Плюсы этой технологии привлечения ресурсов: ежемесячные поступления средств в НКО на постоянной основе и увеличение числа добровольцев.
Сбор средств был организован так: сотрудники пишут заявления на ежемесячные отчисления с зарплаты в пользу благотворительного фонда (сумму каждый определяет самостоятельно), а бухгалтерия проводит ежемесячное списание.
Предлагаемый опыт стоит использовать, если у НКО есть крупные партнеры и налажены доверительные отношения с руководством компаний.
Кейс построен таким образом:
- Описание кейса
- Комментарии юриста Екатерины Щербаковой и аудитора Екатерины Баханьковой
- Базовая информация об организации и ее деятельности (см.pdf)
- Пакет юридических документов в соответствии с законодательством, действующим на июль 2013 года (см.pdf)
Акция Благотворительного фонда «Восточный благотворительный фонд»
История
Основной партнер Фонда — «Восточный экспресс банк», количество сотрудников которого насчитывает более 13 000 (на июнь 2013 года). Банк является основным спонсором и инициатором создания Фонда. Именно этот факт позволил запустить акцию внутри организации.
Сам процесс сотрудничества с банком, как рассказывает менеджер по связям с общественностью БФ «Восточный» Максименко лариса, начался так.
В 2010 году ОАО «Восточный экспресс банк» выступил инициатором создания Благотворительного фонда «Восточный». В банк часто приходили обращения с просьбой оказать помощь, и банк это делал. Но процесс был не систематизирован, не всегда видно было, куда пошли деньги. И в какой-то момент руководство банка пришло к мысли, что нужно заниматься благотворительной деятельностью профессионально. Решили организовать не корпоративный фонд внутри банка, а отдельную некоммерческую организацию, состоящую в партнерских отношениях с банком. Для Фонда банк не только донор (он ежегодно отчисляет часть прибыли на деятельность фонда), но и активный участник фандрайзинговых и благотворительных мероприятий. Сотрудники банка на всей территории страны выступают представителями Фонда и оказывают помощь на местах.
Уже на этапе создания Фонда у банка имелось свое видение сбора средств. Банк предоставил безвозмездно ящики для сбора пожертвований во все кассовые узлы своих отделений (см. Приказ об установке ящика для сбора благотворительных пожертвований и созданию комиссии по вскрытию ящика для сбора благотворительных пожертвований, Акт вскрытия ящика для сбора благотворительных пожертвований), где могли оставить пожертвования клиенты банка. Но кроме собственных вложений и посильного участия клиентов хотелось вовлечь в деятельность Фонда еще и сотрудников банка. Поскольку численность персонала банка на всей территории его присутствия на тот момент составляла порядка 10 000 (сегодня уже 13 000 человек), то самая незначительная сумма пожертвования от одного человека ежемесячно превращается в сотни тысяч рублей для Фонда, которые так необходимы детям и семьям, попавшим в трудную жизненную ситуацию. Кроме того, ставились и такие цели, как развитие социальной ответственности и поддержание корпоративных традиций. Так, в июне 2012 года именно руководство банка объявило акцию (мы уже называем это движением) «Золотые сердца “Восточного”», дающую возможность сотрудникам банка принять участие в общем благом деле.
Руководство банка ставило цель привлечь персонал к участию в благотворительности, развивать социальную ответственность и поддерживать корпоративные традиции. Поскольку сотрудники банка также обращаются за помощью в Фонд, руководство банка обратилось к своим сотрудникам с призывом поддержать деятельность Фонда, таким образом помочь и своим коллегам, которые оказались в трудной ситуации.
Описание акции
Акция «Золотые сердца “Восточного”» стартовала в июне 2012 года. Средства собирались для оказания помощи целевой группе. Планировали сбор денег в размере 300 000 рублей в месяц.
Сбор средств происходил на территории присутствия «Восточного экспресс банка», то есть во всех субъектах Российской Федерации.
Сбор средств был организован следующим образом. Сотрудники «Восточного экспресс банка» пишут заявления на ежемесячные отчисления с зарплаты в пользу благотворительного фонда «Восточный». Сумму каждый определяет самостоятельно; минимальная – 10 рублей (см. Заявление от сотрудника).
Оформляется сбор средств так: заявления регистрируются в отделах по учету персонала, данные передаются в бухгалтерию, которая проводит ежемесячное списание.
