Абсолютно бесплатная ярмарка

В кейсе описана технология сбора вещей и денежных средств для малообеспеченных в малом городе.

Технология подходит практически для любой территории: финансово она малозатратна и может быть реализована небольшой группой людей. Кроме того, это инструмент помощи малообеспеченным без привлечения бюджетных средств.

Кейс построен таким образом:

  • Описание кейса
  • Комментарии юриста Екатерины Щербаковой, аудитора Екатерины Баханьковой и бухгалтера Любови Кантор
  • Базовая информация об организации и ее деятельности (см.pdf)
  • Пакет юридических документов в соответствии с законодательством, действующим на июль 2013 года (см.pdf)

Кейс «Абсолютно бесплатная ярмарка» Фонда поддержки местного сообщества «Территория успеха»

История

У женщин две проблемы: нечего носить и некуда повесить одежду. Ярмарка — это прекрасная возможность избавиться от ненужных вещей, а при этом еще и помочь другим людям. В последнее время вещи стали менять довольно быстро, и часто просто выбрасывают. Выйти к мусорным бакам и там искать необходимое для жизни решится далеко не каждый. Ярмарка позволяет произвести обмен вещами без ущемления человеческого достоинства. А праздник, созданный вокруг ярмарки, помогает сделать это с хорошим настроением.
В 2010 году появилась идея провести акцию по сбору и раздаче вещей в поселке Майский Краснокамского муниципального района.

Это была инициатива местного дома культуры и инициативной группы. Ярмарка вызвала большой отклик в поселке. Фонд «Территория успеха» помог в проведении ярмарки, в информационном сопровождении, во многих организационных вопросах. Сотрудники фонда вместе с инициативной группой садились и разрабатывали данную акцию, а потом ее сопровождали. В процессе подготовки многие нюансы стали более понятными.

Описание акции

Вещи и денежные средства для малообеспеченных и попавших в трудную жизненную ситуацию людей собирались в марте 2012 года в доме культуры поселка Майский Краснокамского района. Численность населения поселка — 5000 человек. (см. Письмо-запрос на установку ящика для сбора пожертвований).
Цель акции — собрать не менее 1 тонны вещей (одежда, обувь, игрушки, постельное белье, книги, посуда) и не менее 100 000 рублей на материальную помощь особо нуждающимся.

Praktiki-fandrajzinga-v-regionah-territ-uspeha
Волонтер на своей машине забирает вещи у жителей поселка

Денежные средства собирались через ящик для сбора пожертвований. (см. Приказ об установке ящика и корзин для сбора пожертвований и созданию комиссии по вскрытию ящика для сбора пожертвований и учета пожертвований в неденежной форме). Вещи собирали предприятия: ставили стол или коробку, куда сотрудники складывали принесенное. Часть вещей волонтеры с машинами забирали прямо из домов (в том случае, когда вещей было много или в силу каких-то причин их не могли принести). Вещи можно было принести и на саму ярмарку. Все вещи принимались в нормальном санитарном состоянии (после стирки или химчистки).

Сбор средств оформляется Актом вскрытия ящика для сбора пожертвований (см. Акт вскрытия ящика для сбора пожертвований). Вещи принимаются и оформляются Актом приема пожертвований в неденежной форме (см. комментарий юриста и Акт приема пожертвований в неденежной форме).

Данная практика применима для любой, даже самой маленькой территории. Наличных денег практически не требует, руководителем программы может быть волонтер. Вещи необходимо рассортировать, так как люди не всегда соблюдают правила их сбора — сдавать чистые вещи в нормальном состоянии.

Одновременно начали готовить такую же акцию и в Краснокамске — совместно с администрацией города. Отдел по связям с общественностью города тоже планировал подобную акцию, и фонд «Территория успеха» решил к этому присоединиться.

Praktiki-fandrajzinga-v-regionah-territ-uspeha1
Последние минуты перед открытием ярмарки
Praktiki-fandrajzinga-v-regionah-territ-uspeha2
Ярмарка в разгаре

Первая акция планировалась очень масштабной (в рамках города, конечно): с бесплатными услугами, игровым залом и программами для детей. Вещи начали собирать за месяц до начала ярмарки. Но были большие опасения, что все вещи не разберут. Мы переживали, что люди не пойдут на ярмарку.

Процедура сбора вещей была еще не отлажена: больше собирали через знакомых и коллег, активно подключились сотрудники администрации. Из предприятий первой поддержала акцию Краснокамская бумажная фабрика Гознака.

