, если работа команды ведется идет в методологии Kanban.

Если кратко, то канбан — это метод управления проектами, особенностью которого является визуализация рабочих процессов с помощью досок, на которых задачи размещаются в виде карточек, а статусы задач реализованы в виде столбцов с соответствующими названиями: «запланировано», в работе», «на проверке», «завершено». Такой способ организации работы над проектом отличается прозрачностью и наглядностью, вся команда в одном месте видит состояние всех задач.

В Trello работа над проектом строится на досках. Карточки на доске содержат название, описание, сроки, ответственного, документы, чек-листы, обсуждения — всё, что необходимо для постановки и контроля выполнения задач. Также у сервиса Trello есть возможность интеграции с другими сервисами. Например, есть надстройка (или как это называется в Trello – «улучшение») для Gmail, с помощью которой можно письма сразу «превращать» в карточки с задачами на доске Trello. Другое «улучшение» поможет тем организациям, которые используют мессенджер Slack для общения – с Trello можно связать с вашими каналами в этом мессенджере и получать уведомления об изменении статусов зада автоматически.  

Workflowy

Сервис Workflowy сильно выделяется на фоне других систем управления проектами. Уникальностью этого сервиса является то, что он одновременно сочетает в себе и систему списков, и канбан доску. Систему списков, кстати, можно использовать как для личных дел (покупки, например), так и для проектных задач (разбить проект на логические блоки, заполнить их перечнем задач, создать для задач описание, приложить документы или ссылки, отмечать выполненные задачи). Относительно недавно была добавлена функция, которая позволяет линейный список задач превратить в канбан доску по аналогии с сервисом Trello.  Списки могут иметь бесконечный уровень вложенности. С каждым уровнем вложенности можно работать как с самостоятельным проектным пространством, одновременно используя и списки, и канбан доски. К любому уровню вложенности можно давать доступ членам команды с различными правами (чтение или чтение+редактирование). 

ЛидерТаск

Таск-менеджер для совместной работы. Приложение подходит для управления проектами любой сложности. В ЛидерТаске можно давать поручения сотрудникам, оценивать их эффективность и получать уведомления. Есть удобные опции: канбан-доски (можно разбить проект на этапы и распределить задачи по стадиям), повторяющиеся задачи, которые помогают автоматизировать рутину. Из особенностей: метки для приоритизации задач, подзадачи с бесконечной вложенностью, фильтр задач по 20 критериям.

2. Мессенджеры и их применение в управлении проектами

Мессенджер или Система мгновенного обмена сообщениями – это программы и службы для обмена сообщениями в реальном времени через интернет. С начала пандемии они буквально заполонили собой пространство общения. Но помимо мессенджеров, используемых для личного общения, есть еще и специально приспособленные для рабочих нужд. 

Мессенджеров для личного общения огромное множество. Самые распространенные в России по данным статистики (в конце 2020 — начале 2021 года) это: WhatsApp (58%), Telegram (32%), Viber (2%), Facebook (1,7%). В этих мессенджерах люди пользуются чатами, звонят, передают контент. 

Наиболее популярные мессенджеры для работы в России это: Skype, Facebook Messenger, Slack, Microsoft Teams, Discord, Rocket Сhat. 

Чтобы ответить на вопрос, как же выбирать между ними и не удариться во вкусовщину, приведем ключевые параметры выбора между мессенджерами:

