6 июля прошло очередное онлайн-кафе на тему «Финансовая отчётность по проектам — это просто».
На встрече участники обсудили, из чего состоит отчёт для донора, виды расходов и подтверждающих документов, лайфхаки организации работы с отчётностью и не только.
Гостями онлайн-кафе были Оксана Сафронова, главный бухгалтер Социального агентства «Здоровье молодёжи» (г.Оренбург) и Ольга Быкова, финансовый менеджер фонда «Добрый город Петербург».
По итогам встречи был сформирован практический чек-лист «Что нужно для подготовки финансового отчёта». Он собран из опыта участников и гостей, не является панацеей, но в нём вы найдёте полезные моменты для самопроверки!
| Чек-лист «Что нужно для подготовки финансового отчёта» | |
| 1) Подготовить форму отчёта из договора с донором, внести в неё статьи и суммы, в соответствии с договором; | |
| 2) Утвердить ответственных лиц за сбор первичной документации; | |
| 3) Определить сроки, к которым будут подводиться промежуточные итоги расходов по проекту и решаться вопрос о необходимости согласования с донором перераспределения средств. Нужна система прогнозирования остатков по проектам (сделать для этого таблицу); | |
| 4) Для хорошего отчёта важен налаженный учёт (финансист и руководитель проекта) – делать для этого ежемесячные сверки по документам; | |
| 5) Составить реестр платежей отдельно по каждой статье; | |
| 6) Подготовить расчётные ведомости с указанием ЗП и налогов, выплаченных каждому сотруднику и привлечённому физ. лицу (договоры ГПХ); | |
| 7) Проверить соответствие сумм в расчётных ведомостях и в реестре платежей; | |
| 8) Проверить, что в шапке отчёта верно указано наименование донора, номер договора и другие данные; | |
| 9) Убедиться, что в первичных документах предмет договора/счёта и срок соответствует фактической проектной деятельности и договору; | |
| 10) Сделать удобную систему наименования и хранения первичных документов; | |
| 11) Подготовить копии платежей и первичных документов в соответствии с реестром платежей (удобно сразу сканировать первичные документы и сохранять сканы полными пакетами); | |
| 12) Убедиться, что общая сумма расходов по реестру платежей соответствует сумме договора. |
Дополнительно по теме можно ознакомиться с презентацией Ольги Быковой, которую она подготовила для онлайн-кафе. Материал доступен сверху и снизу страницы по кнопке «Скачать файл».