Информация на сайте об акции
Основным партнером и спонсором Фонда является «Восточный экспресс банк» (см. Договор о сотрудничестве по сбору благотворительных пожертвований (с банком)). Банк имеет более 700 отделений практически на всей территории Российской Федерации. Штат насчитывает более 13 000 человек. Так как банк активно развивает филиальную сеть, соответственно, и число сотрудников увеличивается ежемесячно. Для новых сотрудников разработаны и напечатаны буклеты Фонда «Золотые сердца “Восточного”» с отрывным заявлением на удержание с зарплаты средств в пользу фонда. Сумму, которая будет не обременительна бюджету, человек определяет сам (как уже говорилось выше, минимальная составляет 10 рублей). Для штатных сотрудников предлагается информация на корпоративном (внутреннем) сайте, ежемесячно публикуются отчеты о сборах и расходах Фонда, истории семей и детей, которым Фонд оказал поддержку (см. Договор благотворительного пожертвования). В январе-феврале 2013 года сотрудники Фонда совместно с отделом по корпоративной политике банка провели информационные встречи в Хабаровске — головной офис банка и Фонд расположены именно там.
Фандрайзинг
Суммы в заявлениях варьируются от 10 рублей до нескольких тысяч. Наиболее частая сумма — 100 рублей. Средний возраст сотрудников банка — 25 лет.
Затрат Фонд не несет. В банке происходит увеличение функциональных обязанностей персонала некоторых отделов (см. ниже).
Результаты
За период с июня по декабрь 2012 года было собрано 1168 заявлений (8,5% сотрудников приняли участие в акции), на счет Фонда поступило 736 474 рубля.
В январе-феврале 2013 года была проведена активная информационная кампания, в результате в феврале число заявлений составило 5300, а сборы составили 448 000 рублей. В июне 2013 года было написано 11 224 заявления (охват сотрудников — 83%), сумма сборов — 960 832 рубля.
Число сотрудников, написавших заявления
Увеличилось количество волонтеров из числа сотрудников банка (см. Договор о безвозмездной добровольческой деятельности). Люди сами обращаются с предложением помочь Фонду. Как правило, это работа с заявителями на помощь в регионах, сбор документов и отчетов, мониторинг. На данный момент добровольцев, занятых в реализации программы, более 50 человек. И помощь распределяется равномерно по регионам. В прошлом году основная деятельность была сконцентрирована на Дальнем Востоке — в силу того, что сам Фонд расположен в Хабаровске, и инициатива шла именно оттуда. Сейчас мы идем на запад — за счет того, что сотрудники банка в других территориальных управлениях активизировались и продвигают деятельность Фонда на местах.
В связи с тем, что Фонд имеет хороший регулярный приток средств, на данный момент мы принимаем к рассмотрению все заявления и избегаем очередности оказания помощи; отказов по причине недостатка средств нет. На конец июня 2013 года фонд оказал помощь 149 детям на общую сумму 5,9 млн рублей (в 2012 году 93 ребенка получили помощь на сумму 4,2 млн рублей).
В планах Фонда — увеличение размера помощи детям на лечение. В настоящий момент заявки рассматривает комитет Фонда, он же определяет размер помощи. Комитет Фонда действует на основе внутреннего регламента. Но объемы запрашиваемой помощи, как правило, в разы больше, чем мы выделяем. Конечно, мы не можем покрыть полностью любой запрос на лечение, но мы и не стремимся к этому. Хотя варьировать суммы готовы. Архипу Маляко (6 лет, диагноз ДЦП) Фонд оплатил стоимость динамического параподиума на сумму 86 000 рублей. Полищук Матвею (7 лет, диагноз ДЦП) оплатили приобретение коляски стоимостью 46 000 рублей. На лечение в Южной Корее Алине Рассказовой (12 лет, острый миелобластный лейкоз) Фонд выделил 100 000 рублей. Прохождение реабилитационного курса в медицинских центрах, как правило, Фонд финансирует частично (в размере 30 000 рублей).
Ко Дню защиты детей в 2013 году Фонд организовал акцию «Окно в мир», в рамках которой вручили ноутбуки 63 детям-инвалидам на общую сумму 1,3 млн рублей. В акции приняли участие 13 городов. Фонд планирует повторить мероприятия ко Дню знаний и Новому году.
Подготовка
Размещение информации не требовало подготовки. На внутреннем сайте банка уже имелась страничка Фонда, а теперь она просто стала появляться при запуске компьютера — и сотрудники сразу ее видели.
Подготовка буклетов заняла примерно месяц (2 недели на разработку макета, 2-3 недели на печать и доставку во все регионы).
Не сразу запустился механизм списания со счетов. Более 2 месяцев ушло на внесение изменений в бухгалтерские программы. Но когда начали проходить первые поступления, обнаружилось, что поданных заявлений гораздо больше, чем поступило средств на счет фонда. Недоработки устраняли в течение 2-3 месяцев. В январе 2013 года полностью перестроили систему, сейчас проблем нет.