1. Нужно ли (и можно ли) устанавливать мессенджер на собственный сервер или нет? Кроме случаев, если вы работаете в закрытой организации без выхода в интернет, предпочтительный ответ будет «не нужно устанавливать на свой сервер».
2. Нужно ли объединение сотрудников в единую адресную книгу? Если у вас небольшая организация (до 30 чел), то эта опция вам не нужна. В крупных же организациях без этого будет сложно найти нужного сотрудника.
3. Нужно ли через мессенджер управлять задачами проекта? В большинстве случаев это не нужно, но если вы рассматриваете мессенджер именно в ключе инструмента проектного менеджмента, то такая опция пригодится.
4. Имеется ли в мессенджере чат-боты? Это микро-сервисы внутри мессенджера, которые позволяют автоматизировать часть рутинных задач. Ими пользуются далеко не все, но, если разобраться, чат-боты сильно упрощают жизнь. Например, если ваша организация консультирует благополучателей по каким-то типовым повторяющимся вопросам (допустим, юридическая помощь), то с помощью чат-бота можно оптимизировать этот процесс, исключив или минимизировав участие человека. Благополучатель на сайте или в мессенджере задает вопросы чат-боту, в базе вопросов находится ответ на этот вопрос и отправляется пользователю. Только в том случае, если подходящего ответа не найдено, можно подключить консультанта.
5. Какие есть возможности и ограничения по аудио и видеосвязи? Мессенджеры в первую очередь предназначались для передачи текстовых сообщений, но в 20-х годах нашего века мультимедийные возможности мессенджеров шагнули сильно вперед и в диалогах участвуют аудио и видео сообщения, файлы, аудио и видео звонки, опросы и голосования, гео-метки, ссылки и многое другое. 
6. Какие возможности мессенджера по обеспечению безопасности передачи данных. Важно, чтобы информация в процессе общения была под защитой.
7. На каких устройствах и системах может работать мессенджер? Сейчас уже большинство пользователей привыкло к тому, что мессенджером можно пользоваться где угодно: с мобильного телефона, с компьютера — и в браузере и в самой системе, причем этих систем и браузеров тоже много. Поэтому хорошо, если мессенджер кроссплатформенный, то есть не привязан к одной конкретной платформе. 

Пожалуй, всем перечисленным требованиям соответствует мессенджер Telegram. После того, как РКН снял блокировку Telegram в России (то есть его использование полностью легально), его аудитория активно растет, и по оценкам экспертов скоро он может потеснить WhatsApp. Ниже приведем ключевые особенности, которые выделяют Telegram среди других мессенджеров.

• полностью бесплатный и на русском языке;
• кроссплатформенность — запускать и использовать Telegram можно практически на любом современном устройстве, подключенном к интернету;
• синхронизация: отправленные сообщения мгновенно синхронизируются между всеми устройствами, на которых получатель(и) авторизованы;
• возможность редактировать отправленные сообщения: иногда мы допускаем ошибки, Telegram один из немногих мессенджеров, который позволяет редактировать отправленные сообщения (WhatsApp и Viber, например, это пока не умеют);
• возможность группировать чаты в папки: если у вас много групповых чатов, то их можно объединить в папки для простоты навигации, задав им названия и графические обозначения;
• многопользовательские групповые аудио и видео звонки — совсем недавно Telegram анонсировал возможность проведения аудио/видео конференций на нескольких пользователей — до 30 (раньше можно было звонить только один на один), так Telegram  создает конкуренцию популярному сервису Zoom;
• интеграция — Telegram позволяет объединять в одно рабочее пространство несколько независимых сервисов, например, систему управления задачами Trello, о которой говорили в предыдущем пункте. 
• чат-боты — Telegram позволяет работать с ботами, которые помогают автоматизировать ряд рутинных задач пользователя: напоминать о событиях в календаре, обрабатывать входящие звонки, преобразовывать голосовые сообщения в текст и т.п.;
• возможность отправлять отложенные сообщения, гибкая настройка уведомлений, настройка внешнего вида по своему вкусу и множество других возможностей, про которые можно прочитать в официальном блоге  https://telegram.org/blog

Из личного опыта удаленной работы автора на протяжении почти всего 2020 года и части 2021 на Telegram приходилось около 80% всех коммуникаций, а оставшиеся 20% — на Zoom.

3. Облачные хранилища и организация совместной работа с документами

Пожалуй, ушли в прошлое те времена, когда можно было услышать «у меня этот файл остался на рабочем компьютере». Сейчас и удобнее, и безопаснее информацию хранить в облачных хранилищах — когда данные хранятся на многочисленных распределённых в интернет-серверах, к которым пользователи получают доступ.  В такой модели ключевыми являются две функции: 1) обеспечение доступа к данным с любого устройства и из любой точки мира, где есть интернет; 2) совместная работа с данными сразу несколькими пользователями. Такими возможностями обладают множество цифровых платформ как в России, так и за рубежом, но из наиболее популярных можно выделить две — Google Диск и Яндекс Диск. По функционалу эти системы похожи, но компания Яндекс реализовала функцию совместного редактирования только в апреле 2021 года, в то время как Google предоставляет такую возможность последние 15 лет. В связи с этим опыт работы с системой Google Диск значительно больше.

