Автор Мария Тулина — бухгалтер, консультант по финансовой грамотности и госзакупкам для НКО, выпускница Школы региональных экспертов.
Электронная цифровая подпись — комбинация знаков или паролей, которая служит эквивалентом обычной подписи на бумаге. По сути подпись — это специально сгенерированный файл с цифрами, который крепится к электронному документу. Этот файл отвечает на три главных вопроса:
- Кто подписал документ?
- Когда подписали документ?
- Есть ли у этого человека полномочия?
Зачем нужна электронная подпись
Электронная подпись понадобится тем, кто собирается использовать в работе электронные документы, сдавать отчетность и получать услуги в интернете.
Вот как используют электронную подпись юридические лица:
- Работают с электронными документами, которые не надо печатать на бумаге. Государство признает такие документы имеющими юридическую силу.
- Передают электронные налоговые декларации в ИФНС, отчетность в ПФ, ФСС, Росстат.
- Подписывают документы в системе дистанционного банковского обслуживания, где можно удаленно оформить платеж и получить другие банковские услуги.
- Вносят изменения, ликвидируют и перерегистрируют организации.
- Оформляют трудовые отношения с удаленным сотрудником.
- Участвуют в электронных торгах, где подписывают заявки на тендеры и тендерную документацию в электронном виде.
- Подписывают служебные электронные документы внутри организации.
- Оформляют электронные заявки на патенты, сделки с собственностью и др.
Все эти операции призваны облегчить жизнь — экономить на бумажном документообороте, меньше бегать по инстанциям, получать государственные услуги удаленно и т. п.
Основное преимущество ЭЦП – надежность. Обычную подпись просто подделать, а электронная имеет высокий уровень защиты от фальсификаций.
Есть три вида электронных подписей. Они отличаются сферой применения и степенью надёжности.
Простая электронная подпись
Это комбинация цифровых данных, с помощью которых можно идентифицировать личность. Простой пример — логин и пароль, которые вводим на сайтах для авторизации, или смс-код, который присылают на телефон для входа в личный кабинет. Это электронная подпись для повседневной жизни.
Недостатки
Простая электронная подпись не имеет юридической силы. Её нельзя использовать для подачи документов в государственные инстанции, а также для участия в торгах по 44-ФЗ и 223-ФЗ.
Неквалифицированная электронная подпись
Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) — чаще всего это ключ, хранящийся на USB-носителе. Иногда НЭП может создать программа, в которой работаете (только она и опознает эту подпись). Функционал такой подписи тоже частично ограничен.
Недостатки
НЭП подходит скорее физлицам. НКО неквалифицированная электронная подпись подойдёт только при внушительном объёме внутреннего или внешнего документооборота, в других ситуациях её функционала может быть недостаточно.
Квалифицированная электронная подпись
Наиболее совершенный вид электронной подписи — усиленная квалифицированная подпись (КЭП). Это ключ, сформированный с помощью сертифицированных криптографических средств, который записывается на USB-носитель.
Ключ электронной подписи указан в сертификате, который выдаёт удостоверяющий центр, аккредитованный в Минкомсвязи и ФНС России.
КЭП состоит из:
— закрытого ключа, который генерирует электронную подпись,
— открытого ключа для проверки подлинности подписи,
— сертификата ЭП с данными о владельце подписи и об удостоверяющем центре.
КЭП способна обеспечить надёжную защиту информации от посторонних лиц, а степень конфиденциальности данных владелец устанавливает сам. Данные будут защищены даже когда срок действия ключа истечёт.
Для работы с квалифицированной подписью потребуются:
· Флеш-накопитель (с 1 января 2022 года только особые типы).
· Средство криптозащиты (шифрования данных). Например, КриптоПро.
· Установленный личный сертификат.
· Установленные библиотеки для электронной подписи.
Где можно применять? Если коротко — везде.
Недостатки
У КЭП существует один недостаток: нужно ежегодно оплачивать сертификат электронной подписи.
Подытожим:
- Выбор подписи зависит от задач, которые стоят перед НКО.
- Простая электронная подпись не имеет юридической силы и пригодна лишь для стандартных ежедневных задач, например, для доступа на интернет-сайты.
- Неквалифицированная подпись подойдёт, если ваша компания имеет большой объём внутреннего или внешнего документооборота.
- Квалифицированная подпись позволит работать с государственными порталами, дистанционно отправлять документы, зарегистрировать онлайн-кассу и участвовать в электронных торгах.
Подробно о том, как получить, установить и работать с квалифицированной электронной подписью и пойдет речь в видео:
Ролик 1. Как получить ЭЦП — о том, где и как получают ЭЦП физические лица и НКО.
Ролик 2. Регистрация и настройка учетной записи Госуслуг для настройки портала для работы с ЭЦП.
Ролик 3. Подготовка рабочего места для работы с ЭЦП — расскажет о программах, необходимых для работы с квалифицированными сертификатами и о том, где их найти.
Ролик 4. Установка электронно-цифровой подписи на компьютер — поможет найти и установить нужную ЭЦП, а также расскажет о том, как проверить, есть ли у вас установленные подписи, и какие подписи хранятся в реестре на флеш-носителе или токене.
Ролик 5. Копирование ЭЦП и ее отправка (актуален для тех сертификатов, которые выпускают Аккредитованные удостоверяющие центры).
Ролик 6. Личный кабинет юридического лица на портале Госуслуг расскажет о том, как создать ЛК НКО и для чего он нужен.
Ролик 7. Регистрация НКО или внесение изменений при помощи электронно-цифровой подписи — познакомит вас с регистрационными действиями для некоммерческих организаций с использованием ЭЦП.
Ролик 8. Где НКО может использовать электронно-цифровую подпись даст обзор существующих систем для сдачи отчетности, а также расскажет о других возможностях использования ЭЦП.
Материал подготовлен в рамках проекта, реализуемого с использованием гранта Президента Российской Федерации на развитие гражданского общества, предоставленного Фондом президентских грантов.