Как упростить работу бухгалтера или как сэкономить на ведении бухучета и подготовке отчетности

Как еще можно упростить работу руководителя НКО и как сэкономить еще больше времени на бухгалтерском учете и подготовке отчетности с помощью специальных программ.

В предыдущей статье Вы:

  • получили рецепт того как в НКО обойтись без найма квалифицированного бухгалтера;
  • узнали, что большинство людей ошибочно представляют себе бухгалтерию как что-то непостижимое и что существующие законы превращают бухгалтерский учет и отчетность в набор простых и понятных непрофессионалу правил;
  • узнали, какие формы НКО могут применять упрощенные способы бухучета и отчетности;
  • узнали, как всегда иметь актуальные формы отчетов и быть в курсе изменений законов.

Если Вы еще не прочитали эту статью, обязательно сделайте это.

Повторюсь для тех, кто к нам только присоединился: меня зовут Алексей Ананьев. У меня более чем 20 лет опыта работы во всех трех секторах экономики (в некоммерческих, государственных и коммерческих организациях). Я профессионально управлял проектами и задачами в банковской сфере и теперь руковожу проектом облачной бухгалтерии для НКО «Третий сектор», в которой мы применяем методы учета, описанные в предыдущей статье.

А в этой статье я обещал рассказать, как еще можно упростить работу руководителя НКО и как сэкономить еще больше времени на бухгалтерском учете и подготовке отчетности.

Конечно же, всегда есть возможность передать бухгалтерию на аутсорсинг в бюро бухгалтерского обслуживания или нанять бухгалтера с высшим образованием. Однако на это нужны средства, которых у НКО часто не бывает. К тому же, многие организации живут периодами от проекта к проекту, не имея постоянного финансирования. Да, и обслуживание в коммерческой фирме не дает гарантии правильности учета. Например, некоммерческая организация из Москвы, которая стала одним из первых наших клиентов, не сдавала ни одного обязательного для НКО отчета в Росстат и Минюст, так как бухгалтерская фирма просто не знала о такой особенности.

С «самостоятельными» руководителями тоже случаются истории. Очень часто организации не знают, что отчеты обязательно надо сдавать, даже если у организации нет деятельности. Так называемые — «нулевые отчеты». Это просто массовое заблуждение. Или наоборот, считают, что у них нулевые отчеты, потому что нет движения средств, хотя платят за расчетный счет и оплачивают штрафы. А это уже не нулевые отчеты.

Бывает считают, что некоммерческие организации прощают и не штрафуют, потому что сами не сдавали никакой отчетности с 2004 года. Этот аргумент нам дала некоммерческая организация из Санкт-Петербурга. К слову, она тоже теперь обслуживается в сервисе «Третий сектор». Или еще пример, когда у организации пока нет номера ФСС или ПФР и поэтому она не сдает отчетность в фонды.

Еще одно заблуждение, что НКО не могут заниматься коммерческой деятельностью. Как сказал руководитель одной из самарских НКО, женщина в возрасте: «Нам не на что оплачивать счета, государство нам денег теперь не дает, а у нас денег нет. И предпринимательской деятельностью с тендерами и услугами мы заниматься не будем, потому что мы некоммерческая организация и не имеем на это право». На самом деле такое право у НКО есть. Представьте, что коммерческая деятельность – это такой самостоятельный проект, в котором за полученные деньги мы платим налоги. Есть некоторые особенности, но они тоже сводятся к очень простым правилам, упрощенно говоря: внеси уставной капитал 10000 рублей, не смешивай коммерческие и некоммерческие деньги, и веди указанную в уставе деятельность.

Правда в том, что до определенного времени у ведомств не было современной базы данных организаций и информацией ведомства друг с другом не обменивались. Поэтому часто случается, что для давно зарегистрированных организаций жизнь без отчетов до поры до времени кажется спокойной. А потом про них вспоминают…

Я советую организациям, которые обращаются с вопросами по бухгалтерии, вести учет самостоятельно или с использованием существующих программ. Например, почти каждое ведомство на своем сайте имеет свободные для скачивания программы, в которых можно вести учет доходов и расходов, учет сотрудников, начисления и оплаты страховых взносов и т.п. И главное – это бесплатно.