Итак, что позволяет делать сервис Google Диск? В первую очередь, это облачное хранилище. Бесплатно каждому пользователю предоставляется 15 Гб — то есть статью, которую вы сейчас читаете, в этом хранилище можно было бы разместить 800 тыс. раз. При необходимости всего за 1000 рублей в год пространство можно расширить до 100 Гб, есть и другие тарифы. В это хранилище можно загружать внешние файлы, например, с компьютера или смартфона, а также создавать непосредственно с помощью Google Диск.

Второй ключевой функцией, для которого, пожалуй, и создавался Google Диск, является возможность «поделиться», или, другими словами, предоставить доступ к сохраненным на Google Диске файлам другим пользователям. Доступ предоставляется исходя из двух соображений: кто может видеть файлы и что с ними делать. Видимость может быть ограничена либо конкретными людьми, чьи адреса перечисляются в свойствах доступа к файлам, либо доступ можно организовать по ссылке, которая будет передана тем, кому эти файлы предназначались (в том числе неограниченному числу людей). Права доступа к файлам имеют три уровня: только чтение, чтение и комментирование (по аналогии с комментариями в MS Word), и редактирование, то есть полный доступ. 

Третьей важной особенностью Google Диска является возможность совместного редактирования документов. То есть несколько человек (кстати, их количество не ограничивается) могут одновременно работать с одним или несколькими документами. Если раньше при необходимости нескольким людям внести правки в один документ это можно было сделать только последовательно, пересылая его, например по почте, то здесь это можно делать в режиме реального времени, не боясь потерять внесенные кем-то изменения. 

По умолчанию Google Диск позволяет создавать папки и файлы, файлы могут быть текстовыми документами, электронными таблицами, презентациями, формами, векторными рисунками. Кроме того, Google Диск поддерживает установку дополнений, которые расширяют допустимые к созданию и редактированию типы файлов на несколько десятков. 

В заключении этого раздела хочется сказать, что Google — это не просто набор цифровых инструментов, а целая экосистема, авторизовавшись в любом из сервисов которой вы получаете доступ ко всем остальным с мобильного телефона и планшета или с компьютера: электронная почта, календарь, контакты, облачное хранилище и редактор файлов, магазин приложений, книг и фильмов, мессенджер, переводчик, фотографии, платежная система и др. (всего более 30 активных сервисов).

4. Базы знаний организаций

База знаний организации – это онлайн справочник организации, где сотрудники могут создавать, хранить, находить, редактировать необходимую для работы информацию. 

Зачем нужна база знаний? В небольшой организации с малым числом одновременно реализуемых проектов и процессов база знаний — скорее излишество, большая часть информации вполне умещается в нескольких документах на локальном или облачном хранилище. Но когда организация достигает определенного уровня развития (по числу сотрудников, по количеству проектов, по числу регламентов правил и т.п.) без базы знаний становится сложно. С помощью базы знаний можно централизованно хранить важную информацию организации, обеспечивать равный доступ ней для всех сотрудников, повышать скорость обучения новых сотрудников, облегчать поиск регулярно необходимой информации, помогать сотрудникам адаптироваться к удаленной работе и организовывать совместную работу с документами. К информации, традиционно хранимой в базе знаний организации, обычно относят: 

• регламенты, инструкции; 
• шаблоны документов; 
• образовательные материалы; 
• контакты сотрудников и их должности; 
• отчеты и архивы документов; 
• текущие рабочие документы; 
• айдентику, логотипы, брендбук организации;
• информацию о внешних взаимодействиях с благополучателями и партнерами.

Как организовать базу знаний в организации? Это можно сделать несколькими способами. Их можно разделить по уровням сложности внедряемых решений: простой, доступный для неспециалистов и имеющий низкий порог вхождения, и более сложный, для внедрения которого понадобится больше времени и определенный уровень компетенций. 