Результаты первой акции поразили. Ярмарка оказалась очень востребованной, мы не могли себе даже представить подобного. За первые два часа работы вещей не осталось совсем, а люди все шли. Приходилось обзванивать всех друзей и знакомых, чтобы привозили вещи еще. Игры и бесплатные услуги тоже оказались востребованы. Но раздача абсолютно всех вещей поразила больше всего.

Стало понятно, что ярмарка должна стать не разовой акцией, а постоянной программой.

Результаты

Было собрано:

160 000 рублей и 1,5 тонны вещей. Кроме того, появились новые волонтеры и партнеры, готовые участвовать в деятельности фонда.

Главными благополучателями стали малообеспеченные семьи и пенсионеры (см. Договор пожертвования (между НКО и благополучателем)), всего около 800 человек. Не потратив ни копейки, эти люди получили хорошие вещи, которые были им необходимы. У поселка появился инструмент помощи малообеспеченным категориям граждан без привлечения бюджетных средств.

Несколько предприятий, участвовавших в акции, оказались готовы собирать у своих сотрудников вещи для подобных ярмарок и дальше, и практика получила свое развитие в Краснокамске.

Praktiki-fandrajzinga-v-regionah-territ-uspeha3
Большим спросом на ярмарке пользовались игрушки

Подготовка

Подготовка ярмарки заняла месяц. В сбор вещей активно включилось работающее население поселка и близлежащих территорий. Но в связи с тем, что транспортные услуги оказывались волонтерами, которых не хватало, не все вещи успели перевезти в пункт сбора. Помещение, ставшее таким пунктом, оказалось не очень подходящим для этой цели: небольшое, и разбирать собранные вещи было не особенно удобно. Не все люди оказались готовы к тому, чтобы прийти и выбрать необходимое, многие стеснялись. Были и такие, кто набирал вещи мешками, не всегда понимая, зачем им это нужно.

Подготовкой «Абсолютно бесплатной ярмарки» занимался руководитель проекта. Он вместе с волонтерами (см. Договор о безвозмездной добровольческой деятельности) организовал сбор и сортировку вещей, распространил информацию по поселку (газеты, объявления, личные встречи), договорился насчет помещения, концерта и игровой программы.

Партнерами фонда в этом проекте стали профсоюз ОАО «Пермский свинокомплекс» (организация сбора вещей у сотрудников предприятия, информационное сопровождение), дом культуры поселка Майский (проведение концерта и игровой программы).

Ярмарка — это возможность помочь конкретным людям, не вкладывая наличные средства.

Расходы

Заработная плата руководителя проекта — 6903 рубля.
Аренда помещения (привлеченный ресурс) — 6000 рублей.
Транспортные расходы (привлеченный ресурс) — 5000 рублей.
Труд волонтеров (10 человек по 5 часов) — 1000 рублей.
Организация концерта и игровой программы (привлеченный ресурс) — 40 000 рублей.

Страхи и риски

Был риск, что останется много вещей, которые никому не нужны. Но поступило предложение остатки вещей отвезти в приют для животных или отдать в утиль, что и было сделано.

Ключевой аспект, важный для успеха – особенности территории

Поселок Майский является моно-территорией. В нем имеется только одно крупное предприятие — ОАО «Пермский свинокомплекс», которое уже несколько лет находится на стадии банкротства. Очень много малоимущих граждан, пенсионеров. Территория отличается местным патриотизмом и активным участием жителей во всех мероприятиях.

Советы и рекомендации

Данная акция эффективна, так как финансово малозатратна, может быть реализована небольшой группой людей, подходит практически для любой территории, информация распространяется очень быстро (путем сарафанного радио).

Включение практически всего местного сообщества в благотворительную деятельность — это главная сильная сторона акции. Достаточно легко общаться с руководителями предприятий и организаций, так как они почти не тратят собственные ресурсы, но позволяют другим сделать доброе дело. Ярмарку можно дополнить и другими элементами: различными мастер-классами, бесплатными услугами и т.д.

Данная акция применима в любой ситуации и на любой территории. Главное — найти помещение, где будут собираться вещи.

В свете своего опыта мы бы посоветовали другим некоммерческим организациям, которые решат воспользоваться предложенной практикой привлечения ресурсов, в качестве волонтеров приглашать пенсионеров. Они будут вам благодарны.

