Как грамотно оформить оплату ZOOM?

В условиях пандемии Zoom стал одной из самых популярных платформ для ведения удаленной работы. При этом у многих НКО возникает вопрос, как включить затраты на оплату кабинета ZOOM в расходы организации, если оплата от юридического лица невозможна?

Zoom Video Communications, Inc. (Zoom) – это популярная американская компания коммуникационных технологий со штаб-квартирой в Сан-Xосе, Калифорния, которая предоставляет услуги удаленной конференц-связи с использованием облачных вычислений. Zoom предлагает коммуникационное программное обеспечение, которое объединяет видеоконференции, онлайн-встречи, чат и мобильную совместную работу.

Бесплатная учетная запись позволяет проводить видеоконференцию длительностью 40 мин.

Стоимость платного тарифа с неограниченной продолжительностью конференций всех размеров зависит от количества участников встречи. Можно оплатить как ежемесячный доступ в ZOOM, так и сразу годовой.

В условиях пандемии Zoom стал одной из самых популярных платформ для ведения удаленной работы. При этом у многих НКО возникает вопрос, как включить затраты на оплату кабинета ZOOM в расходы организации, если оплата от юридического лица невозможна?

Рассмотрим этот вопрос более детально. Почему есть сложности с этим провайдером?

Оплату тарифного плана Zoom возможно произвести только с помощью банковской карты физического лица. Подходят различные банковские карты, а также платежный сервис PayPal. Оплата с расчетного счета организации невозможна.

Рассмотрим два варианта законного решения этого вопроса

  1. Оплата кабинета ZOOM произведена штатным сотрудником

Выдача средств под отчет

Согласно п. 6.3 указания Банка России о ведении кассовых операций от 11.03.2014 №3210, авансовый отчет составляется в случае, когда сотруднику на покупку чего-либо для нужд организации были выданы деньги заранее под отчет. Выдача денег должна происходить на основании расходного кассового ордера, который составляется при наличии заявления от подотчетного лица, одобренного руководителем или на основании распорядительного документа (приказа, распоряжения) руководителя организации. В заявлении (или распорядительном документе) должны быть указаны сумма и срок использования денежных средств. Авансовый отчет подается сотрудником в бухгалтерию в течение 3 дней после крайней даты срока. Далее проводится его проверка и утверждение руководителем.

Поскольку проведение совещаний, планерок связано с расходами по управлению организацией или проектной деятельностью, в бухгалтерском учете расходы по их проведению с использованием видеосвязи следует отразить:

 

Содержание операции Дебет Кредит

Выдача наличных/перечисление на банковскую карту денежных средств сотрудников под отчет

Обоснование: Приказ о подотчетных лицах

71

50,51

Отражена оплата услуг сервиса Zoom посредством банковской карточки сотрудника

Обоснование: Приказ о проведении видеоконференций, онлайн-встреч и мобильной совместной работы с использование сервиса Zoom

60

71

Отражены расходы по использованию сервиса Zoom при проведении видеоконференции в _____2020 г.:

в организации, осуществляющей некоммерческую деятельность

 

26

 

60

Возмещение затрат

Поскольку при покупке товара за собственные средства для рабочих целей сотрудник, можно сказать, выступает от имени организации, то в соответствии с п. 1 ст. 183 ГК РФ необходимо составить документы, которыми будет закреплено, что организация одобрила такую сделку. Такими документами могут быть:

  1. Заявление работника о возмещении расходов, одобренное руководителем.
  2. Отчет об израсходованных средствах с прикрепленными к нему документами на покупку и оплату (чек об оплате, счет на организацию) НЕ АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ.
  3. Приказ от имени руководителя о возмещении расходов сотрудника.

Шаблоны этих документов организация должна разработать собственными силами. В организации должно иметься общее распоряжение о возможности совершения таких покупок сотрудниками. Это может быть приказ, в котором указаны лица или должности, которые могут совершать покупки от лица организации. Или можно включить такой пункт в учетную политику, кадровую политику или политику обращения денежных средств, где также можно описать и правила документооборота.

Содержание операции Дебет Кредит

Отражена оплата услуг сервиса Zoom посредством банковской карточки сотрудника

Обоснование: Приказ о проведении видеоконференций, онлайн-встреч и мобильной совместной работы с использование сервиса Zoom

60

73

Возмещение произведенных расходов сотруднику

Обоснование: Приказ руководителя, отчет о произведенных тратах

73

50,51

Отражены расходы по использованию сервиса Zoom при проведении видеоконференции в _____2020 г.:

 

 

26

60

2. Оплата кабинета ZOOM произведена привлеченным специалистом

Специалистам, работающим по гражданско-правовым договорам, можно компенсировать расходы, предусмотренные договором. Как правило, это проектная деятельность в НКО.

Для компенсации затрат внештатного сотрудника необходим отчет о произведенных расходах и копии документов, подтверждающих оплату. На основании этих документов производится выплата компенсации привлеченному специалисту. НДФЛ с компенсации расходов на оплату платформы ZOOM не удерживается.

В бухучете расчеты с внештатными сотрудниками отражаются на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». В соответствии с п. 18 ПБУ 10/99 расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления.

Также хочу поделиться с коллегами информацией о скидке на оплату  ZOOMа от Программы TeploDigital, которая  оказывает помощь неправительственным (негосударственным) некоммерческим организациям (НКО), предлагая им доступ к программам пожертвований программного и аппаратного обеспечения ряда партнеров-доноров. Для этого переходите по ссылке и получаете реальную скидку на оплату тарифного плана. ZOOM

При этом платежи также проводятся с использованием банковской карты физических лиц, все бухгалтерские проводки и оформление остаются без изменений.

Подписка на рассылку
Лучшие материалы и анонсы в вашем почтовом ящике

Подписка на рассылку
Лучшие материалы и анонсы в вашем почтовом ящике