К «простым решениям» можно отнести:

• любые системы облачного хранения (о которых мы писали выше) — Яндекс Диск, Google Диск и другие.  Или  системы для организации заметок, например Evernote. Evernote представляет собой сервис хранения блокнотов и заметок, который достаточно просто можно адаптировать для создания базы знаний. Его удобством является простой и понятный интерфейс, работа с мобильным приложением. Базовый функционал доступен бесплатно с ограничениями по предоставляемому размеру диска для хранения заметок.
• сервисы, обычно используемые для управления проектами и организации командной работы, например, Basecamp, Notion и прочие. Принципиальным отличием этих сервисов с точки зрения реализации базы знаний является тот функционал, которого нет в обычных файловых хранилищах. Например, можно размечать материалы метками (например «инструкции для сотрудников», «реквизиты партнеров» и т.п.), полнотекстовый поиск, который помогает искать информацию по неточным фразам, разграничение прав доступа разных пользователей к разным группам информации. Такие системы подойдут для тех организаций, в которых довольно сложная оргструктура, численность сотрудников — больше 20-30 человек, и есть данные, доступ к которым должен быть ограничен (например, бухгалтерская документация).

Если вы только задумываетесь о начале ведения базы знаний для своей организации, то перечисленные варианты реализации позволят вам сделать первые шаги достаточно быстро.

Если же вы уже поняли, что нуждаетесь в полноценной базе знаний, то в этом вам помогут более сложные решения:

• вики-подобные системы управления контентом: MediaWiki, DocuWiki, Яндекс Wiki.  

Системы MediaWiki и DocuWiki  подходят для организаций, у которых много текстовой информации (инструкции, скрипты, правила и т.п.). Данные сервисы требуют установки на собственный веб-сервер. Установив и настроив их, вы получите возможность резервного копирования и восстановления информации, расширенный поиск по документам, возможность создавать иерархическую структуру для своих данных, возможность устанавливать дополнения и расширения к данным системам. 

Сервис Яндекс Wiki имеет тот же функционал, он работает как веб-сервис (не требует установки на свой сервер), но вы ограничены только теми возможностями, которые предлагает компания Яндекс. Гибкой настройки под свои нужды у вас не будет. 

• отечественная система Битрикс24, в которой есть модуль «База знаний». 

Среди перечисленных специализированных систем для создания базы знаний организации мы рекомендуем в первую очередь обратить внимание именно на Битрикс24 — она полностью на русском языке, доступна онлайн и бесплатно, не требует установки на собственный сервер. И что еще немаловажно, Битрикс24 — это не только база знаний организации, но и система для хранения оргструктуры и должностей, файловое хранилище (с ограниченным объемом в бесплатной версии), система для создания и редактирования онлайн-контента, CRM-система, система полнотекстового поиска информации и многое другое. 

Заключение

В заключении хочется ответить на вопрос, который часто задают в контексте выбора сервисов для управления проектами и цифровизации деятельности организации: «Так какой же сервис самый лучший, что выбрать?» Ответ простой: идеального сервиса не существует. Даже сервис, созданный на заказ для конкретной организации, со временем перестает отвечать требованиям в меняющейся ситуации. В вопросе выбора цифрового сервиса куда важнее не искать идеальное решение, а ответить на вопрос: для чего он нужен, что мы хотим изменить с его помощью. Перечисленные в этом обзоре сервисы решают разные задачи, имеют свои преимущества и ограничения. Мы рекомендуем начать с того сервиса, который поможет вам решить самую острую на данный момент задачу и внедрить его в повседневную жизнь организации. Только так вы сможете понять, что вам подходит, а что — нет. 

Подробнее о различных инструментах управления проектами вы можете узнать на онлайн-курсе «Социальное проектирование для НКО», организованного Центром развития некоммерческих организаций (Санкт-Петербург), проектом Кухня НКО. Он открыт для прохождения в свободном режиме. 

Материал опубликован в рамках проекта, реализуемого с использованием гранта Президента Российской Федерации на развитие гражданского общества, предоставленного Фондом президентских грантов.