Несколько слов о развитии данной практики сбора пожертвований
Данная практика сбора пожертвований показала себя настолько успешной, что стала не разовой акцией, а программой, которая постоянно осуществляется в городе Краснокамске.

Первое, что мы сделали: еще раз объехали предприятия и организации и предложили сотрудничество в рамках программы, а в городской газете дали объявления о приеме вещей. Учредитель газеты «Наш город Краснокамск» — администрация Краснокамского городского поселения, поэтому вся информация об акции всегда печаталась бесплатно. Другие городские газеты тоже не отказывали.

В результате сформировались пункты приема вещей от жителей города: КБФГ (Краснокамская бумажная фабрика Гознака), администрация Краснокамска, городская детская библиотека, муниципальное учреждение «Ресурсный центр», Краснокамское отделение всероссийского общества инвалидов. Все пункты находятся в разных районах города. Кроме того, любой житель может позвонить по указанным в объявлениях телефонам, и если вещей много или нет возможности принести их самостоятельно, к нему приедут и все заберут. Сбором вещей занимаются сотрудники фонда или волонтеры с личными автомобилями. Волонтеров с автомобилями было 5 человек.

Все вещи из приемных пунктов перевозятся волонтерами в помещение фонда (предоставлено администрацией в безвозмездное пользование на 10 лет). Затем вещи сортируются. Те, которые находятся в непригодном состоянии, откладываются, а потом сдаются во вторсырье. В штате фонда есть сотрудник, который занимается разбором и сортировкой вещей. При большом количестве вещей привлекаются волонтеры.

В день ярмарки снова привлекаются волонтеры — водители и те, которые помогают выкладывать вещи. Всего для проведения ярмарки необходимо от 5 до 10 волонтеров. Сама ярмарка проходит раз в два месяца во дворце Гознака (учреждение культуры в ведомстве городской администрации). Дата ярмарки всегда согласуется с руководством дворца. Население получает информацию о ярмарке практически из всех газет города, а также узнает о ней из объявлений, которые расклеиваются в каждом районе города (у магазинов, на подъездах). Для этого привлекаются дети-волонтеры.

Praktiki-fandrajzinga-v-regionah-territ-uspeha4
На ярмарке всегда много книг

Помимо проведения самой ярмарки программа действует постоянно. Существует устная договоренность с центром занятости населения, отделом социальной защиты, самой администрацией о сотрудничестве в рамках данной программы. Все вышеуказанные организации и учреждения направляют безработных, погорельцев, малоимущих и других нуждающихся жителей города в фонд «Территория успеха» за первой помощью.
В 2011 году главное управление МЧС России по Пермскому краю обратилось к организации с просьбой стать пунктом по приему, учету и реализации гуманитарной помощи.

На сегодняшний день в программе участвует огромное количество жителей города (учет не ведется); вещи на каждую ярмарку сдают примерно 150-200 человек. Самой ярмаркой пользуются не только нуждающиеся.

Туда приходят книголюбы, коллекционеры, люди, которые занимаются прикладным творчеством, школа-театр использует некоторые вещи для реквизита. Иногда вещи, которые сдают жители (а это может быть любая домашняя утварь), мы отвозим в музей — в Краснокамске есть Квартира-музей советского быта.

Каждый год программа обрастает сопутствующими программами: «Техника во благо», «Банк услуг». Три-четыре раза в год проходят тематические ярмарки: ко Дню защиты детей (акцент делается на детские вещи, услуги и программы), к 1 сентября (дополнительно комплектуются наборы для учащихся и студентов из малообеспеченных семей с помощью отдела социальной защиты населения), ко Дню пожилого человека и Рождественская ярмарка (на ярмарке представлены подарки детям и одиноким). В проведении тематических акций активно участвует администрация города, привлекая и местные бизнес-компании.

1
Комментарий юриста

В случае необходимости установить ящик для сбора пожертвований не на собственной или арендуемой территории (в помещении, на улице и т.д.), НКО необходимо иметь документ, предоставляющий право на использование территории, принадлежащей третьим лицам (в том числе городу). В силу закона договорные отношения, возникающие между юридическими лицами, должны иметь письменную форму.

