Типичные ошибки при работе с бюджетом проекта

Данная статья написана с использованием материалов дискуссионной площадки дистанционного курса «Социальное проектирование в НКО». Участники курса рассказали об ошибках, которые они допускали при составлении бюджета проекта, а также делились своими выводами и рекомендациями.

Данная статья написана с использованием материалов дискуссионной площадки дистанционного курса «Социальное проектирование в НКО». Участники курса рассказали об ошибках, которые они допускали при составлении бюджета проекта, а также делились своими выводами и рекомендациями.

Ошибки и их последствия:

  1. Не всегда получается четко определить и учесть все необходимые статьи расходов. Последствия очевидны – приходилось вкладывать собственные средства или искать софинансирование для покрытия непредвиденных расходов. Поэтому надо больше времени уделять подробному описанию мероприятий в проекте и, соответственно, того, что необходимо для их реализации.
  2. Недооценка личного вклада и «экономия» на себе. Вывод: этого делать нельзя, поскольку это создает недостаточно привлекательный имидж НКО-шника, формируется мнение, что он может работать и без денег.
  3. Волонтерский труд не обсчитан и не показан как личный вклад в заявке на грант. Такие заявки (без личного вклада) не выигрывали в конкурсах.
  4. Ошибки в расчете налогов с ФОТ. К слову, коллеги поделились рассказом о том, что налоги на иностранных экспертов рассчитываются по-другому. Не надо об этом забывать.
  5. Ошибки с расчетом стоимости оборудования: в смете была указана не средняя по рынку цена, а ниже. В итоге – денег не хватило.
  6. Не были обновлены договорённости с партнером о величине его вознаграждения по проекту. Последствия: партнер отказался работать за ту сумму, за которую работал в прошлом проекте. Вывод: обновлять всегда все договорённости, даже если проект реализуется уже не первый раз.
  7. При формировании транспортной статьи расходов не был учтен маршрут передвижения участников, что повлекло за собой нехватку денежных средств. Вывод: на стадии планирования максимально четко составлять все маршруты и считать все до мелочей.

Ниже приведены рекомендации, которые сформировали на основе своего опыта участники курса «Социальное проектирование в НКО»

Начнем с советов в целом по работе с бюджетом:

  1. Найти баланс между слишком общими и слишком конкретными формулировками. Поскольку слишком общие могут быть «нечитаемы» для эксперта, а слишком частные ограничат исполнение.
  2. Важно работать в спайке с бухгалтером, чтобы не было никаких промахов, а также чтобы ничего не забыть.
  3. Использовать для составления бюджета различные программные решения (например, Excel).
  4. Не переходите к бюджету, пока не выстроен весь проект.
  5. Софинансирование — важная часть бюджета. Не забывайте не только о своем, но и о вкладе партнеров.
  6. Все прописывать достаточно подробно: «Что? Зачем? Почему?» — чтобы не возникало дополнительных вопросов.
  7. К формированию бюджета подходить следующим образом:

Шаг 1. Для каждого мероприятия проекта перечисляем все необходимые ресурсы. Здесь важно не упустить каждую мелочь (вне зависимости от того есть у вас это или нет).

Шаг 2. Ресурсы для каждого мероприятия делим на две части «Есть» и «Надо».

Шаг 3. Тут можно и нужно обращаться к партнерам, чтобы минимизировать блок «Надо».

Шаг 4. Оцениваем всё в денежном эквиваленте причём и «Есть» и «Надо». Получаем бюджет. Столбец «Есть» превращаем во «Вклад из других источников», столбец «Надо» в «Запрашиваемая сумма».

Советы по формированию отдельных статей бюджета:

  1. Важно понимать ёмкость каждой статьи расходов для того, чтобы иметь возможность переносить суммы.
  2. Если в проекте заложена серия однотипных мероприятий, расходы просчитывать за одно и умножать на количество.
  3. При расчете бюджете закладывать время не только на проведение мероприятия, но и на его подготовку.

Советы про указываемые цены:

  1. Цены закладывать чуть выше средних на случай роста цен.
  2. Проверять цены на товары и средние зарплаты специалистов даже тогда, когда проект повторяется из года в год и вроде никаких перемен не происходит.
  3. При планировании приобретения оборудования обязательно учитывать его доставку. Если оборудование приобретается не в России, не забывать о курсах валют.

Что вызывает больше всего трудностей при работе с бюджетом:

  1. Учесть все возможные расходы и ничего не упустить, поскольку «мелочи» могут «вылиться» в хорошие суммы.
  2. Рассчитать фонд оплаты труда. И здесь сложным является определить процент занятости в проекте штатных специалистов и рассчитать оплату труда волонтеров.
  3. Составить бюджет на субсидию, поскольку в данном случае переносы сумм даже внутри статьи очень сложны. Проще внести софинансирование, чем возвращать «остатки» в бюджет.
  4. Составить долгосрочный бюджет, который будет актуален и через 2 года.
  5. Правильно оценить софинансирование.
  6. Включать в бюджет зарплату административного персонала.

Подписка на рассылку
Лучшие материалы и анонсы в вашем почтовом ящике