На подготовке работал 1 сотрудник Фонда (в тесном сотрудничестве с отделом по работе с персоналом банка). Основная задача Фонда — на постоянной основе обновлять информацию. В функционал банка добавились: регистрация заявлений (отдел по учету персонала), проведение отчислений (бухгалтерия). Размещение информации на внутреннем сайте банка делалось и раньше.
Появились сторонние партнеры. Сотрудники «Первого коллекторского бюро» (партнер банка) сначала обратились за помощью для ребенка своего коллеги, затем узнали об акции «Золотые сердца “Восточного”» и выразили желание принять в ней участие. Мы предоставили им образец заявления, и к акции присоединились 44 человека из Хабаровска.
Расходы
Фонд оплатил печать и доставку буклетов «Золотые сердца Восточного» — 22 452 рубля (7000 штук).
Разработка дизайна буклета, размещение информации о деятельности Фонда на корпоративном портале банка, подготовка и проведение информационных встреч, внесение изменений по ежемесячным отчислениям в бухгалтерские программы — все это делалось сотрудниками банка (отдел по работе с персоналом, бухгалтерия, дизайнеры, ИТ-специалисты) без дополнительных выплат.
Страхи и риски
Нельзя заставить людей участвовать в благотворительности. Мы боялись, что будут негативные отклики — они были, но единичные. На данный момент охват составил более 80% сотрудников банка.В течение полугода сборы были очень низкие. люди мало интересовались деятельностью Фонда. Поэтому в январе-феврале прошла новая информационная волна: отчет о работе Фонда был разослан во все подразделения банка, перед руководителями подразделений была поставлена задача донести информацию до каждого сотрудника, люди увидели реальные истории помощи детям в своих регионах. Таким образом фонд вышел на текущий результат.
Что у нас получилось, а что нет? Получилось — получать ежемесячные поступления в Фонд на постоянной основе. Не получилось — вовлечь 100% сотрудников в акцию.
Ключевой аспект, важный для успеха – «Достучаться до каждого»
Здесь было важным добиться, чтобы каждый сотрудник принял участие. Руководство банка обратилось с призывом к персоналу: поддержать деятельность фонда. Перед руководителями подразделений была поставлена задача: донести информацию до каждого сотрудника. Сработало это по-разному. В некоторых отделах 100% написали заявления, в других — очень мало. Отдел по работе с персоналом разместил обращение на корпоративном портале банка и ежемесячно публикует отчетность о деятельности Фонда, информацию о сборах/расходах, истории помощи детям и семьям. Для новых сотрудников банка напечатали буклеты с отрывным заявлением на отчисления в пользу Фонда. В Хабаровске проводятся информационные встречи.
Нужно все было сделать так, чтобы от людей не требовалось дополнительных усилий и времени. Были разработаны бланки заявлений на списание с расчетного счета. Возникли технические сложности: несмотря на то, что люди уже написали заявления, списания проводились плохо, в фонд поступали мизерные суммы. В январе были внесены изменения в бухгалтерские программы, и списания стали проводить в момент начисления зарплаты.
Советы и рекомендации
Основа этой практики — контакт с руководством организации и его поддержка. Наша практика финансово незатратна (можно было не печатать буклеты). Персонал узнал о фонде, интересуется нашей деятельностью, предлагает свою помощь. Поднялся имидж руководства банка как людей сочувствующих и готовых помогать окружающим.
Сильные стороны данной практики привлечения ресурсов — постоянный доход и большое количество добровольцев, готовых участвовать в работе фонда.
Сотрудникам «Восточного экспресс банка» акция дала возможность сделать доброе дело. Большинство людей готовы участвовать в благотворительности, но не делают этого по ряду причин: не знают как, не уверены в эффективности, требуются усилия для того, чтобы найти нужную информацию и сделать пожертвование. А сотрудники банка, написав один раз заявление, занимаются благотворительностью постоянно. А кроме того — осознают свою причастность к помощи нуждающимся.
Организация же развивает корпоративную культуру и социальную ответственность среди персонала.
Наш опыт стоит использовать, если у НКО есть крупные партнеры, налажены доверительные отношения с руководством. Если деятельность НКО может быть полезна и самим партнерам, то стоит попробовать.
В свете своего опыта мы бы посоветовали другим некоммерческим организациям, которые решат воспользоваться предложенной практикой привлечения ресурсов, не бояться идти с таким предложением к партнерам.
Пакет юридических документов, необходимых для проведения акции
Настоящий пакет документов разработан в соответствии с действующим законодательством и опорой на сложившуюся правоприменительную практику при оформлении отношений в сфере сбора пожертвований.