Таким образом, на практике чаще всего используются три варианта оформления отношений по размещению ящика для сбора пожертвований:

  • письмо от НКО с просьбой безвозмездно предоставить место для установки ящика для сбора пожертвований и
  • положительный ответ организации, которая предоставляет такое место;
  • договор о совместной деятельности НКО и организации, предоставляющей такое место;
  • договор пожертвования, где в качестве пожертвования выступает право пользования на безвозмездной основе и на определенных условиях территорией для размещения ящика для сбора пожертвований.
  • В данном кейсе использовался первый из перечисленных вариантов — письмо от НКО с просьбой безвозмездно предоставить место для установки ящика для сбора пожертвований и положительный ответ организации, которая предоставляет такое место.

Также в НКО должны присутствовать внутренние документы, связанные с установкой ящика для сбора пожертвований:

решение/приказ об установке ящика для сбора пожертвований, в котором отражена цель и место установки ящика для сбора пожертвований, комиссия по вскрытию ящика, а также сроки и порядок установки и вскрытия ящика для сбора пожертвований. По итогам вскрытия ящика для сбора пожертвований и подсчета его содержимого необходимо составить акт вскрытия ящика для сбора пожертвований.

При установке ящика для сбора пожертвований необходимо обеспечить доступ к его содержимому только членам счетной комиссии, а также расположить на самом ящике информацию об НКО, которая собирает пожертвования таким способом, цели и сроки сбора пожертвований.

В случае сбора пожертвований в виде вещей в неденежной форме применяется аналогичная схема, как и по сбору пожертвований в денежной форме через ящик для сбора пожертвований.

Отметим, что договор о предоставлении места для размещения ящика для сбора пожертвования заключается до принятия соответствующего решения/приказа об установке ящика для сбора пожертвований, в котором отражена цель и место установки ящика для сбора пожертвований, комиссия по вскрытию ящика, а также сроки и порядок установки и вскрытия ящика для сбора пожертвований.

Отношения с добровольцами оформляются в письменном виде, путем подписания соответствующего договора, до того как доброволец приступит к своим обязанностям. Основной ошибкой при оформлении такого рода договоров является включение положений из трудового договора (режим труда, время отдыха и т.д.), что предоставляет государству весьма реальную возможность переквалифицировать отношения НКО с добровольцем в трудовые. Если доброволец привлекается только в рамках одного конкретного проекта, то в договоре указывается наименование этого проекта и перечень обязанностей добровольца в рамках указанной акции, например: раздавать брошюры о деятельности НКО, находясь в непосредственной близости от ящика для сбора пожертвований; принимать участие в деятельности комиссии по вскрытию ящика для сбора пожертвований; и т.д.

2
Комментарий аудитора

При сборе вещей всегда возникает вопрос правильного оформления.

Итак, если вещи собраны и оприходованы фондом, важно понимать, что они принимаются по рыночной стоимости. Рыночная стоимость определяется на основании заключения эксперта-оценщика, информации от товаропроизводителя или продавца, средств массовой информации, органов статистики.

Если же вещи собираются в интересах третьих лиц, а фонд лишь обеспечивает механизм, чтобы «покупатель» и «продавец» нашли друг друга, то это нужно прописывать в документах акции. В таком случае фонд их принимает на ответственное хранение, что также должно быть оформлено документально.

Необходимо учесть риск НДС при безвозмездной передаче вещей. Следует получить освобождение от обязанностей налогоплательщика НДС по 145 статье НК РФ или применить УСН.

Если фонд средства оприходовал, то он является источником выплаты дохода в натуральном виде физическим лицам и должен отчитаться о выплаченном доходе по НДФл.

3
Комментарий бухгалтера

Проблема данного кейса в том, что он четко прописан с точки зрения фандрайзера, но недостаточно сформулирован с точки зрения бухгалтера и юриста.

Из описания кейса не понятно, что это за мероприятие с точки зрения Налогового кодекса. Важно четко понимать, конкретная организация — только организатор этого мероприятия или сама реализует данный проект.

От разных мелочей и нюансов в деятельности конкретной НКО зависит налогообложение — как самой организации, так и физических лиц, которые получили помощь.

Настоятельно рекомендую организациям, которые захотят воспользоваться предложенной технологией, перед этим дополнительно проконсультироваться и получить юридическо-бухгалтерскую экспертизу документов, так как многое зависит от нюансов и деталей, имеющих отношение к конкретной организации.

Подписка на рассылку
Лучшие материалы и анонсы в вашем почтовом ящике

Подписка на рассылку
Лучшие материалы и анонсы в вашем почтовом ящике