Что такое электронная цифровая подпись (ЭЦП), как ее получить и использовать

Автор Мария Тулина — бухгалтер, консультант по финансовой грамотности и госзакупкам для НКО, выпускница Школы региональных экспертов.

Электронная цифровая подпись — комбинация знаков или паролей, которая служит эквивалентом обычной подписи на бумаге. По сути подпись — это специально сгенерированный файл с цифрами, который крепится к электронному документу. Этот файл отвечает на три главных вопроса: 

  1. Кто подписал документ? 
  1. Когда подписали документ? 
  1. Есть ли у этого человека полномочия? 

Зачем нужна электронная подпись 

Электронная подпись понадобится тем, кто собирается использовать в работе электронные документы, сдавать отчетность и получать услуги в интернете. 

Вот как используют электронную подпись юридические лица: 

  1. Работают с электронными документами, которые не надо печатать на бумаге. Государство признает такие документы имеющими юридическую силу. 
  1. Передают электронные налоговые декларации в ИФНС, отчетность в ПФ, ФСС, Росстат. 
  1. Подписывают документы в системе дистанционного банковского обслуживания, где можно удаленно оформить платеж и получить другие банковские услуги. 
  1. Вносят изменения, ликвидируют и перерегистрируют организации. 
  1. Оформляют трудовые отношения с удаленным сотрудником. 
  1. Участвуют в электронных торгах, где подписывают заявки на тендеры и тендерную документацию в электронном виде. 
  1. Подписывают служебные электронные документы внутри организации. 
  1. Оформляют электронные заявки на патенты, сделки с собственностью и др. 

Все эти операции призваны облегчить жизнь — экономить на бумажном документообороте, меньше бегать по инстанциям, получать государственные услуги удаленно и т. п. 

Основное преимущество ЭЦП – надежность. Обычную подпись просто подделать, а электронная имеет высокий уровень защиты от фальсификаций. 

Есть три вида электронных подписей. Они отличаются сферой применения и степенью надёжности. 

Простая электронная подпись 

Это комбинация цифровых данных, с помощью которых можно идентифицировать личность. Простой пример — логин и пароль, которые вводим на сайтах для авторизации, или смс-код, который присылают на телефон для входа в личный кабинет. Это электронная подпись для повседневной жизни. 

Недостатки 

Простая электронная подпись не имеет юридической силы. Её нельзя использовать для подачи документов в государственные инстанции, а также для участия в торгах по 44-ФЗ и 223-ФЗ. 

Неквалифицированная электронная подпись 

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) — чаще всего это ключ, хранящийся на USB-носителе. Иногда НЭП может создать программа, в которой работаете (только она и опознает эту подпись). Функционал такой подписи тоже частично ограничен. 

Недостатки 

НЭП подходит скорее физлицам. НКО неквалифицированная электронная подпись подойдёт только при внушительном объёме внутреннего или внешнего документооборота, в других ситуациях её функционала может быть недостаточно. 

Квалифицированная электронная подпись 

Наиболее совершенный вид электронной подписи — усиленная квалифицированная подпись (КЭП). Это ключ, сформированный с помощью сертифицированных криптографических средств, который записывается на USB-носитель. 

Ключ электронной подписи указан в сертификате, который выдаёт удостоверяющий центр, аккредитованный в Минкомсвязи и ФНС России. 

КЭП состоит из: 

— закрытого ключа, который генерирует электронную подпись, 

— открытого ключа для проверки подлинности подписи, 

— сертификата ЭП с данными о владельце подписи и об удостоверяющем центре. 

КЭП способна обеспечить надёжную защиту информации от посторонних лиц, а степень конфиденциальности данных владелец устанавливает сам. Данные будут защищены даже когда срок действия ключа истечёт. 

Для работы с квалифицированной подписью потребуются: 

·                Флеш-накопитель (с 1 января 2022 года только особые типы). 

·                Средство криптозащиты (шифрования данных). Например, КриптоПро. 

·                Установленный личный сертификат. 

·                Установленные библиотеки для электронной подписи. 

Где можно применять? Если коротко — везде. 

Недостатки 

У КЭП существует один недостаток: нужно ежегодно оплачивать сертификат электронной подписи. 

Подытожим: 

  • Выбор подписи зависит от задач, которые стоят перед НКО. 
  • Простая электронная подпись не имеет юридической силы и пригодна лишь для стандартных ежедневных задач, например, для доступа на интернет-сайты. 
  • Неквалифицированная подпись подойдёт, если ваша компания имеет большой объём внутреннего или внешнего документооборота. 
  • Квалифицированная подпись позволит работать с государственными порталами, дистанционно отправлять документы, зарегистрировать онлайн-кассу и участвовать в электронных торгах. 

Подробно о том, как получить, установить и работать с квалифицированной электронной подписью и пойдет речь в видео:  

Ролик 1.Как получить ЭЦП — о том, где и как получают ЭЦП физические лица и НКО. 

Ролик 2. Регистрация и настройка учетной записи Госуслуг для настройки портала для работы с ЭЦП. 

Ролик 3.Подготовка рабочего места для работы с ЭЦП — расскажет о программах, необходимых для работы с квалифицированными сертификатами и о том, где их найти. 

Ролик 4.Установка электронно-цифровой подписи на компьютер — поможет найти и установить нужную ЭЦП, а также расскажет о том, как проверить, есть ли у вас установленные подписи, и какие подписи хранятся в реестре на флеш-носителе или токене. 

Ролик 5.Копирование ЭЦП и ее отправка (актуален для тех сертификатов, которые выпускают Аккредитованные удостоверяющие центры). 

Ролик 6.Личный кабинет юридического лица на портале Госуслуг расскажет о том, как создать ЛК НКО и для чего он нужен. 

Ролик 7.Регистрация НКО или внесение изменений при помощи электронно-цифровой подписи — познакомит вас с регистрационными действиями для некоммерческих организаций с использованием ЭЦП. 

Ролик 8. Где НКО может использовать электронно-цифровую подпись даст обзор существующих систем для сдачи отчетности, а также расскажет о других возможностях использования ЭЦП. 

Материалы по теме