В каждой НКО должны быть документы, позволяющие ей осуществлять деятельность для сбора средств на реализацию программы (проекта) в рамках ее уставной деятельности, а именно: текст программы (проекта), протокол/решение компетентного органа об утверждении программы (проекта), приказы о назначении руководителей программы (проекта) и т.д.
Что касается проведения подобной акции, то требуются следующие документы:
- Договор о сотрудничестве по сбору благотворительных пожертвований (с банком) с приложениями;
- Заявление от сотрудника (об удержании пожертвования);
- Договор благотворительного пожертвования (с благополучателем); Договор о безвозмездной добровольческой деятельности;
- Приказ об установке ящика для сбора благотворительных пожертвований и созданию комиссии по вскрытию ящика для сбора благотворительных пожертвований;
- Акт вскрытия ящика для сбора благотворительных пожертвований.
Во всех юридических документах указана организационно-правовая форма НКО, для которой правомерны данные документы.
В тексте юридических документов курсивом выделено то, что желающие воспользоваться данным документом должны вписать самостоятельно (название организации, программы, проекта и пр.).
[b_num n=»1″]
Комментарий юриста
В случае необходимости устанавливать ящик для сбора пожертвований не на собственной или арендуемой территории (в помещении, на улице и т.д.) НКО необходимо иметь документ, предоставляющий право на использование территории, принадлежащей третьим лицам (в том числе городу). В силу закона договорные отношения, возникающие между юридическими лицами, должны иметь письменную форму.
Таким образом, на практике чаще всего используют три варианта оформления отношений по размещению ящика для сбора пожертвований:
- письмо от НКО с просьбой безвозмездно предоставить место для установки ящика для сбора пожертвований и положительный ответ организации, которая предоставляет такое место;
- договор о совместной деятельности НКО и организации, предоставляющей такое место;
- договор пожертвования, где в качестве пожертвования выступает право пользования на безвозмездной основе и на определенных условиях территорией для размещения ящика для сбора пожертвований.
Договор с организацией об установке ящика для сбора пожертвования может включать также и иные пункты, связанные с взаимодействием организации с НКО по вопросу сбора пожертвований.
В настоящем кейсе используется второй вариант — договор о совместной деятельности НКО и организации, предоставляющей такое место, в котором также указаны и иные положения о сотрудничестве в рамках сбора НКО благотворительных пожертвований.
Также в НКО должны присутствовать внутренние документы, связанные с установкой ящика для сбора пожертвований: решение/приказ об установке ящика для сбора пожертвований, в котором отражена цель и место установки ящика для сбора пожертвований, комиссия по вскрытию ящика, а также сроки и порядок установки и вскрытия ящика для сбора пожертвований. По итогам вскрытия ящика для сбора пожертвований и подсчета его содержимого необходимо составить акт вскрытия ящика для сбора пожертвований.
При установке ящика для сбора пожертвований необходимо обеспечить доступ к его содержимому только членам счетной комиссии, а также расположить на самом ящике информацию об НКО, которая собирает пожертвования таким способом, цели и сроки сбора пожертвований.
Отметим, что договор о предоставлении места для размещения ящика для сбора пожертвования заключается до принятия соответствующего решения/приказа об установке ящика для сбора пожертвований, в котором отражена цель и место установки ящика для сбора пожертвований, комиссия по вскрытию ящика, а также сроки и порядок установки и вскрытия ящика для сбора пожертвований.
Отношения с добровольцами оформляются в письменном виде, путем подписания соответствующего договора, до того как доброволец приступит к своим обязанностям. Основной ошибкой при оформлении такого рода договоров является включение положений из трудового договора (режим труда, время отдыха и т.д.), что предоставляет государству весьма реальную возможность переквалифицировать отношения НКО с добровольцем в трудовые. Если доброволец привлекается только в рамках одной конкретной акции, то в договоре указывается наименование акции и перечень обязанностей добровольца в ее рамках, например: раздавать брошюры о деятельности НКО, находясь в непосредственной близости от ящика для сбора пожертвований; принимать участие в деятельности комиссии по вскрытию ящика для сбора пожертвований; и т.д.
[b_num n=»2″]
Комментарий аудитора
«Взнос на осуществление благотворительной деятельности» — правильная формулировка для льготы по прибыли. Важно обратить внимание, чтобы при заполнении листа 7 Декларации по налогу на прибыль указывался именно этот код, а не код пожертвований, как часто бывает (или нужно оформить договор пожертвования от сотрудников).
Все, что собирается через ящики, также можно льготировать и по одному, и по другому коду, но организация должна документально подтверждать, что она собирает пожертвования или взнос на осуществление благотворительной деятельности (письмо-оферта).