Если руководитель или бухгалтер ищет варианты удобной работы с информацией в одной программе, я советую использовать коммерческие программы или облачные сервисы. Это все равно дешевле, чем аутсорсинг или свой бухгалтер.

Например:

Проблемы использования этих программ не только и не столько в цене. И даже не в сложностях, с которыми придется столкнуться для раздельного учета некоммерческой и предпринимательской деятельности. Основная проблема использования большинства программ и сервисов – это то, что они предполагают или частично упрощенный учет, или совсем не предлагают упрощений, часто оперируя теми самыми страшными понятиями двойной записи, настройки программного обеспечения для некоммерческой деятельности и т.д.

Попросите своего знакомого бухгалтера НКО показать, как он вводит в программу информацию о получении пожертвования, например, или субсидии. Вряд ли Вам удобно было бы работать с этой программой самостоятельно?

Представьте, как бы Вы хотели, чтобы программа помогала Вам вести учет и делать отчеты? Было бы для Вас важно, чтобы программа учитывала особенности Вашей организации и делала отчеты с их учетом? Какие из разрешенных законом упрощений поддерживает эта программа?

Предположим, что организация вообще не ведет деятельность. Сколько времени должна занимать подготовка и отправка отчетов в ведомства? Сколько клавиш и кликов мышкой Вы хотите сделать?

Если говорить о том, как еще можно упростить работу руководителя НКО и как сэкономить еще больше времени на бухгалтерском учете и подготовке отчетности – то я могу дать следующие советы:

Перейдите на Упрощенную систему налогообложения (УСН) с объектом налогообложения «Доходы», ставка налога — 6%. Это сократит количество сдаваемых отчетов почти в двое, исключит неудобный для учета НДС и уменьшит риск финансовых потерь, если доходы/расходы организации признают нецелевыми. Нецелевые доходы в НКО, как и коммерческие, облагаются налогом.

Воспользуйтесь правом упрощенного бухгалтерского учета и:

  1. откажитесь от двойной записи (дебет, кредит);
  2. примите упрощенную форму (систему регистров) бухучета или ведите учет совсем без регистров. Достаточно только регистрировать все хозяйственные операции в Книге учета фактов хозяйственной деятельности. Главное, чтобы эта книга отражала наличие имущества и денежных средств на определенную дату, и чтобы по ней можно было подготовить бухгалтерскую отчетность;
  3. учитывайте доход/ расход в день поступления/списания средств на расчетный счет или в кассу организации. Это называется «кассовый метод учета»;
  4. откажитесь от создания резервов под снижение стоимости материальных средств;
  5. не проводите переоценку основных средств и нематериальных активов для целей бухучета;
  6. если Вы руководитель организации, примите ведение бухучета на себя;
  7. составляйте отчеты в сокращенном объеме и по специальным упрощенным формам;
  8. раскрывайте в бухгалтерской отчетности меньший объем информации по сравнению с объемом, предусмотренным для других организаций.

Эти простые правила, которые прописаны в законах, сделают для руководителя организации бухгалтерский учет простым, а подготовку отчетности — быстрой.

Именно эти правила я поставил во главу угла нового облачного сервиса бухгалтерии для НКО «Третий сектор», которую я развиваю совместно с СРОО «Ресурсный клуб», МЭР РФ и МЭРиТ Самарской области.

Чтобы узнать, как еще мы можем помочь Вам сделать учет и отчетность проще, зарегистрируйте свою НКО или просто свой email в сервисе облачной бухгалтерии на странице http://3sec.ru/registration/.После регистрации мы отправим Вам на почту несколько писем с советами и секретами по упрощенному учету. Мы не отправляем спам и оповещаем подписчиков только о самых важных событиях. Тем не менее, Вы сможете отказаться от получения этой информации, когда и как только захотите.

В дополнение к советам, после регистрации Вы получите возможность бесплатно создавать нулевую отчетность для пяти ведомств: ФНС, ПФР, ФСС, Росстат и МинЮст. Вам не обязательно пользоваться этой услугой, это просто бонус.

Регистрируйся прямо сейчас: http://3sec.ru/registration/


Подписка на рассылку
Лучшие материалы и анонсы в вашем почтовом ящике