В этом сотрудникам компаний помогут пять детально описанных шагов к успеху – этапов планирования корпоративного волонтерства.
Шаг 1. Оценка существующих программ и мероприятий в области корпоративного волонтерства
Используйте фокус-группы, встречи с руководством компании и представителями местных некоммерческих организаций, существующие отчеты для того, чтобы выяснить, каким добровольчеством занимаются сотрудники по своей инициативе в свободное время и какие социальные программы реализует компания с участием своих сотрудников.
Результаты вашей оценки должны быть представлены в доступной и полезной форме, включая следующие компоненты:
Уровень заинтересованности сотрудников в добровольчестве.
Готовность руководства компании развивать корпоративное волонтерство, включая тип и объем ресурсов, которые руководство может предоставить (гибкий график, оплачиваемое время, удвоение благотворительных пожертвований сотрудников, использование помещений, пожертвование оборудования, координация программ и т. п.).
Социальные проблемы, которые волнуют сотрудников, и наиболее приемлемая форма участия в волонтерстве (регулярно, например, еженедельно или раз в год).
Навыки сотрудников, полезные для работы волонтером.
Восприятие корпоративного волонтерства в контексте корпоративной социальной ответственности.
Такая оценка текущей ситуации не только является хорошим инструментом для планирования программ корпоративного волонтерства, но и дает возможность отметить и поощрить волонтеров, наметить перспективы на будущее.
Шаг 2. Определение объема деятельности
Разработайте стратегию развития корпоративного волонтерства, которая будет идти в одном русле с корпоративными целями, а также благотворительными и социальными программами.
Работайте в тесном сотрудничестве с отделом кадров для того, чтобы программы корпоративного волонтерства вписывались в программы тренингов и профессионального развития кадров.
Рассмотрите возможности предоставления сотрудникам-волонтерам отгулов за время, потраченное на корпоративное волонтерство в рабочее время или после окончания рабочего дня.
Определите критерии корпоративной поддержки и компенсации расходов, связанных с программами корпоративного волонтерства.
Сосредоточьте усилия на программах, направленных на потребности бизнеса, общества и интересы сотрудников.
Разработайте систему организационной поддержки. Например, назначьте ответственного в каждом отделе за координацию программы корпоративного волонтерства, сформируйте рабочий комитет для реализации программы и обеспечения причастности и вовлеченности сотрудников.
Организуйте формы признания и поощрения для сотрудников-волонтеров, например, поощрение по линии руководителя отдела, вручение почетных грамот и т.п.
Ключевым элементом успеха является творческое и постоянное общение между сотрудниками-волонтерами. Не стоит недооценивать уровень и разнообразие форм общения для обеспечения эффективности!
Разработайте методическое руководство по типам программ корпоративного волонтерства или некоммерческим организациям, с которыми вы намерены сотрудничать (можно, напротив, создать «черный список»).
Решите, намерены ли вы сосредоточить свои усилия на существующих социальных и благотворительных программах, усилив их компонентом добровольчества сотрудников, или будете разрабатывать новые инициативы.
Рассмотрите возможности совместных усилий с другими компаниями или организациями, если коллективные усилия приведут к повышению эффективности ваших программ корпоративного волонтерства.
Шаг 3. Планирование, обеспечение ресурсами, утверждение графика
Проведите оценку сроков, необходимых на реализацию программ корпоративного волонтерства с конкретными этапами и необходимыми шагами.
Оцените масштабы программы, необходимую структуру управления, роль и возможности ваших партнеров (в частности, какой объем координационных усилий, могут взять на себя партнеры).
Определите финансовые и кадровые потребности для эффективной реализации программы.
Получите поддержку руководства и гарантии получения необходимого финансирования для реализации программы.
Шаг 4. Организация связей с общественностью
Организуйте обратную связь с сотрудниками для того, чтобы оперативно сообщать всем о результатах оценки текущих программ и новых планах .
Разработайте и утвердите бренд программы, соответствующий ее содержанию и корпоративной культуре.
Используйте все возможности для популяризации программы и агитации сотрудников: буклеты, листовки, футболки, плакаты, телеконференции, электронную рассылку и т.п.
Размещайте статьи о программе в интранете компании.
Обеспечьте разнообразные формы участия для добровольцев – кто-то предпочитает работу в команде, кто-то индивидуальные возможности.
Работайте в тесной связи с местными партнерами для получения необходимой информации для организации эффективного вовлечения персонала.
Публикуйте успешные примеры и официально признавайте заслуги сотрудников-волонтеров в корпоративных новостных бюллетенях.
Берите пример с компаний, где проводятся ежегодные итоговые мероприятия с вручением наград и почетных грамот.
О благодарственных письмах, полученных от бенефициаров корпоративного волонтерства, должны знать все!
Благодарность руководства сотрудникам, активно участвовавшим в корпоративном волонтерстве, всегда создает позитивную обстановку и ценится сотрудниками.
Окажите содействие вашим партнерам – местным некоммерческим организациям – в организации работы со СМИ для популяризации партнерского проекта с вашей компанией.
Шаг 5. Оценка результатов
Проведите оценку результатов программы в соответствии с поставленными целями.
Ведите четкий учет рабочего времени, которое сотрудники тратят на добровольчество.
Оцените затраты и полученные результаты, эффективность воздействия программы на общество и насколько удалось решить те или иные социальные проблемы.